- Export
- Short link
- Subscribe to the case
- Get notified by email when the case is updated
- Get notified by RSS when the case is updated
- Share this page onTwitterFacebookLinkedin
Machine translations can contain errors potentially reducing clarity and accuracy; the Ombudsman accepts no liability for any discrepancies. For the most reliable information and legal certainty, please refer to the source version in English linked above.
For more information please consult our language and translation policy.
Decyzji w sprawie 429/2007/PB - Publiczny dostęp do dokumentów: zaniechanie powiadomienia o pobraniu opłat i inne błędy proceduralne
Decision
Case 429/2007/PB - Opened on Thursday | 06 September 2007 - Decision on Thursday | 19 February 2009
Skarżący zażądał dostępu do dużej liczby dokumentów na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów przechowywanych w instytucjach UE.
Skarżący przyjął „sprawiedliwe rozwiązanie" w celu ograniczenia zakresu jego żądania. Dokumenty, których sprawa dotyczyła, były nadal liczne. Komisja zaproponowała udostępnienie niektórych dokumentów na płycie CD-ROM, na co skarżący przystał. Za inne dokumenty na papierze, które wymagały zgromadzenia i przekazania skarżącemu, Komisja zażądała opłaty.
W skardze skierowanej do Rzecznika skarżący skrytykował Komisję w kilku kwestiach. W szczególności skarżący skrytykował Komisję za przewlekłą w czasie obsługę jego wniosku o dostęp do dokumentów i za przedstawienie niewystarczających informacji na temat wymaganych opłat, które uznał za wysokie (0,10 euro za arkusz papieru).
Po zbadaniu sprawy Rzecznik uznał, że czas obsługi wniosków o dostęp do dokumentów przez Komisję znacznie przekracza potrzebny na to czas, co zakwalifikował jako przykład niewłaściwego administrowania. Rzecznik sporządził krytyczną uwagę.
W sprawie opłat Rzecznik uznał, że instytucja posiada podstawę prawną do pobierania opłat. Takie opłaty nie mogą być nakładane automatycznie, lecz raczej w drodze indywidualnej decyzji administracyjnej podejmowanej wedle uznania Komisji. Nakładanie opłat musi zatem odbywać się zgodnie z normami stosowanymi przy uzasadnieniu decyzji administracyjnych. W takiej decyzji powinny być podane dane faktyczne i przytoczona jej podstawa oraz wystarczające informacje umożliwiające skarżącemu korzystanie z jego praw i umożliwiające organom rewizyjnym przeprowadzenie konstruktywnego przeglądu decyzji. Szczególnie w obecnym kontekście normy te zakładają, że wnioskodawcy należy zapewnić odpowiednią ilość informacji, co umożliwi mu przekonanie się, czy następująca część artykułu 10 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 została wzięta pod uwagę: „Cena nie będzie przekraczała rzeczywistego kosztu wytworzenia i przesłania kopii".
Rzecznik stwierdził, że Komisja dopuściła się zaniechania przestrzegania powyższych norm. Komisja zastosowała automatyczną stawkę opłat wynoszącą 0,10 euro za stronę, nie podając informacji o sposobie naliczania tej opłaty. Rzecznik uznał to za przypadek niewłaściwego administrowania i sporządził krytyczną uwagę.
OKOLICZNOŚCI LEŻĄCE U PODSTAW SKARGI
1. Skarga dotyczy wniosku o publiczny dostęp do dokumentów, który skarżący, były urzędnik Komisji, złożył do Komisji w grudniu 2006 r. W swoim wniosku skarżący zwrócił się o publiczny dostęp do wszystkich porządków obrad, decyzji, protokołów i dokumentów, które zostały przyjęte, obsługiwane lub przeznaczone do obsługi przez „Collège des chefs d’administration” w ciągu ostatnich 10 lat.
2. Nie otrzymawszy odpowiedzi na swój wniosek, skarżący złożył do Komisji ponowny wniosek.
3. Skarżący skontaktował się następnie z Komisją, ponieważ nie otrzymał odpowiedzi w terminie przewidzianym w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji („rozporządzenie 1049/2001”)[1].
4. W lutym 2007 r. skarżący złożył skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Ze względu na próbę znalezienia przez skarżącego globalnego rozwiązania licznych sporów z Komisją i związane z tym poparcie ze strony Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, ten ostatni zawiesił rozpatrywanie wszystkich skarg tego skarżącego na okres kilku miesięcy w 2007 r. Ocena, czy należy wszcząć dochodzenie w sprawie tej konkretnej skargi, miała miejsce w sierpniu 2007 r.
5. W kwietniu 2007 r. skarżący przesłał dodatkowe informacje i uwagi dotyczące wyżej wymienionego wniosku o dostęp do dokumentów. Zostały one uwzględnione przy ocenie, o której mowa w poprzednim punkcie.
6. Skarżący wyraził liczne skargi dotyczące rozpatrywania przez Komisję jego wniosku o udzielenie dostępu. Zarzuty te przedstawiono poniżej jako zarzuty.
PRZEDMIOT DOCHODZENIA
7. W dniu 6 września 2007 r. Rzecznik podjął decyzję o wszczęciu dochodzenia w sprawie następujących zarzutów i roszczeń skarżącego:
Zarzuty
- Wystąpiły nieuzasadnione opóźnienia w rozpatrywaniu jego wniosków o dostęp.
- Terminy, które sama Komisja wyznaczyła na dostarczenie dokumentów, nie zostały dotrzymane.
- Na płycie CD-ROM Komisja niesłusznie przekazała skarżącemu dokumenty w nieokreślonym formacie elektronicznym (którego nie mógł otworzyć w systemie Windows XP).
- Jego prośby o informacje dotyczące treści elektronicznej płyty CD-ROM początkowo nie zostały udzielone, a odpowiedź, którą ostatecznie otrzymał, była błędna.
- Niektóre dokumenty, do których mu obiecano dostęp, nie zostały zawarte na płycie CD-ROM.
- Komisja obraziła skarżącego, opisując jego wnioski dotyczące powyższych kwestii jako nieobiektywne/niestosowne („niesachlich”).
- Komisja zwróciła się do skarżącego o oświadczenie, że poniesie koszty dalszego dostarczania dokumentów, ale w tym względzie nie precyzuje charakteru przedmiotowych dokumentów.
- Komisja zwróciła się o opłatę w wysokości 0,10 EUR za stronę, ale nie wyjaśniła tego bardziej szczegółowo w odpowiedzi na wniosek skarżącego.
Roszczenia
Komisja powinna:
- wydanie „oficjalnych przeprosin” oraz
- zaoferuj mu „odpłatę, która po długim postępowaniu nie mogła stanowić dostarczenia żądanych dokumentów”.
8. Skarżący przedstawił również następujące zarzuty: (a) Nieudzielenie przez Komisję odpowiedzi na jego wniosek o publiczny dostęp w niniejszej sprawie stanowi kolejny element ogólnej strategicznej próby jego wyczerpania; b) Komisja, poprzez swoje działania wobec niego w tych i innych przypadkach, jest i nękała go. Rzecznik Praw Obywatelskich nie wszczął dochodzenia w sprawie tych zarzutów, ponieważ skarga nie zawierała dowodów na zgodność z art. 2 ust. 8 jego statutu, który ustanawia wymóg wyczerpania wszystkich wewnętrznych środków odwoławczych, zanim skargi dotyczące stosunków pracy na podstawie regulaminu pracowniczego będą mogły zostać skierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich.
