Afgørelse i sag 2060/2008/VIK - Påstået manglende overholdelse af ligestillingen mellem de forskellige alfabeter i EU

Baggrunden for klagen

1. Den 5. februar 2008 indgav klageren, en bulgarsk statsborger, et andragende til Europa-Parlamentets Udvalg for Andragender. Andragendet vedrørte webstedet EU Bookshop, som vedligeholdes af Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer ("Publikationskontoret"). Klageren kritiserede, at den onlineregistreringsformular, der findes på EU Bookshops websted, kun kunne udfyldes, hvis der blev anvendt latinske bogstaver.

2. Den 22. juli 2008 underrettede formanden for Udvalget for Andragender Ombudsmanden om udvalgets konklusion i sagen. Det mente, at andragendet indeholdt påstande om fejl eller forsømmelser og derfor ville falde ind under Ombudsmandens mandat. Som følge heraf besluttede den at overføre sagen til ham.

Forespørgslens genstand

3. Den 25. juli 2008 indledte Ombudsmanden en undersøgelse af følgende påstand:

Påstand:

Publikationskontoret har ikke respekteret ligheden mellem de forskellige alfabeter. I denne forbindelse bemærkede klageren, at det kun er muligt at oprette en personlig profil med den onlineregistreringsformular, der findes på EU Bookshops websted, hvis man anvender latinske bogstaver.

Påstand:

Onlinetilmeldingsblanketten bør også kunne udfyldes med kyrilliske og græske bogstaver.

Forespørgslen

4. Ombudsmanden anmodede Publikationskontoret om at afgive en udtalelse om ovennævnte påstand. Den 30. oktober 2008 afgav Publikationskontoret udtalelse. Klageren fik lejlighed til at fremsætte bemærkninger senest den 31. december 2008. Der blev ikke modtaget bemærkninger fra ham. Under en telefonsamtale med Ombudsmandens tjenestegrene den 9. juli 2009 og i en e-mail sendt til Ombudsmanden samme dag bekræftede klageren imidlertid, at han fastholdt sin klage.

5. Den 23. juli 2009 forelagde Ombudsmanden efter nøje overvejelse af udtalelsen og klagerens bemærkninger Publikationskontoret et forslag til en mindelig løsning i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i Ombudsmandens statut.

6. I et brev af 30. september 2009 meddelte Publikationskontoret Ombudsmanden, at det accepterede hans forslag om en mindelig løsning. I forbindelse med en telefonsamtale med Ombudsmandens tjenestegrene den 7. oktober 2009 forklarede klageren, at han var tilfreds med resultatet af undersøgelsen.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. For så vidt angår den påståede ulighed mellem de respektive alfabeter på EU Bookshops websted og den dermed forbundne påstand

Argumenter fremført for Ombudsmanden

7. Klageren påpegede, at det kyrilliske alfabet var blevet det tredje officielle alfabet (efter latin og græsk) i EU. Siden den 1. januar 2007 har det kyrilliske alfabet haft samme status som de to andre alfabeter og kan derfor anvendes af borgerne i deres korrespondance med Fællesskabets institutioner og organer. Ifølge klageren blev dette grundlæggende princip imidlertid ikke overholdt på EU Bookshops websted, der drives af Publikationskontoret[1]. Klageren forklarede, at borgerne, når de bestiller publikationer online, var nødt til at oprette en personlig profil. Dette var kun muligt ved hjælp af latinske alfabet tegn. Ifølge ham var dette en forskelsbehandling i forhold til de europæiske borgere, der bruger det kyrilliske og det græske alfabet, og et brud på princippet om lighed mellem alle EU's officielle sprog og skrifter.

8. Klageren bemærkede i denne forbindelse, at det også var muligt at bestille publikationer fra EU-Rådets websted, men at den relevante formular der let kunne udfyldes med enten latinske, kyrilliske eller græske bogstaver.

