Strasbūras, 2006 m. rugsėjo 8 d.

Gerb. F.,

2005 m. rugsėjo 22 d. Berlyne įsikūrusio Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf vardu pateikėte skundą Europos ombudsmenui dėl to, kad Europos Komisija tariamai tinkamai neišnagrinėjo paraiškos dėl miesto giminiavimosi projekto finansavimo.

2005 m. spalio 21 d. perdaviau skundą Komisijos pirmininkui. 2006 m. kovo 16 d. Komisija pateikė savo nuomonę. Persiunčiau jį Jums 2006 m. kovo 17 d. su kvietimu pateikti pastabas, jei to pageidautumėte. Jokių pastabų iš jūsų negauta.

2006 m. birželio 28 d. telefoniniame pokalbyje su už jūsų bylą atsakingu teisės pareigūnu nurodėte, kad nepageidaujate pateikti pastabų ir kad, jūsų nuomone, skundas išspręstas.

Dabar rašau, kad praneščiau jums atliktų tyrimų rezultatus.

Skundas

Skundo pateikėjas yra Berlyno Marzahn-Hellersdorf rajono vietos valdžios institucija. Ji surengė mainų programą, skirtą vietos muzikos mokyklos moksleiviams ir Haltono (Češyras) (Jungtinė Karalystė) moksleiviams, vykdantiems miestų giminiavimosi veiklą. Skundo pateikėjas pranešė, kad jo institucija partnerė Jungtinėje Karalystėje (toliau – priimantysis miestas) kreipėsi į Komisijos Švietimo ir kultūros generalinį direktoratą dėl finansavimo. Tačiau, skundo pateikėjo teigimu, paraiškos patvirtinimas buvo patvirtintas tik telefonu, o dotacija nebuvo išmokėta, kai 2004 m. spalio mėn. įvyko mainai, dėl kurių abi šalys patyrė finansinių sunkumų. Skundo pateikėjas taip pat pranešė, kad Komisija raštišką sutartį priimančiajam miestui išsiuntė tik pasibaigus programai. Pagal šią sutartį dotacijos buvo skirtos ir priimančiajam miestui, ir skundo pateikėjui. Skundo pateikėjo teigimu, miestas šeimininkas gavo jam priklausančią dotacijos dalį 2005 m. birželio mėn., nors jis vis dar negavo jokių pinigų.

Skundo pateikėjas teigė, kad abu partneriai kelis kartus bandė susisiekti su Komisija, tačiau tai buvo neįmanoma, nes vienintelis paskelbtas telefono numeris visada buvo užimtas ir Komisija neatsakė į 2005 m. liepos 6 d. išsiųstą faksą arba į du 2005 m. rugpjūčio 26 d. išsiųstus elektroninius laiškus.

Apibendrinant, skundo pateikėjas teigė, kad:

1. Komisija labai vėlavo išnagrinėti jo taikymą;
2. Komisija neišmokėjo skundo pateikėjui skirtos dotacijos; ir
3. Komisija neatsakė į 2005 m. liepos 6 d. faksą ir į du 2005 m. rugpjūčio 26 d. elektroninius laiškus.

Skundo pateikėjas teigė, kad Komisija turėtų išmokėti dotaciją.

Užklausa

Komisijos nuomonė

Savo nuomonėje Komisija pateikė šias pastabas:

Skundas buvo susijęs su dotacija, skirta 2004 m. spalio 4–11 d. Halton Borough Council (Jungtinė Karalystė) (toliau – priimantysis miestas) vykusiam piliečių susitikimui pagal miestų giminiavimosi veiklą. Paraišką dotacijai gauti pateikė miestas šeimininkas, kuris dėl to buvo pareiškėjas, o vėliau – paramos gavėjas, kaip apibrėžta kvietime teikti pasiūlymus ir dotacijos susitarime. Į paraišką taip pat buvo įtrauktas prašymas prisidėti prie skundo pateikėjo, kuris buvo pakviestas miestas, kelionės išlaidų padengimo. Apie sprendimą suteikti dotaciją ieškovei buvo pranešta 2004 m. rugpjūčio 12 d. laišku. Dotacijos sutartis ieškovei buvo pateikta pasirašyti 2004 m. spalio 25 dieną. 2004 m. gruodžio 1 d. Komisija gavo pasirašytą sutartį ir galutinę renginio ataskaitą. Dotacija paramos gavėjui buvo išmokėta 2005 m. birželio 2 d. Iš Komisijos pridėto dokumento paaiškėjo, kad bendra dotacijos suma siekė beveik 11 000 EUR, iš kurių apie 3 000 EUR turėjo būti skirta skundo pateikėjo transporto išlaidoms padengti.