DOCHODZENIE
9. W dniu 6 września 2007 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o przedstawienie opinii w sprawie skargi. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 19 listopada 2007 r. Rzecznik Praw Obywatelskich przekazał opinię skarżącemu z zaproszeniem do przedstawienia uwag. Skarżący przedstawił swoje uwagi w dniu 22 grudnia 2007 r.
ANALIZA I WNIOSKI RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH
Uwagi wstępne
10. Powyższe zarzuty zostaną przegrupowane w następujący sposób do celów oceny: po pierwsze, zarzuty 1 i 2 zostaną rozpatrzone; następnie zarzuty 3, 4 i 5; następnie zarzuty 7 i 8; i wreszcie zarzut 6. Roszczenia zostaną rozpatrzone oddzielnie po zakończeniu oceny.
11. W swojej opinii Komisja przedstawiła faktyczny opis swojej korespondencji ze skarżącym, którą warto przedstawić w kolejnych punktach.
Podsumowanie faktów/zdarzeń Komisji
12. W dniu 10 grudnia 2006 r. skarżący złożył wniosek o dokumenty. Skarżący zwrócił się o dokumenty w formie elektronicznej i stwierdził, że w przypadku kosztów należy najpierw poinformować go o tym, aby mógł potwierdzić swoją zgodę. Dodał, że jeśli dokumenty są w kilku wersjach językowych, wymagane są tylko te w języku niemieckim, angielskim i francuskim. Powiedział również, że jeśli w tych dokumentach odniesiono się do osób trzecich, nazwiska mogą zostać zaciemnione. Nie powinno to jednak dotyczyć jedynie urzędników wykonujących swoje obowiązki.
13. W dniu 29 stycznia 2007 r. wniosek został zarejestrowany w Sekretariacie Generalnym Komisji pod numerem referencyjnym nr 1210/07. Akta sprawy przesłano do Dyrekcji Generalnej ds. Personelu i Administracji (DG ADMIN) z wnioskiem o zajęcie się tą sprawą w terminie 15 dni roboczych (tj. do dnia 19 lutego 2007 r.), co odpowiadało terminowi przewidzianemu w rozporządzeniu 1049/2001.
14. W dniu 13 lutego 2007 r. pan J., dyrektor DG ADMIN.B, odpowiedział na wniosek, stwierdzając, że dotyczy on około 1200 dokumentów, z których niektóre nie były w formie elektronicznej. Zasugerował, że ze względu na dużą liczbę żądanych dokumentów należy poszukiwać sprawiedliwego rozwiązania co do rodzaju lub treści żądanych dokumentów i omawiać je nieformalnie.
15. W wiadomości e-mail z dnia 14 lutego 2007 r. wysłanej do pani B., która pracuje w DG ADMIN.B, skarżący poinformował Komisję w skrócie o tym, w jaki sposób zamierza przekazać mu dokumenty. Poinformował również Komisję, że złożył skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.
16. W dniu 16 lutego 2007 r. pan J. odpowiedział pismem, w którym stwierdził, że na podstawie powyższej wiadomości e-mail skarżący zaakceptował rozwiązanie przewidujące ograniczenie liczby dokumentów, do których zostanie udzielona dostęp. W związku z tym pan J. zasugerował, że Komisja mogłaby przedstawić dokumenty obejmujące nie poprzednie dziesięć lat, ale raczej trzy poprzednie lata. Dodał, że jeśli skarżący wyrazi na to zgodę, Komisja rozpocznie zbieranie dokumentów i wskazała, że biorąc pod uwagę ich liczbę, może to zająć trochę czasu.
17. W dniu 20 lutego 2007 r. skarżący przesłał wiadomość e-mail do pani B. (także skierowaną do pana J.), podsumowując, że w rzeczywistości planował krok po kroku dostarczenie dokumentów. Wskazał również, że nie jest skłonny zaakceptować ostatecznego i ostatecznego ograniczenia zakresu jego wniosku.
18. W dniu 22 lutego 2007 r. pan J. odpowiedział na powyższą wiadomość, stwierdzając, że doszedł do wniosku, że skarżący nie zaakceptuje kompromisowego rozwiązania ograniczającego zdecydowanie liczbę dokumentów, do których może mieć dostęp. Skarżący zgodził się jednak, że Komisja może przesłać mu wszystkie dokumenty z ostatnich trzech lat, a także protokoły z posiedzeń „Collège des chefs d’administration” z ostatnich dziesięciu lat, pod warunkiem że dokumenty te zawierają pełny przegląd wszystkich dostępnych dokumentów i zostały szybko wysłane. Pan J. dodał, że protokół zawiera w rzeczywistości pełny przegląd wszystkich istotnych decyzji i dostępnych dokumentów.
19. Następnie J. powtórzył swoją propozycję rozwiązania kompromisowego, zgodnie z którym Komisja prześle wszystkie dokumenty z ostatnich trzech lat oraz protokoły posiedzeń „Collège des chefs d’administration” z ostatnich dziesięciu lat. Dodał, że jeśli skarżący wyrazi na to zgodę, pierwsza seria dokumentów może zostać wysłana w ciągu siedmiu dni, a reszta w ciągu miesiąca. Jeśli chodzi o publikację tych dokumentów, kwestia ta zostanie omówiona na następnym posiedzeniu „Collège des chefs d’administration”.
20. W swoim e-mailu z dnia 22 lutego 2007 r. skierowanym do pani B. skarżący stwierdził w skrócie, że w celu ułatwienia rozpatrzenia jego wniosku zgodził się na wyżej wymieniony wniosek. Dodał, że po otrzymaniu dokumentów wycofa skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich.
21. W dniu 1 marca 2007 r. pani B. poinformowała skarżącego pocztą elektroniczną, że pierwsze dokumenty zostały mu przesłane pocztą na płycie CD-ROM. Podkreśliła również, że Komisja zastrzega sobie prawo do obciążania go kserokopiami sporządzonymi z dokumentów, w odniesieniu do których istniała tylko wersja papierowa.
22. W dniu 7 marca 2007 r. skarżący przesłał do pani B. wiadomość e-mail z informacją o trudnościach z otwarciem płyty CD-ROM i dostępem do dokumentów. 14 marca ponownie napisał do niej, że wciąż oczekuje na odpowiedź.
23. W dniu 23 marca 2007 r. Komisja przesłała skarżącemu wiadomość e-mail, w której wyjaśniła, w jaki sposób można otworzyć płytę CD-ROM (z wykorzystaniem systemu Windows XP) i podała dalsze szczegóły dotyczące opłat, które można zastosować w przypadku kserowania dokumentów, które nie istniały w wersji elektronicznej.
24. W dniu 24 marca 2007 r. skarżący odpowiedział na powyższy e-mail. Mając na uwadze, że w dniu 7 marca 2007 r. zwrócił się o pomoc, uznał za winę administracyjną, że nie otrzymał wcześniej wyjaśnień dotyczących formatu, w jakim dokumenty zostały przekazane.