9. I sin udtalelse bemærkede Publikationskontoret, at EU Bookshop-webstedet i øjeblikket var tilgængeligt på 23 sprog, herunder klagerens sprog, bulgarsk. For at få adgang til personaliserede funktioner skal brugerne registrere sig online. Af tekniske årsager kan registreringsformularerne dog kun udfyldes med latinske standardtegn. Specielle tegn og diakritiske tegn, f.eks. skandinaviske tegn, umlauts eller accenter, er ikke tilgængelige. En lignende begrænsning gælder også for bestillingssedlen.

10. Publikationskontoret forklarede, at begrænsningen skyldtes Verdenspostforeningens anbefalinger i brevpostmanualen[2], hvori det fastsættes, at adresser på breve eller pakker, der sendes med international post, skal skrives med "romerskebogstaver og arabertal". For lande, der anvender andre alfabeter, anbefales det at tilføje adressen i det andet alfabet.

11. Institutionen påpegede endvidere, at de maskiner og den teknologi, der i øjeblikket anvendes i EU Bookshops "backoffice " ,ikke er i stand til at håndtere dobbeltadressering. Derfor blev kun adresserne med latinske bogstaver brugt. Uanset sproget var systemet heller ikke i stand til at genkende accenter og specialtegn af nogen art. Publikationskontoret erklærede imidlertid, at det søgte en erstatning for sin EU Bookshop-software og ville forsøge at sikre, at den nye software ville imødekomme klagerens bekymringer. Dette vil imidlertid afhænge af tilgængeligheden af egnede maskiner og programmer, der er i stand til at håndtere både de store mængder materiale, der sendes af Publikationskontoret, og håndtering af dobbeltadresser på flere sprog og alfabeter.

12. Publikationskontoret bemærkede endelig, at det efter Bulgariens tiltrædelse af EU i 2007 hurtigt havde sikret, at dets vigtigste offentlige websteder viser navigationssider på bulgarsk. Institutionen mente, at dette viste dens fortsatte engagement i flersprogethed, men erkendte, at der stadig skulle gøres en større indsats. Publikationskontoret undskyldte også over for klageren, hvis det havde givet indtryk af, at det ikke var følsomt over for sproglige spørgsmål, og forsikrede ham om, at flersprogethed var i centrum for dets daglige bekymringer.

13. Under en telefonsamtale med Ombudsmandens tjenestegrene den 9. juli 2009 og i en e-mail sendt til Ombudsmanden samme dag gentog klageren, at bulgarsk og græsk (skrevet med det kyrilliske og græske alfabet) er officielle sprog i Den Europæiske Union. Bulgarske og græske statsborgere har derfor ret til at kommunikere med EU-institutionerne på disse sprog. En sådan ret omfatter anvendelse af elektronisk kommunikation. Klageren bemærkede, at dette ikke burde forhindres af tekniske årsager. Nuværende teknologisk software og hardware tillader brug af alle mulige alfabeter. Han påpegede også, at Verdenspostforeningen anbefaler dobbelt adressering, når bestemmelseslandet ikke anvender det latinske alfabet. Endelig bemærkede han, at hans klage rejste et principielt spørgsmål, som han håbede, at Publikationskontoret ville tage op.

Ombudsmandens foreløbige vurdering, der førte til et forslag til en mindelig løsning

14. Ombudsmanden bemærkede, at Publikationskontoret fremførte to grunde til at begrunde sin holdning: i) behovet for at følge Verdenspostforeningens anbefalinger og ii) tekniske årsager.

15. Med hensyn til det første af disse argumenter henviste Publikationskontoret til Verdenspostforeningens anbefalinger, som fremgår af brevpostmanualen. Den relevante bestemmelse i håndbogen vedrørende adressering har følgende ordlyd:

"Modtagerensadresse skal være præcis og fuldstændig. Det skal skrives meget letlæseligt med latinske bogstaver og arabertal. Hvis der anvendes andre bogstaver og tal i bestemmelseslandet, anbefales det, at adressen også anføres i disse bogstaver og tal..."[3]

16. Det fremgår således, at Verdenspostforeningen anbefaler, at adressen ved forsendelse af post til lande, der ikke anvender det latinske alfabet, også anføres med de bogstaver og tal, der anvendes i det pågældende land. Det er derfor klart, at Publikationskontoret ikke fulgte Verdenspostforeningens anbefalinger. De nævnte anbefalinger vedrører imidlertid kun den måde, hvorpå forsendelser, der er bestemt til postforsendelse, skal behandles. De har ingen direkte indflydelse på, hvordan Publikationskontoret skal organisere onlineregistreringen af sine brugere.