Dėl tariamo vėlavimo

Komisija nurodė, kad, kalbant apie projektų atranką, 2004 m. rugpjūčio 12 d., t. y. likus dviem savaitėms iki kvietime teikti paraiškas nurodyto termino, buvo išsiųstas laiškas, kuriuo ieškovė, priimantis miestas, buvo informuota. Rašte buvo pateikta išsami informacija apie dotacijos paskirstymą priimančiajam miestui ir skundo pateikėjui. Ji taip pat priminė priimančiajam miestui, kad jis, kaip organizuojantis miestas, yra atsakingas už savo partnerių informavimą apie sprendimą dėl dotacijos. Kvietime teikti paraiškas nebuvo numatyta, kad Komisija tiesiogiai informuos pakviestus miestus apie projektų atranką, o taip nebuvo ir ankstesnių kvietimų teikti paraiškas atveju. Tačiau Komisija pripažino, kad ši informacija buvo svarbi pakviestiems miestams. Šiandien miestų giminiavimosi dotacijų atrankos buvo skelbiamos Komisijos interneto svetainėje, todėl su jomis galėjo tiesiogiai susipažinti visi partneriai.

Be to, Komisija nurodė, kad dotacijos sutartis priimančiajam miestui buvo išsiųsta 2004 m. spalio 25 d., t. y. praėjus dviem savaitėms po įvykio. Komisija atsiprašė už šį vėlavimą. Tačiau praktiškai vėlavimas neturėjo jokios įtakos dotacijos mokėjimui, nes mokėjimai visada buvo atliekami gavus galutinę ataskaitą. Dėl skundo pateikėjos kritikos, kad nebuvo suteiktas išankstinis finansavimas, Komisija nurodė, kad kvietime teikti pasiūlymus nebuvo numatyti išankstinio finansavimo mokėjimai, todėl skundo pateikėja turėjo žinoti, kad ji turėjo iš anksto finansuoti kelionę.

Komisija pripažino, kad pagal dotacijos susitarimą ji turėjo išmokėti dotaciją per tris mėnesius nuo galutinės ataskaitos ir susijusių dokumentų gavimo. Nagrinėjamu atveju dotacija buvo išmokėta per šešis mėnesius. Vėlavimą, dėl kurio Komisija apgailestavo, nulėmė ypač didelė mokėjimų suma miestų giminiavimosi sektoriuje ir tarnybos reorganizacija.

Dėl tariamo dotacijos neišmokėjimo

Komisija paaiškino, kad už piliečių susitikimus ji tiesiogiai mokėdavo visiems pakviestiems miestams jų dotacijų dalis. Tačiau 2004 m. ji suprato, kad šios sistemos nebeįmanoma valdyti. Dėl programos sėkmės ir didėjančio daugiašalių projektų skaičiaus jos apskaitos sistemoje atlikta per daug operacijų ir užregistruota per daug paramos gavėjų. Todėl Komisija nusprendė supaprastinti mokėjimo sistemą ir visas dotacijas išmokėti organizuojančiam miestui, kurio užduotis buvo pakviestiems miestams perduoti savo dotacijos dalį. Dėl didelio darbo krūvio ši sistema jau buvo taikoma 2004 m., nors kvietime teikti paraiškas buvo numatyta tiesioginė išmoka pakviestiems miestams.

Komisija pareiškė, kad ji informavo paramos gavėjus apie pasikeitusią sistemą, išsiųsdama laišką kiekvienam organizuojančiam miestui po to, kai buvo išmokėta dotacija. Be to, apie naująją sistemą buvo informuotos pagrindinės valstybių narių miestams ir savivaldybėms atstovaujančios organizacijos. Informacija taip pat buvo pateikta Komisijos miestų giminiavimosi tinklavietėje. Komisijos teigimu, jai buvo sunku vienu metu informuoti visus pakviestus miestus, nors ji ir pripažino, kad tai jiems būtų buvę naudinga. Bet kuriuo atveju Komisija laikėsi nuomonės, kad pakeitimas pasirodė esąs labai patogus: 2005 m. mokėjimai iš esmės buvo atlikti laikantis sutartyje nustatytų terminų ir apskritai naudos gavėjai išreiškė pasitenkinimą naująja sistema.

Dėl nagrinėjamo projekto Komisija nurodė, kad ji atliko paramos mokėjimą priimančiajam miestui, kurio banko vertė buvo 2005 m. birželio 2 d. Į išmoką buvo įtraukta dotacija priimančiajam miestui ir skundo pateikėjui, tiksliai atitinkanti dotacijos susitarime nurodytas sumas. 2005 m. liepos 28 d. organizuojančiam miestui buvo išsiųstas laiškas su išsamiu priedu dėl dotacijos paskirstymo.