25. Dodał, że przedstawienie dokumentów jest chaotyczne, powołując się jako przykład na fakt, że na posiedzeniu w dniu 19 lutego 2004 r. odniesiono się do „Wnioskunr 221” bez żadnych dokumentów wyjaśniających. Uznał, że jest to możliwe nękanie i że Komisja stara się go celowo wprowadzić w błąd. Poprosił o przesłanie mu ponumerowanej i datowanej listy dokumentów lub, jeśli nie było to możliwe, o wydanie dokumentów bezpłatnie, ponieważ uznał, że poziom opłat jest nadmierny.
26. W odpowiedzi z dnia 30 marca 2007 r. pan J. zwrócił uwagę, że przedmiotowy poziom kosztów jest zalecany przez Sekretariat Generalny i zwrócił się do skarżącego o wyrażenie zgody na pokrycie kosztów Komisji na tej podstawie. Dodał, że argumenty dotyczące innych kwestii podniesionych w nocie skarżącego były „niesachliczne”.
A. Zarzuty jeden i dwa dotyczące opóźnień
Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich
27. Skarżący uznał, że ze strony Komisji wystąpiły poważne opóźnienia.
28. W swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:
29. Mając na uwadze wymogi określone w rozporządzeniu 1049/2001, niezaprzeczalne i godne ubolewania jest to, że rejestracja wniosku o udzielenie dostępu skarżącego z dnia 10 grudnia 2006 r. była spóźniona (29 stycznia 2007 r.). Służby odpowiedzialne za przedmiotowy rodzaj dokumentów otrzymały wniosek dopiero po jego zarejestrowaniu, co oznaczało, że korespondencja ze skarżącym w sprawie jego wniosku była również spóźniona w stosunku do daty jego wniosku. Komisja przeprosiła za to opóźnienie.
30. Komisja podkreśliła jednak, że w swoich odpowiedziach skierowanych do skarżącego służby, o których mowa, działały niezwłocznie po otrzymaniu pisma skarżącego i jego odpowiednich wiadomości e-mail. Aby to zilustrować, w dniu 16 lutego 2007 r. służby udzieliły odpowiedzi na e-mail skarżącego z dnia 14 lutego 2007 r., a jego późniejsza wiadomość e-mail z dnia 20 lutego 2007 r. została udzielona w dniu 22 lutego 2007 r. Ta ostatnia odpowiedź zawierała propozycję kompromisową, która została zaakceptowana przez skarżącego. W ten sposób oświadczył również, że wycofa skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 7 lutego 2007 r.
31. W związku z tym uzasadnione wydaje się stwierdzenie, że skarżący uważał, iż do dnia 22 lutego 2007 r. nie uważał on już opóźnienia i niedotrzymania terminu na udzielenie odpowiedzi na takie wnioski wyznaczone przez Komisję (co prawda istniało w dniu złożenia skargi w dniu 7 lutego 2007 r.) za problematyczne dla niego.
32. W związku z tym Komisja rozumie, że jego skarga zasadniczo odnosi się wyłącznie do zarzutów 3-8, a mianowicie do problemów napotkanych w związku z przekazaniem przedmiotowych dokumentów i w odniesieniu do zarzutów, które mógłby ponieść, a także do używania terminu „niesachlich”, które uważa za obraźliwe.
33. W swoich uwagach skarżący najpierw odrzucił powyższe przeprosiny Komisji. Stwierdził, że przeprosiny były oparte tylko na częściowym uznaniu niewłaściwego administrowania, które nastąpiło, a nie prawdziwe. Nie mógł więc czerpać żadnej satysfakcji ze wspomnianych przeprosin.
34. Skarżący twierdził również, że w międzyczasie wystąpiły inne opóźnienia i jako przykład przykładowy odniósł się do korespondencji, która nastąpiła po rejestracji jego wniosku w dniu 29 stycznia 2007 r.
Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich
35. Skarżący jest zdania, że w odniesieniu do tej części sprawy Komisja była odpowiedzialna za więcej opóźnień niż przyznała. Należy zatem zbadać tę kwestię przed dokonaniem oceny przeprosin wystosowanych przez Komisję.
36. Artykuł 7 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001 stanowi, że wnioski o dostęp muszą być udzielane niezwłocznie, a w każdym razie w ciągu 15 dni roboczych od daty rejestracji. Artykuł 7 ust. 3 stanowi, że w wyjątkowych przypadkach „na przykład w przypadku wniosku dotyczącego bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów” termin przewidziany w ust. 1 może zostać przedłużony o 15 dni roboczych, pod warunkiem że wnioskodawca zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem i poda szczegółowe uzasadnienie.
37. Po zarejestrowaniu wniosku w dniu 29 stycznia 2007 r. Komisja skontaktowała się ze skarżącym w dniu 13 lutego 2007 r. w celu znalezienia „sprawiedliwego rozwiązania” zgodnie z art. 6 ust. 3 rozporządzenia 1049/2001[2]. To było 11 dni roboczych po rejestracji. W następstwie dodatkowej korespondencji między stronami, w dniach 14–22 lutego 2007 r., Komisja przesłała skarżącemu pewne dokumenty, które, jak się wydaje, były zgodne ze sprawiedliwym rozwiązaniem wypracowanym wobec skarżącego w dniu 22 lutego 2007 r. Z korespondencji wynika, że Komisja przesłała skarżącym dokumenty około dnia 1 marca 2007 r. Minęłoby to 21 dni roboczych od zarejestrowania pierwotnego wniosku. W każdym razie jest pewne, że skarżący faktycznie otrzymał dokumenty w dniu 7 marca 2007 r. Minęło 25 dni roboczych od rejestracji pierwotnego wniosku.
38. Należy stwierdzić, że udzielenie przez Komisję dostępu do dokumentów nie nastąpiło w terminie 15 dni przewidzianym w art. 7 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001. Co do zasady przekroczenie tego limitu wymagałoby (ważnego) formalnego przedłużenia czasu, zgodnie z art. 7 ust. 3 rozporządzenia. Niniejsza sprawa dotyczy jednak skarżącego, który jest byłym urzędnikiem Komisji na poziomie A z wykształceniem prawniczym, który posiada duże doświadczenie w zakresie rozporządzenia 1049/2001. W związku z tym uzasadnione jest założenie, że miał on świadomość, że nastąpiło przedłużenie, choć nie formalne. Ponadto nie kwestionował, że jego skarga dotyczyła bardzo dużej liczby dokumentów i że decyzja Komisji o próbie znalezienia sprawiedliwego rozwiązania była jako taka właściwa. Wreszcie działania podjęte przez służby Komisji od dnia 13 lutego 2007 r., w szczególności w odniesieniu do znalezienia sprawiedliwego rozwiązania na mocy rozporządzenia, można racjonalnie uznać za terminowe.
39. W związku z powyższym Rzecznik dokonuje następujących ustaleń:
- Pierwotny wniosek skarżącego został, jak przyznała Komisja, zarejestrowany z opóźnieniem.