17. Med hensyn til det andet argument anførte Publikationskontoret, at det på grund af visse softwarebegrænsninger på nuværende tidspunkt kun kunne sende breve med adresser skrevet med latinske bogstaver. Dette argument vedrørte igen forsendelse af forsendelser med henblik på postforsendelse og ikke spørgsmålet om, hvordan onlineregistreringen af brugere skulle organiseres. Ombudsmanden antog imidlertid, at Publikationskontoret ønskede at gøre gældende, at tekniske årsager også forhindrede det i at tillade brugen af græske eller kyrilliske tegn med henblik på onlineregistrering.

18. Klageren påpegede, at andre EU-institutioner, navnlig Rådet for Den Europæiske Union, allerede havde fundet passende måder at løse dette problem på, eftersom bestillingssedlen til Rådets gratis publikationer kan udfyldes med enten latinske, kyrilliske eller græske bogstaver. Ombudsmanden besøgte Rådets websted for at kontrollere klagerens erklæring. Han konstaterede, at Rådets onlinebestillingsseddel for gratis publikationer rent faktisk kan udfyldes med enten latinske, kyrilliske eller græske bogstaver. Det ser således ud til, at brugen af mere end ét alfabet til onlineregistrering ikke giver anledning til uoverstigelige tekniske problemer.

19. Publikationskontoret påpegede, at det søgte en erstatning for sin EU Bookshop-software, og at det ville forsøge at sikre, at klagerens bekymringer ville blive løst ved hjælp af den nye software. Ombudsmanden bemærkede imidlertid, at Publikationskontoret ikke gav et fast og konkret tilsagn i denne henseende. Det er også værd at bemærke, at mens det kyrilliske alfabet først blev relevant for EU efter Bulgariens tiltrædelse i 2007, går Grækenlands tiltrædelse af EU tilbage til 1981.

20. I lyset af ovenstående konkluderede Ombudsmanden foreløbigt, at Publikationskontoret ikke havde gjort det muligt for borgerne at anvende det græske og det kyrilliske alfabet, når de registrerede sig på EU Bookshops websted, eller givet en overbevisende begrundelse for, hvorfor en sådan mulighed ikke kunne eller burde stilles til rådighed. Efter hans foreløbige opfattelse udgjorde dette et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

21. Ombudsmanden fremsatte derfor følgende forslag til en mindelig løsning i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand:

Publikationskontoret kunne genoverveje sin holdning og gøre det muligt at anvende det græske og det kyrilliske alfabet, når det registrerer sig på EU Bookshops websted, eller give overbevisende grunde til, at en sådan mulighed ikke kan eller bør stilles til rådighed.

De argumenter, der blev fremlagt for Ombudsmanden efter hans forslag om en mindelig løsning

22. I sit svar forpligtede Publikationskontoret sig til at sikre, at det ved udgangen af første kvartal af 2010 ville være muligt at anvende både det græske og det kyrilliske alfabet til onlineregistrering på EU Bookshops websted.

23. Klageren meddelte Ombudsmanden, at han var fuldt ud tilfreds med sagens udfald, og at Publikationskontoret ville tage de nødvendige skridt til at imødekomme hans krav, når tiden var inde.

B. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

Ombudsmanden konkluderer, at der er fundet en mindelig løsning, og at sagen derfor er blevet afgjort af Publikationskontoret.

I lyset af ovenstående afslutter Ombudsmanden sagen.

Klageren og generaldirektøren for Publikationskontoret vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Udfærdiget i Strasbourg, den 11. november 2009

[1] Webstedets adresse er: http://bookshop.europa.eu/

[2] Vedtaget i 2005 af Det Internationale Bureau for Verdenspostforeningen.

[3] Verdenspostforeningen, Håndbog for brevpost, artikel RL 123 (Betingelser for modtagelse af forsendelser. Det er sminke. pakning).