Besluit van de Europese Ombudsman tot afsluiting van zijn onderzoek naar klacht 2060/2008/VIK tegen het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen

ACHTERGROND VAN HET KLACHT

1. Op 5 februari 2008 heeft klager, een Bulgaars staatsburger, een verzoekschrift ingediend bij de Commissie verzoekschriften van het Europees Parlement. Het verzoekschrift had betrekking op de website van EU Bookshop, die wordt onderhouden door het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen ("het Publicatiebureau"). Klager bekritiseerde het feit dat het online-inschrijvingsformulier op de website van EU Bookshop alleen kon worden ingevuld als men Latijnse alfabettekens gebruikte.

2. Op 22 juli 2008 heeft de voorzitter van de Commissie verzoekschriften de Ombudsman in kennis gesteld van de conclusie van de commissie ter zake. Zij was van mening dat het verzoekschrift beschuldigingen van wanbeheer bevatte en derhalve binnen het mandaat van de Ombudsman zou vallen. Daarom besloot hij de zaak aan hem over te dragen.

ONDERWERP VAN HET ONDERZOEK

3. Op 25 juli 2008 opende de Ombudsman een onderzoek naar de volgende bewering en claim:

Beschuldiging:

Het Publicatiebureau heeft de gelijkheid van de verschillende alfabetten niet naar behoren geëerbiedigd. In dit verband merkte de klager op dat het aanmaken van een persoonlijk profiel met het online-inschrijvingsformulier op de website van EU Bookshop alleen mogelijk is als er Latijnse alfabetten worden gebruikt.

Vordering:

Het online-inschrijvingsformulier moet ook in Cyrillische en Griekse letters kunnen worden ingevuld.

DE ONDERZOEK

4. De Ombudsman verzocht het Publicatiebureau advies uit te brengen over bovengenoemde bewering en vordering. Op 30 oktober 2008 heeft het Publicatiebureau advies uitgebracht. Klager werd in de gelegenheid gesteld uiterlijk op 31 december 2008 opmerkingen in te dienen. Van hem werden geen opmerkingen ontvangen. Tijdens een telefoongesprek met de diensten van de Ombudsman op 9 juli 2009 en in een e-mail die diezelfde dag aan de Ombudsman werd gestuurd, bevestigde klager echter dat hij zijn klacht handhaafde.

5. Op 23 juli 2009 heeft de Ombudsman, na zorgvuldige bestudering van het advies en de opmerkingen van klager, overeenkomstig artikel 3, lid 5, van zijn statuut bij het Publicatiebureau een voorstel voor een minnelijke schikking ingediend.

6. Bij brief van 30 september 2009 deelde het Publicatiebureau de Ombudsman mee dat het zijn voorstel voor een minnelijke schikking aanvaardde. Ter gelegenheid van een telefoongesprek met de diensten van de Ombudsman op 7 oktober 2009 verklaarde klager tevreden te zijn met het resultaat van het onderzoek.

ANALYSE EN CONCLUSIES VAN DE OMBUDSMAN

A. Wat betreft de vermeende ongelijkheid van de respectieve alfabetten op de website van EU Bookshop en de daarmee verband houdende vordering

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

7. Klager wees erop dat het Cyrillische alfabet het derde officiële alfabet (na het Latijn en het Grieks) van de EU was geworden. Sinds 1 januari 2007 heeft het Cyrillische alfabet dezelfde status als de andere twee alfabetten en kan het dus door burgers worden gebruikt in hun correspondentie met de communautaire instellingen en organen. Volgens klager werd dit fundamentele beginsel echter niet in acht genomen op de website van EU Bookshop, die door het Publicatiebureau wordt beheerd[1]. Klager legde uit dat burgers bij het online bestellen van publicaties een persoonlijk profiel moesten aanmaken. Dit was alleen mogelijk met behulp van Latijnse alfabet tekens. Volgens hem was dit een daad van discriminatie ten opzichte van de Europese burgers die het Cyrillische en het Griekse alfabet gebruiken, en een schending van het beginsel van gelijkheid van alle officiële talen en scripts van de EU.

8. Klager merkte in dit verband op dat het ook mogelijk was publicaties te bestellen op de website van de Raad van de EU, maar dat het desbetreffende formulier daar gemakkelijk kon worden ingevuld met Latijnse, Cyrillische of Griekse tekens.