- W odniesieniu do działań Komisji wynikających z rejestracji wniosku, obejmujących okres od dnia 29 stycznia do początku marca 2007 r., Rzecznik stwierdza, że w okolicznościach niniejszej sprawy Komisja działała w odpowiednim czasie, a tym samym bez niewłaściwego administrowania.
40. W związku z wyżej wymienionymi przeprosinami Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje fakt, że instytucja uznała opóźnienie i próbowała temu zaradzić poprzez wspomniane przeprosiny.
41. Wskazanie przez Komisję rejestracji jako „późne” – bez żadnych dalszych informacji pozwalających racjonalnie wyjaśnić opóźnienie – stanowi jednak najbardziej pobieżny opis tego, co się wydarzyło. Jak wspomniano powyżej, rozporządzenie 1049/2001 przewiduje szybkie rozpatrywanie wniosków o dostęp i określa termin 15 dni roboczych. Rejestracja w dniu 29 stycznia wniosku skarżącego złożonego w dniu 10 grudnia oznacza, że w przypadku braku ważnych wyjaśnień opóźnienie było bardzo poważne. Uznanie tego faktu przez Komisję byłoby najwłaściwsze w niniejszej sprawie. Po drugie, w przypadku gdy opóźnienie jest bardzo poważne, oznaczałoby to minimalny szacunek wobec danej osoby w celu wskazania, nawet jeśli zwięźle, powodów uzasadniających opóźnienie. W niniejszej sprawie Komisja nie podjęła żadnych prób.
42. W związku z powyższym Rzecznik zauważa, że doszło do poważnego opóźnienia w rozpatrywaniu przez Komisję pierwotnego wniosku, co stanowiło przypadek niewłaściwego administrowania. W związku z tym przedstawi on poniżej stosowną uwagę krytyczną.
43. Biorąc pod uwagę szczególne okoliczności stosunków między Komisją a skarżącym, które od wielu lat wiążą się z szeregiem sporów, niektóre z nich są nadal w toku, należy podkreślić, że powyższe ustalenia Rzecznika dotyczą jedynie konkretnych okoliczności faktycznych niniejszej sprawy. Nie są one przeznaczone i nie powinny być rozumiane jako takie, aby wspierać wyrażone przez skarżącego wrażenie, że Komisja go nęka.
B. Uwagi dotyczące wdrożenia sprawiedliwego rozwiązania uzgodnionego na mocy rozporządzenia 1049/2001: niewłaściwy format płyty CD-ROM; nieudzielenia odpowiedzi i udzielenia błędnych informacji; i niepełny dostęp
44. Skarżący uważa, że Komisja dopuściła się niewłaściwego administrowania przy próbie wdrożenia sprawiedliwego rozwiązania uzgodnionego w dniu 22 lutego 2007 r. Wynika to z faktu, że a) Komisja niesłusznie przekazała mu dokumenty na płycie CD-ROM, które zostały odtworzone w nieokreślonym formacie elektronicznym (którego nie mógł otworzyć w systemie Windows XP), b) jego wnioski o informacje dotyczące treści elektronicznej płyty CD-ROM początkowo nie zostały udzielone, a odpowiedź, którą ostatecznie otrzymał, była błędna; c) niektóre dokumenty, do których mu obiecano dostęp, nie zostały zawarte na płycie CD-ROM.
45. W swojej opinii Komisja stwierdziła, że działała rozsądnie i szybko i nie przedstawiła żadnego rzeczywistego powodu do wniesienia skargi. W okresie krótszym niż siedem tygodni Komisja przesłała skarżącemu jedenaście wiadomości i listów.
46. W szczególności w odniesieniu do sposobu przekazywania dokumentów przez CD-ROM Komisja stwierdziła, że ta metoda przekazywania jest preferowana ze względu na znaczną ilość żądanych dokumentów i wynikające z tego trudności w przekazywaniu ich pocztą elektroniczną. Każda forma transmisji powodowałaby problemy, biorąc pod uwagę nieodłączną trudność w radzeniu sobie z tak wieloma dokumentami PDF. Konieczne było przesyłanie dokumentów w różnych etapach. Tam, gdzie niektóre dokumenty zostały przypadkowo pominięte w jednej partii przekazanych dokumentów, pominięcie to mogło, z odrobiną dobrej woli, zostać łatwo usunięte w następnej partii.
47. W swoich uwagach skarżący zasadniczo podtrzymał swoje zarzuty.
Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich
48. Na wstępie Rzecznik zauważa, co następuje: Po pierwsze, w opinii Komisji nie odniesiono się do przedmiotowych zarzutów w sposób szczególnie szczegółowy. Po drugie, skarżący nie zakwestionował użyteczności dostarczenia mu dokumentów na płycie CD-ROM, ani nie zakwestionował poglądu, że błędy ludzkie mogą być bardziej prawdopodobne w przypadku postępowania z dużą liczbą dokumentów. Zamiast tego skarżący przedstawił konkretne zarzuty, o których mowa powyżej.
49. W odniesieniu do tych zarzutów prawdą jest, że niektóre z plików („pliki.mdi”) nie były oczywiście znane skarżącemu oraz że zwykły użytkownik komputerów niekoniecznie wiedziałby, jak otworzyć takie pliki[3]. Prawdą jest również, że Komisja nie udzieliła skarżącemu terminowej odpowiedzi w tej sprawie. Ostatecznie jednak po wyjaśnieniach Komisji skarżący zdołał otworzyć akta, które początkowo powodowały mu problemy. Skarżący był również w stanie wskazać pewne dokumenty, których zaginął.
50. Oczywiste jest, że Komisja mogła działać lepiej przy udostępnianiu plików na płycie CD-ROM. Jednakże w okolicznościach niniejszej sprawy popełnione błędy lub niedopatrzenia nie wymagają formalnego stwierdzenia niewłaściwego administrowania i wydania uwagi krytycznej.
51. Rzecznik Praw Obywatelskich pragnie jednak podkreślić, że w tym konkretnym przypadku Komisja mogłaby dążyć do bardziej ustrukturyzowanego i praktycznego „sprawiedliwego rozwiązania” przewidzianego w art. 6 rozporządzenia 1049/2001. Zamiast skupiać się przede wszystkim na ilościowym aspekcie wniosku skarżącego i proponować skrócenie liczby lat, za które dokumenty miały być dostarczane, Komisja mogłaby zaproponować skarżącemu przede wszystkim, aby udzieliła mu dostępu do wszystkich porządków obrad i protokołów posiedzeń „Collège des chefs d’administration”. Zazwyczaj zawierają one odniesienia do innych omawianych dokumentów i zagadnień. Skarżący mógł zatem zostać poproszony o przedstawienie później dokumentów, które chciał zobaczyć. Oczywiste jest, że skarżący nie jest naukowcem przeprowadzającym badanie na temat pracy „Collège des chefs d’administration”; zamiast tego jest on byłym urzędnikiem, który chce prowadzić szereg sporów z Komisją. Jego zainteresowanie leży zatem w konkretnych kwestiach omawianych przez „Collège des chefs d’administration”.
52. W związku z powyższym Rzecznik przedstawia na końcu niniejszej decyzji sugestię dotyczącą odpowiednich działań, które mają zostać podjęte przez strony w sprawie.
C. Zarzuty dotyczące pobierania opłat
Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich
53. Skarżący twierdzi, że niewłaściwe administrowanie w tej części sprawy miało miejsce, ponieważ a) Komisja zwróciła się do niego o oświadczenie, że poniesie koszty dalszego dostarczania dokumentów, nie określając jednak w tym względzie charakteru przedmiotowych dokumentów; oraz b) Komisja zwróciła się o opłatę w wysokości 0,10 EUR za stronę, nie wyjaśniając jednak bardziej szczegółowo swojego wniosku, gdy skarżący zwrócił się o to.
54. W swojej opinii Komisja poczyniła następujące uwagi w odniesieniu do tej części sprawy:
55. Jeśli chodzi o kwestię zarzutów, skarżący w swoich komunikatach wysłanych w marcu 2007 r. uznał je za zbyt wysokie. Jednakże zgodnie z art. 7 decyzji[4] wykonującej rozporządzenie 1049/2001 Komisja pobiera opłaty za daną kwotę (0,10 EUR za stronę) w przypadkach, gdy ilość żądanych dokumentów przekracza określoną liczbę stron. Praktyka ta jest przestrzegana, chyba że istnieje dobry powód, aby tego nie robić, jak na przykład w przypadkach, gdy osobista sytuacja danej osoby uzasadniałaby inny sposób działania. Kwota 0,10 EUR na stronę w przypadku dokumentów przekraczających dwadzieścia stron ma na celu zrekompensowanie, przynajmniej częściowo, kosztów administracyjnych, które Komisja ponosi przy rozpatrywaniu wniosków dotyczących bardzo dużych dokumentów lub znacznej ilości dokumentów. Bezsporne jest, że wniosek skarżącej dotyczył dużej liczby dokumentów. Ponadto Komisja nie dysponuje informacjami sugerującymi, że skarżący, były urzędnik, znajduje się w sytuacji, w której uiszczenie zwykłej opłaty spowodowałoby dla niego trudności finansowe.
56. Jeśli chodzi o charakter dokumentów, było jasne, że wiele z nich nie było dostępnych w formie elektronicznej; nie było nic więcej do wyjaśnienia. Były to wstępne informacje, które były przekazywane przed rozpoczęciem procesu zbierania kolejnych dokumentów. W takich okolicznościach liczba stron była nieznana przed tym procesem.
57. W swoich uwagach skarżący odrzucił stanowisko Komisji. Argumentował on w następujący sposób: W swoim pierwotnym wniosku z dnia 10 grudnia 2006 r. sam wystąpił z następującym wnioskiem: Proszę przesłać mi dokumenty w formie elektronicznej. Jeżeli wiąże się to z jakimikolwiek kosztami, proszę o wcześniejsze poinformowanie mnie i skonsultowanie się ze mną."Początkowo jednak Komisja w ogóle nie wspomniała o pobieraniu opłat. Nie jest zgodne z rozporządzeniem 1049/2001 jedynie oczekiwanie, że wnioskodawca uiści opłaty, o których początkowo nie został poinformowany. Ponadto opłata musi opierać się na zrozumiałej fakturze, a nie tylko na podstawie zalecenia Sekretariatu Generalnego Komisji. Wreszcie, opłaty nie mogą pokrywać kosztów personelu, w szczególności tych, które zostały poniesione z powodu złej ewidencji instytucji. Opłaty powinny obejmować wyłącznie przesyłki pocztowe i kopiowanie.
Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich
58. Artykuł 10 rozporządzenia 1049/2001 stanowi:
„Dostęp po złożeniu wniosku
1. Wnioskodawca ma dostęp do dokumentów poprzez zapoznanie się z nimi na miejscu lub poprzez otrzymanie kopii, w tym, o ile jest dostępna, kopii elektronicznej, zgodnie z preferencjami wnioskodawcy. Koszt sporządzenia i wysłania kopii może zostać obciążony przez wnioskodawcę. Opłata ta nie może przekraczać rzeczywistych kosztów sporządzenia i wysłania kopii. Konsultacje na miejscu, kopie mniej niż 20 stron A4 oraz bezpośredni dostęp w formie elektronicznej lub za pośrednictwem rejestru są bezpłatne.
[...]”
Artykuł 7 decyzji Komisji 2001/937 ustanawiającej przepisy wykonawcze do rozporządzenia 1049/2001 stanowi:
„Korzystanie z prawa dostępu
[...]
Jeżeli ilość żądanych dokumentów przekracza dwadzieścia stron, wnioskodawca może zostać obciążony opłatą w wysokości 0,10 EUR za stronę powiększoną o koszty przewozu. Opłaty za inne media są rozstrzygane indywidualnie, ale nie mogą przekraczać rozsądnej kwoty.”;
59. Z powyższych przepisów jasno wynika, że opłaty nie są nakładane automatycznie, lecz w indywidualnych przypadkach, w drodze decyzji administracyjnej podjętej według uznania Komisji. Decyzja ta ma ponadto negatywny wpływ na interesy zainteresowanego(-ych) skarżącego(-ów).
60. Wynika z tego, że nałożenie opłat powinno być co najmniej zgodne z odpowiednimi normami mającymi zastosowanie do uzasadnienia decyzji administracyjnych. Musi jasno określić stan faktyczny i podstawę prawną decyzji, dostarczyć wystarczających informacji, aby umożliwić skarżącemu skorzystanie z przysługujących mu praw oraz umożliwić organom odwoławczym przeprowadzenie merytorycznej kontroli decyzji. W szczególności w obecnym kontekście normy te oznaczają, że wnioskodawca musi otrzymać odpowiednią ilość informacji, które pozwolą mu na wyrażenie opinii na temat przestrzegania poniższej części art. 10 rozporządzenia 1049/2001: „Opłata ta nie może przekraczać rzeczywistych kosztów sporządzenia i wysłania kopii.”
61. Przed zapoznaniem się z konkretnymi skargami skarżącego Rzecznik zauważa, że wydaje się, że Komisja nie zwracała uwagi na charakter swojego przesłania skierowanego do skarżącego, o którym mowa w pkt 59 powyżej. W odpowiednich komunikatach z dnia 1 i 23 marca 2007 r. po prostu poinformowano skarżącego, że „zachowywał on prawo” do pobierania opłat. Dopiero w końcowym komunikacie w tej sprawie z dnia 30 marca 2007 r. dokładniej poinformował on skarżącego o swojej kategorycznej odmowie przesłania mu dokumentów, chyba że zgodził się on na uiszczenie opłat.
62. Wydaje się jednak, że sam skarżący – były urzędnik Komisji posiadający wykształcenie prawnicze – był w pełni świadomy, że Komisja rzeczywiście podjęła w sensie formalnym decyzję o pobieraniu opłat. Pomijając przedstawienie skarżącemu decyzji Komisji, Rzecznik zbada poniżej wyżej wymienione komunikaty skierowane do skarżącego w świetle odpowiednich norm, o których mowa powyżej.
63. Zarzut ten zawierał dwie konkretne skargi dotyczące zastosowania przez Komisję powyższych przepisów w niniejszej sprawie. Pierwsza dotyczyła podnoszonego przez Komisję braku określenia, które konkretne dokumenty miały być przedmiotem opłaty. Dotyczy to zasadniczo przedmiotu decyzji Komisji. Druga dotyczyła informacji o rzeczywistym pobieraniu opłat.