9. In zijn advies merkte het Publicatiebureau op dat de website van EU Bookshop momenteel beschikbaar is in 23 talen, waaronder de taal van klager, het Bulgaars. Om toegang te krijgen tot gepersonaliseerde functies, moeten gebruikers zich online registreren. Om technische redenen kunnen de registratieformulieren echter alleen worden ingevuld met Latijnse standaardtekens. Speciale tekens en diakritische tekens, zoals Scandinavische tekens, umlauts of accenten, zijn niet beschikbaar. Een soortgelijke beperking gold ook voor het bestelformulier.

10. Het Publicatiebureau legde uit dat de beperking te wijten was aan de aanbevelingen van de Wereldpostunie, zoals uiteengezet in het Letter Post Manual[2], waarin is bepaald dat adressen op brieven of pakketten die per internationale post worden verzonden, moeten worden geschreven in "Romeinse letters en Arabische cijfers ". Voor landen die andere alfabetten gebruiken, wordt aanbevolen het adres in het andere alfabet toe te voegen.

11. De instelling wees er verder op dat machines en technologie die momenteel worden gebruikt voor de "backoffice" van de EU Bookshop niet in staat waren om dubbele adressering te verwerken. Daarom werden alleen de adressen in Latijnse tekens gebruikt. Ongeacht de taal was het systeem ook niet in staat om accenten en speciale tekens van welke aard dan ook te herkennen. Het Publicatiebureau verklaarde echter dat het op zoek was naar een vervanging voor zijn EU Bookshop-software en zou proberen ervoor te zorgen dat de nieuwe software tegemoet zou komen aan de bezwaren van klager. Dit zou echter afhangen van de beschikbaarheid van geschikte machines en programma's die zowel het hoofd kunnen bieden aan de grote hoeveelheden materiaal die door het Publicatiebureau worden verzonden, als aan de afhandeling van dubbele adressen in meerdere talen en alfabetten.

12. Het Publicatiebureau merkte ten slotte op dat het er na de toetreding van Bulgarije tot de EU in 2007 snel voor had gezorgd dat zijn belangrijkste openbare websites navigatiepagina's in het Bulgaars weergeven. De instelling was van mening dat dit blijk gaf van haar blijvende inzet voor meertaligheid, maar erkende dat er nog meer werk moet worden verricht. Het Publicatiebureau verontschuldigde zich ook bij klager als het de indruk had gewekt dat het niet gevoelig was voor taalkwesties en hem verzekerde dat meertaligheid centraal stond in zijn dagelijkse bezigheden.

13. Tijdens een telefoongesprek met de diensten van de Ombudsman op 9 juli 2009 en in een e-mail die diezelfde dag aan de Ombudsman werd gestuurd, herhaalde klager dat de Bulgaarse en de Griekse taal (geschreven in het Cyrillisch en het Grieks) officiële talen van de Europese Unie zijn. Bulgaarse en Griekse burgers hebben daarom het recht om in deze talen met de EU-instellingen te communiceren. Een dergelijk recht omvat het gebruik van elektronische communicatie. Klager merkte op dat dit om technische redenen niet mag worden voorkomen. De huidige technologische software en hardware maken het gebruik van alle mogelijke alfabetten mogelijk. Hij wees er ook op dat de Wereldpostunie dubbele adressering aanbeveelt wanneer het land van bestemming het Latijnse alfabet niet gebruikt. Tot slot merkt hij op dat in zijn klacht een principiële kwestie aan de orde wordt gesteld, die hij hoopt dat het Publicatiebureau zal behandelen.

De voorlopige beoordeling van de Ombudsman die leidt tot een voorstel voor een minnelijke schikking

14. De Ombudsman merkte op dat het Publicatiebureau twee redenen aanvoerde om zijn standpunt te rechtvaardigen: i) de noodzaak om de aanbevelingen van de Wereldpostunie op te volgen; en ii) technische redenen.

15. Wat het eerste van deze argumenten betreft, verwees het Publicatiebureau naar de aanbevelingen van de Wereldpostunie, die zijn opgenomen in het handboek voor brievenpost. De relevante regel van het Handboek met betrekking tot adressering luidt als volgt:

"Hetadres van de geadresseerde wordt nauwkeurig en volledig geformuleerd. Het moet goed leesbaar worden geschreven in Romeinse letters en Arabische cijfers. Indien in het land van bestemming andere letters en cijfers worden gebruikt, wordt aanbevolen het adres ook in deze letters en cijfers te vermelden..."[3]

16. Het lijkt er dus op dat de Wereldpostunie aanbeveelt om bij het verzenden van post naar landen die het Latijnse alfabet niet gebruiken, het adres ook te vermelden in de letters en cijfers die in dat land worden gebruikt. Het is dus duidelijk dat het Publicatiebureau de aanbevelingen van de Wereldpostunie niet heeft opgevolgd. De genoemde aanbevelingen hebben echter alleen betrekking op de wijze waarop postzendingen moeten worden behandeld. Zij hebben geen rechtstreekse invloed op de wijze waarop het Publicatiebureau de onlineregistratie van zijn gebruikers moet organiseren.