64. Komunikaty Komisji z dnia 1 i 23 marca 2007 r. odnosiły się do dokumentów w formie papierowej. W tym ostatnim komunikacie Komisja odniosła się do przybliżonej liczby kopii papierowych, na podstawie których obliczyła opłatę, którą zamierzała pobrać. W swojej opinii Komisja stwierdziła, że jest to wystarczająco konkretne rozwiązanie.
65. Rzecznik ubolewa, że w pierwszym komunikacie Komisji nie przedstawiono szacunkowej liczby zaangażowanych stron. Pobieranie opłat zależy od obliczeń ilościowych. W niniejszej sprawie skarżący został początkowo poinformowany, że jego wniosek o dostęp dotyczył 1200 dokumentów (nie tylko stron); mógł zatem racjonalnie domniemywać, że koszty te mogą być potencjalnie dość znaczne. Jednakże w komunikacie z dnia 23 marca 2007 r. oraz w odpowiedzi na poprzedni wniosek skarżącego o wyjaśnienia przekazano informacje dotyczące liczby kopii w formie papierowej, co należy rozsądnie rozumieć jako odnoszące się do papierowych formatów dokumentów stanowiących przedmiot sprawiedliwego rozwiązania uzgodnionego w dniu 22 lutego 2007 r. W związku z tym, w ujęciu łącznym, Rzecznik uważa, że wyżej wymienione komunikaty, rozpatrywane łącznie, zawierały wystarczającą specyfikę decyzji Komisji o pobieraniu opłat.
66. W odniesieniu do drugiej skargi w tej części sprawy pierwszy komunikat Komisji z dnia 1 marca 2007 r. odnosił się (jedynie) do „kosztów obsługi” wspomnianych dokumentów („Bearbeitungskosten”). W odpowiedzi na kolejne wnioski o wyjaśnienia, w których skarżący wyraźnie zwrócił się o umożliwienie „badania kosztów”, Komisja poinformowała go w dniu 23 marca 2007 r., że „koszty obsługi” i opłaty pocztowe zostaną obciążone. W szczególności w odniesieniu do kosztów obsługi stwierdzono, że „Sekretariat Generalnyprzewiduje opłatę w wysokości 0,10 EUR za stronę”.W piśmie stwierdzono, że z 5 stron na dokument, z których było ponad 200, „musimy obciążyć Pana 100 EUR za wysłanie pozostałych żądanych dokumentów”. W wiadomości e-mail z dnia 24 marca 2007 r. skarżący przedstawił bardziej szczegółowe pytania dotyczące opłat. Odniósł się do przywołanej powyżej zasady prawnej zawartej w art. 10 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001,zgodnie z którą „opłata nie może przekraczać rzeczywistych kosztów sporządzenia i wysłania kopii” i zwrócił uwagę Komisji na fakt, że płaci on jedynie 0,05 EUR za wydruki w swoim lokalnym sklepie kopiarskim w Niemczech. Zapytał, w jaki sposób powstała wyższa kwota obliczona przez Komisję. W odpowiedzi z dnia 30 marca 2007 r. Komisja wyraźnie odniosła się do możliwości pobierania opłat na podstawie art. 10 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001 i stwierdziła,że „stopa opłaty, o której wspomnieliśmy, odpowiada zaleceniom Sekretariatu Generalnego Komisji”.
67. Z powodów przedstawionych poniżej Rzecznik nie może stwierdzić, że Komisja odpowiednio poinformowała skarżącego o pobieraniu opłat.
68. Po pierwsze, komunikaty Komisji z dnia 1 i 23 marca 2007 r. nie odwołują się do żadnej podstawy prawnej jej decyzji. Po drugie, gdy w komunikacie z dnia 30 marca 2007 r. Komisja odniosła się ostatecznie do podstawy prawnej, wydaje się, że uczyniła to jedynie w odpowiedzi na wyraźne odniesienie skarżącego do art. 10 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001. Odpowiedź była ponadto niekompletna, ponieważ nie wspomniała o wyżej wymienionej decyzji Komisji 2001/937, w której art. 7 ustanawia dodatkowe zasady pobierania opłat, w tym stawkę 0,10 EUR za stronę. Po trzecie, Komisja wstrzymała się od informowania skarżącego o podstawie obliczania opłaty za stronę i nie wyjaśniła tego pominięcia. W związku z tym skarżący nie był w stanie w uzasadniony sposób wywoływać wrażenia, czy przestrzegano art. 10 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001 („Opłata ta nie przekracza rzeczywistych kosztów sporządzenia i wysłania kopii”). Wreszcie informacje przekazane skarżącemu były sprzeczne. Jak zauważono powyżej, w piśmie Komisji z dnia 23 marca 2007 r. stwierdzono, że „koszty obsługi” i przesyłki pocztowe zostaną obciążone i podano ostateczną łączną kwotę „za wysyłkę”, która odpowiada 0,10 EUR za stronę. W piśmie z dnia 30 marca 2007 r. Komisja oświadczyła jednak, że prześle skarżącemu dokumenty tylko wtedy, gdy zadeklaruje, że jest gotów zapłacić 0,10 EUR za stronę „i koszty wysyłki”. Było to sprzeczne z poprzednim pismem, w którym wyraźnie sugerowano, że 0,10 EUR za stronę obejmowało koszty wysyłki.
69. W związku z powyższym Rzecznik stwierdza, że doszło do niewłaściwego administrowania ze strony Komisji, co odpowiada ósmym zarzutom skarżącego. Ponadto Rzecznik nie może stwierdzić, że Komisja w żaden sposób skorygowała ten przypadek niewłaściwego administrowania w toku niniejszego dochodzenia. Komisja ograniczyła się do odniesienia do „ugruntowanej praktyki”, która polega na „zrekompensowaniu, przynajmniej częściowo, kosztów administracyjnych, które Komisja ponosi w związku z rozpatrywaniem wniosków dotyczących bardzo dużych dokumentów lub znacznej ilości dokumentów”.Ponownie nie pozwala to wnioskodawcy ani organom odwoławczym na odpowiednie zbadanie, czy opłaty przewyższają rzeczywiste koszty sporządzenia i wysłania kopii. W szczególności koszty faktycznie pokryte lub przeznaczone do pokrycia przez podaną opłatę nie są nigdzie rozliczane.
70. Na podstawie powyższych ustaleń Rzecznik przedstawia poniżej krytyczną uwagę.
D. Zarzuty dotyczące stosowania przez Komisję terminu „unsachlich”
Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich
71. Skarżący uznał, że Komisja obraziła go, gdy w swoim komunikacie z dnia 30 marca 2007 r. poinformowała skarżącego, że nie odpowie na większość kwestii podniesionych w jego piśmie z dnia 24 marca 2007 r., ponieważ ich charakter był „niesachliczny”.
72. W swojej opinii Komisja stwierdziła, że „niesachlich” oznacza „poza tym”. Następnie argumentował, że stwierdzenie, że czyjeś argumenty były poza tym punktem, nie było w najmniejszym stopniu obraźliwe i w pełni mieściło się w granicach grzecznego dyskursu, zakładając, że Komisja może również swobodnie wyrażać swoje poglądy.
73. W swoich uwagach skarżący zasadniczo podtrzymał swoje zarzuty.
74. Rzecznik zauważa, że zarzut ten obejmuje dwie kwestie, które należy rozpatrywać oddzielnie i w następującej kolejności. Po pierwsze, należy zbadać, czy przymiotnik „niesachlich”w języku niemieckim jest obraźliwy, gdy jest używany do opisania określonego komunikatu. Po drugie, należy zbadać, czy treść danego komunikatu była rzeczywiście „niesachliczna”.
75. W odniesieniu do pierwszej kwestii przydatne jest skorzystanie z odpowiednich kodeksów dobrego postępowania administracyjnego mających zastosowanie do administracji UE.
76. Europejski kodeks dobrego postępowania administracyjnego[5] stanowi w art. 14 ust. 3, że "[n]o potwierdzenia odbioru i nie ma potrzeby udzielania odpowiedzi w przypadkach, w których pisma lub skargi stanowią nadużycie ze względu na ich nadmierną liczbę lub z powodu ich powtarzającego się lub bezsensownego charakteru."Część 4 kodeksu dobrego postępowania administracyjnego Komisji Europejskiej[6] stanowi, że zasady postępowania z korespondencją "nie mają zastosowania do korespondencji, która może być racjonalnie uznana za niewłaściwą, na przykład z powodu jej powtarzalności, nadużycia lub bezcelowości. Następnie Komisja zastrzega sobie prawo do zaprzestania takiej wymiany korespondencji.„Niemieckie tłumaczenie słowa »bezsensowny« jest, w przypadku wyżej wymienionych kodów,”...Sinnlosen Charakters...„i”... ohne erkennbaren Sinn und Zweck...”.
77. Termin „bezsensowny” – i jego ewentualne odpowiedniki w języku niemieckim – są nie mniej silne, obiektywne lub neutralne niż „niesachlich”. W związku z tym, pod warunkiem, że opis jest dokładny, nie można uznać za obraźliwe samo w sobie poinformowanie osoby, że nie otrzyma odpowiedzi, ponieważ jej korespondencja – lub poruszone w niej kwestie – są „bezcelowe”.
78. W odniesieniu do drugiej części niniejszego badania Rzecznik zauważa, co następuje:
- skarżący zwrócił się o przeprosiny za to, że Komisja odpowiedziała z opóźnieniem na jego wniosek o udzielenie informacji na temat sposobu otwarcia danych zawartych na płycie CD-ROM, które mu przesłała;
- skarżący wyjaśnił, w sposób szczegółowy i techniczny, dlaczego płyta CD-ROM nie zawierała, jego zdaniem, dokumentów będących przedmiotem sprawiedliwego rozwiązania uzgodnionego między nim a Komisją w dniu 22 lutego 2007 r.; poprosił o sprostowanie tego;
- skarżący wyjaśnił pod względem technicznym, że przedstawienie dokumentów na płycie CD-ROM było jego zdaniem słabe i poprosił o korektę;
- skarżący powtórzył swój wniosek o bardziej szczegółowe informacje na temat opłat, jakie Komisja zamierzała obciążyć go za dostarczenie dokumentów w formie papierowej;
- skarżący zapytał, czy przedmiotowe dokumenty zostały umieszczone w rejestrze, odwołując się do art. 12 rozporządzenia 1049/2001[7]. Zwrócił się w szczególności o wydruk z rejestru zawierającego wszystkie odnośne dokumenty; oraz
- wreszcie, aby uniknąć kosztów wysyłki, skarżący zwrócił się o udostępnienie mu dokumentów w formie papierowej w Luksemburgu, gdzie mógł je odebrać na miejscu. Formułując ten wniosek, odniósł się do art. 10 rozporządzenia 1049/2001[8].
79. W odpowiedzi z dnia 30 marca 2008 r. Komisja podjęła jedynie wcześniej zbadaną próbę udzielenia odpowiedzi na wniosek skarżącego o dodatkowe informacje na temat opłat pobieranych za dostarczenie dokumentów w formie papierowej. Wstrzymała się całkowicie od udzielenia odpowiedzi na pozostałe punkty pisma skarżącego, opisując je jako „niesachlich”.
80. Rzecznik Praw Obywatelskich nie może zgodzić się z dokonaną przez Komisję klasyfikacją wyżej wymienionych punktów skarżącego jako „niesachlich”. Przeciwnie, dotyczyły one głównie konkretnych i technicznych kwestii związanych ze sprawiedliwym rozwiązaniem w zakresie dostarczania dokumentów na mocy rozporządzenia 1049/2001. W rzeczywistości kilka z powyższych punktów doprowadziło do stwierdzenia niewłaściwego administrowania w niniejszej decyzji.
81. Przypuszczalnie nie można wykluczyć, że Komisja postanowiła w tym momencie odciąć komunikację ze skarżącym ze względu na ton wiadomości e-mail skarżącego. Język wiadomości e-mail wymagał (wnioskował o „bezzwłoczne” przeprosiny) i do pewnego stopnia sugerował w języku cynicznym, że wcześniejsze odpowiedzi Komisji mogły być niewystarczające ze względu na zamiar Komisji, aby go nękać. Jednakże nawet jeśli Komisja uznała taki język i oświadczenia za obraźliwe – co różni się od „poza tym” – Komisja nie przedstawiła w niniejszej sprawie żadnych argumentów w tym względzie.
82. W świetle powyższych ustaleń Rzecznik stwierdza, że przedmiotowy zarzut został uzasadniony. Jednak w świetle związku z działaniami, które już doprowadziły do wystąpienia uwag krytycznych przedstawionych poniżej, Rzecznik nie uważa za konieczne wystosowywania odpowiedniej osobnej uwagi krytycznej w tej kwestii.
E. Skarżąca
Argumenty i odpowiedź Komisji
83. Skarżący wystąpił z następującymi roszczeniami dotyczącymi: a) „oficjalne przeprosiny” oraz b)„zadośćuczynienie, które po długim postępowaniu nie mogło stanowić dostarczenia żądanych dokumentów”.
84. Komisja przeprosiła za pierwsze opóźnienie w rejestracji wniosku skarżącego o udzielenie dostępu. Przeprosiny zostały odrzucone przez skarżącego, który stwierdził, że nie może z niego czerpać żadnej satysfakcji. W odniesieniu do pozostałej części sprawy Komisja nie złożyła żadnych przeprosin ani „odszkodowań”.
Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich
85. Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że w tym przypadku nie należy dążyć do dochodzenia wyżej wymienionych roszczeń. Po pierwsze, z ogólnego kontekstu wielu sporów między skarżącym a Komisją wydaje się najbardziej mało prawdopodobne, aby dalsze działania Rzecznika mogły wywoływać przeprosiny, które skarżący uznałby za rzeczywiste i zadowalające. Po drugie, dla Rzecznika nie jest oczywiste, jakie „wynagrodzenie” może zostać poproszone w tym przypadku przez Komisję w sposób racjonalny i sensowny. Rzecznik odwołuje się ponadto do powodów zamknięcia niniejszego dochodzenia na tym etapie, bez próby znalezienia przyjaznego rozwiązania lub opracowania projektu zalecenia. Powody te przedstawiono poniżej w punkcie „Wnioski”.