17. Wat het tweede argument betreft, voerde het Publicatiebureau aan dat het wegens bepaalde softwarebeperkingen momenteel alleen brieven met adressen in Latijnse letters kon verzenden. Ook dit argument had betrekking op de verzending van postzendingen en niet op de vraag hoe de onlineregistratie van gebruikers moet worden georganiseerd. De Ombudsman ging er echter van uit dat het Publicatiebureau wilde aanvoeren dat het ook om technische redenen het gebruik van Griekse of Cyrillische tekens voor onlineregistratie niet kon toestaan.

18. Klager wees erop dat andere EU-instellingen, met name de Raad van de EU, al adequate manieren hadden gevonden om dit probleem aan te pakken, aangezien de bestelbon voor de gratis publicaties van de Raad kan worden ingevuld met Latijnse, Cyrillische of Griekse tekens. De Ombudsman bezocht de website van de Raad om de verklaring van klager te verifiëren. Hij heeft zich ervan vergewist dat het online bestelformulier van de Raad voor gratis publicaties inderdaad kan worden ingevuld met Latijnse, Cyrillische of Griekse tekens. Het blijkt dus dat het gebruik van meer dan één alfabet voor onlineregistratie geen onoverkomelijke technische problemen oplevert.

19. Het Publicatiebureau wees erop dat het op zoek was naar een vervanging voor zijn EU Bookshop-software en dat het zou proberen ervoor te zorgen dat de bezwaren van klager door de nieuwe software zouden worden weggenomen. De Ombudsman merkte echter op dat het Publicatiebureau in dit verband geen vaste en concrete toezeggingen heeft gedaan. Het is ook vermeldenswaard dat, hoewel het Cyrillische alfabet pas na de toetreding van Bulgarije in 2007 relevant werd voor de EU, de toetreding van Griekenland tot de EU dateert van 1981.

20. In het licht van het bovenstaande kwam de Ombudsman tot de voorlopige bevinding dat het Publicatiebureau burgers niet in staat had gesteld het Griekse en Cyrillische alfabet te gebruiken bij hun inschrijving op de website van EU Bookshop of overtuigende redenen had aangevoerd waarom een dergelijke mogelijkheid niet beschikbaar kon of zou moeten worden gesteld. Volgens hem vormde dit een geval van wanbeheer.

21. De Ombudsman deed daarom het volgende voorstel voor een minnelijke schikking overeenkomstig artikel 3, lid 5, van het statuut van de Europese Ombudsman:

Het Publicatiebureau zou zijn standpunt kunnen heroverwegen en het mogelijk kunnen maken het Griekse en het Cyrillische alfabet te gebruiken bij de registratie voor de website van EU Bookshop of overtuigende redenen kunnen aanvoeren waarom een dergelijke mogelijkheid niet beschikbaar zou kunnen of moeten worden gesteld.

De argumenten die aan de Ombudsman zijn voorgelegd na zijn voorstel voor een minnelijke schikking

22. In zijn antwoord heeft het Publicatiebureau zich ertoe verbonden ervoor te zorgen dat het tegen het einde van het eerste kwartaal van 2010 mogelijk zou zijn om zowel het Griekse als het Cyrillische alfabet te gebruiken voor online registratie op de website van EU Bookshop.

23. Klager deelde de Ombudsman mee dat hij volledig tevreden was met de uitkomst van de zaak en met het feit dat het Publicatiebureau de nodige maatregelen zou nemen om te zijner tijd aan zijn verzoek te voldoen.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusie:

De Ombudsman concludeert dat er een minnelijke schikking is bereikt en dat de zaak derhalve door het Publicatiebureau is afgehandeld.

In het licht van het bovenstaande sluit de Ombudsman de zaak.

De klager en de directeur-generaal van het Publicatiebureau worden van dit besluit in kennis gesteld.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Gedaan te Straatsburg op 11 november 2009

[1] Het adres van de website is: http://bookshop.europa.eu/

[2] In 2005 goedgekeurd door het Internationaal Bureau van de Wereldpostunie.

[3] Universal Postal Union, Letter Post Manual, artikel RL 123 (Voorwaarden voor de aanvaarding van artikelen. Een make-up. Verpakking).