F. Konkluzje
Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik przedstawia następujące uwagi krytyczne:
1. W świetle analizy przeprowadzonej w pkt A powyżej Rzecznik stwierdza, że w przedmiotowej sprawie doszło do poważnego opóźnienia ze strony Komisji w rejestracji pierwotnego wniosku skarżącego o publiczny dostęp. Był to przypadek niewłaściwego administrowania.
2. W świetle analizy przeprowadzonej w pkt C. powyżej Rzecznik stwierdza, że Komisja niesłusznie nie wyjaśniła skarżącemu swojej decyzji o pobraniu opłat za dostarczenie dokumentów. Był to przypadek niewłaściwego administrowania.
Rzecznik Praw Obywatelskich postanowił zamknąć niniejsze dochodzenie na tym etapie, a nie dążyć do znalezienia przyjaznego rozwiązania lub projektu zalecenia, z następujących powodów. Po pierwsze, nie wydaje się, aby pomiędzy skarżącym a Komisją pozostały żadne zaufanie i zaufanie. Poszukiwanie przyjaznego rozwiązania – które w normalnych warunkach powinno wiązać się z racjonalną perspektywą znalezienia rozwiązań kompromisowych, jeżeli jest to właściwe i stosowne – nie byłoby zatem ani realistyczne, ani znaczące w niniejszej sprawie. Po drugie, projekt zalecenia powinien zazwyczaj korzystać z wysokiego stopnia szczegółowości; taka specyfika prawdopodobnie zostanie lepiej osiągnięta, jeżeli strony w sprawie spróbują wdrożyć sugestię Rzecznika Praw Obywatelskich, o której mowa poniżej. Wreszcie przypadki niewłaściwego administrowania zidentyfikowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich w niniejszej sprawie zostały popełnione na szczeblu Dyrekcji Generalnej, z którą skarżący miał w ostatnich latach szereg poważnych sporów. Poniższa propozycja Rzecznika Praw Obywatelskich powinna zostać rozpatrzona przez Sekretariat Generalny Komisji, co może pomóc w uzyskaniu bardziej neutralnej i obiektywnej odpowiedzi.
Jak wskazano w pkt 51 powyżej, wydaje się oczywiste, że skarżący złożył wniosek o udzielenie dostępu w konkretnych celach, a nie tylko w celu uzyskania naukowego wglądu w pracę „Collège des chefs d’administration”. Wniosek przedstawiony przez Rzecznika Praw Obywatelskich we wspomnianym ustępie w celu lepszego określenia odpowiednich dokumentów i kwestii będących przedmiotem zainteresowania skarżącego oraz przyczynienia się do lepszego wzajemnego zrozumienia przedmiotu wniosku ma na celu zapewnienie, aby skarżący był w posiadaniu wszystkich porządków obrad i protokołów posiedzeń „Collège des chefs d’administration”. Jak wyjaśniono, porządki te zazwyczaj zawierają odniesienia do innych, bardziej szczegółowych dokumentów lub do faktu, że omawiano pewne kwestie, w odniesieniu do których przypuszczalnie istnieją dokumenty potwierdzające. Zachęca się skarżącego do zbadania tego podejścia bezpośrednio w Sekretariacie Generalnym Komisji.
Skarżący i Komisja Europejska zostaną poinformowani o tej decyzji.
P. Nikiforos DIAMANDOUROS
Sporządzono w Strasburgu dnia 19 lutego 2009 r.
[1] Dz.U. L 145, s. 43.
[2] Przepis ten stanowi, co następuje: „W przypadku wniosku dotyczącego bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów dana instytucja może nieformalnie kontaktować się z wnioskodawcą w celu znalezienia sprawiedliwego rozwiązania.”
[3] Szybkie wyszukiwanie w Internecie w momencie sporządzania niniejszej decyzji pokazało, że kwestia otwierania takich plików.mdi jest dość często stawiana na forach internetowych lub podobnych stronach internetowych.
[4] Decyzja Komisji z dnia 5 grudnia 2001 r. zmieniająca jej regulamin wewnętrzny (notyfikowana jako dokument nr C(2001) 3714), Dziennik Urzędowy 2001, L 345, s. 94.
[5] Kod jest dostępny pod następującym linkiem: http://www.ombudsman.europa.eu/resources/code.faces
[6] Kodeks dobrego postępowania administracyjnego pracowników Komisji Europejskiej w stosunkach ze społeczeństwem, załącznik do decyzji Komisji z dnia 17 października 2000 r. zmieniającej jej regulamin wewnętrzny, decyzja 2000/633, Dz.U. L 267, s. 64.
[7] "Artykuł 12
Bezpośredni dostęp w formie elektronicznej lub za pośrednictwem rejestru
1. Instytucje w miarę możliwości podają dokumenty bezpośrednio do wiadomości publicznej w formie elektronicznej lub za pośrednictwem rejestru zgodnie z przepisami danej instytucji.
2. W szczególności dokumenty ustawodawcze, czyli dokumenty sporządzone lub otrzymane w trakcie procedur przyjmowania aktów prawnie wiążących w państwach członkowskich lub dla państw członkowskich, powinny być bezpośrednio dostępne, z zastrzeżeniem art. 4 i 9.
3. W miarę możliwości należy udostępnić bezpośrednio inne dokumenty, w szczególności dokumenty dotyczące rozwoju polityki lub strategii.
4. W przypadku gdy bezpośredni dostęp nie jest zapewniony za pośrednictwem rejestru, rejestr w miarę możliwości wskazuje, gdzie znajduje się dokument.
[8] "Artykuł 10
Dostęp po złożeniu wniosku
1. Wnioskodawca ma dostęp do dokumentów poprzez zapoznanie się z nimi na miejscu lub poprzez otrzymanie kopii, w tym, o ile jest dostępna, kopii elektronicznej, zgodnie z preferencjami wnioskodawcy. Koszt sporządzenia i wysłania kopii może zostać obciążony przez wnioskodawcę. Opłata ta nie może przekraczać rzeczywistych kosztów sporządzenia i wysłania kopii. Konsultacje na miejscu, kopie mniej niż 20 stron A4 oraz bezpośredni dostęp w formie elektronicznej lub za pośrednictwem rejestru są bezpłatne.
2. Jeżeli dokument został już udostępniony przez daną instytucję i jest łatwo dostępny dla wnioskodawcy, instytucja może wypełnić swój obowiązek udzielenia dostępu do dokumentów, informując wnioskodawcę, w jaki sposób uzyskać żądany dokument.
3. Dokumenty są dostarczane w istniejącej wersji i formacie (w tym w formie elektronicznej lub w alternatywnym formacie, takim jak alfabet Braille’a, duży druk lub taśma) z pełnym uwzględnieniem preferencji wnioskodawcy.”
- Export
- Short link
- Subscribe to the case
- Get notified by email when the case is updated
- Get notified by RSS when the case is updated
- Share this page onTwitterFacebookLinkedin