Dėl tariamo atsakymo nepateikimo

Komisija paaiškino, kad 2005 m. už miestų giminiavimąsi atsakinga tarnyba didžiausią prioritetą teikė savo pagrindiniams uždaviniams, t. y. dotacijų susitarimų sudarymui ir mokėjimų atlikimui. Komisija atsiprašė, kad dėl šios priežasties ji tiesiogiai neatsakė į skundo pateikėjo atsiųstą faksą.

Be to, Komisija pareiškė, kad skundo pateikėjas 2005 m. rugpjūčio 26 d. nusiuntė du elektroninius laiškus į Komisijos miestų giminiavimosi pašto dėžutę. Tačiau ši e. pašto dėžutė buvo uždaryta nuo 2005 m. balandžio 1 d., todėl Komisija e. laiškų negavo. Tačiau skundo pateikėjas gavo automatinį atsakymą, kuriame nurodė, kad pašto dėžutė uždaryta ir kad atnaujinta informacija pateikta miestų giminiavimosi tinklalapyje, kuriame skundo pateikėjas galėjo matyti, kad dotacijos, įskaitant transporto dotacijas, buvo išmokėtos tik organizuojančiam miestui.

Komisija apgailestavo, kad buvo akivaizdžiai trūksta bendravimo tarp priimančiojo miesto ir skundo pateikėjo, net jei ji pripažino, kad ji galėjo tiesiogiai informuoti skundo pateikėją.

Dėl reikalavimo, kad Komisija išmokėtų dotaciją

Komisija priminė, kad dotacija buvo išmokėta priimančiajam miestui. Ji nurodė susisiekusi su priimančiuoju miestu ir priminė jam apie savo atsakomybę. Priimančioji savivaldybė 2006 m. vasario mėn. perdavė skundo pateikėjui dotacijos dalį, susijusią su transportu, ir raštu informavo skundo pateikėją apie mokėjimą.

Galiausiai Komisija nurodė, kad, atsižvelgdama į naudos gavėjų interesus, ji nusprendė pakeisti mokėjimų sistemą, siekdama sumažinti faktinių mokėjimų skaičių ir taip paspartinti mokėjimų procesą. Ji pripažino ir apgailestavo dėl to, kad skundo pateikėjas nebuvo pakankamai informuotas apie naująją sistemą ir kad mokėjimas buvo atidėtas perėjimo nuo senosios prie naujosios sistemos laikotarpiu. Vis dėlto šis skundas taip pat buvo pateiktas dėl neišsamios arba neegzistuojančios skundo pateikėjo ir priimančiojo miesto, kuris, kaip Komisijos sutartinis naudos gavėjas, buvo išsamiai informuotas apie naująją mokėjimo sistemą, komunikacijos.

Skundo pateikėjo pastabos

Skundo pateikėjas pastabų nepateikė. 2006 m. birželio 28 d. telefoniniame pokalbyje su už bylą atsakingu teisės pareigūnu skundo pateikėjas patvirtino, kad nepageidauja pateikti pastabų ir kad mano, jog byla išspręsta. Ji nurodė, kad gavo jai priklausančią dotacijos dalį, ir padėkojo ombudsmenui už jo pastangas.

Sprendimas

1 Problemos, susijusios su dotacijos išmokėjimu

1.1 Skundo pateikėjas, Berlyno vietos valdžios institucija, organizavo mainų programą vietos muzikos mokyklos moksleiviams ir Jungtinės Karalystės Haltono (Češyras) moksleiviams kartu su savo institucija partnere Haltono miesto taryba (toliau - priimantysis miestas) pagal miestų giminiavimosi veiklą. Skunde ombudsmenui skundo pateikėjas teigė, kad i) Komisija labai vėlavo išnagrinėti paraišką dėl šio mainų projekto finansavimo; ii) kad Komisija neišmokėjo jai skirtos dotacijos; ir iii) ji neatsakė į faksą ir du elektroninius laiškus šiuo klausimu. Skundo pateikėjas teigė, kad Komisija turėtų išmokėti dotaciją.

1.2 Savo nuomonėje Komisija atsiprašė už vėlavimą nagrinėjant šį klausimą. Ji paaiškino, kad vėluojama dėl ypač didelės mokėjimų apimties miestų giminiavimosi sektoriuje ir paslaugos reorganizavimo.

1.3 Kalbant apie tariamą dotacijos neišmokėjimą, Komisija paaiškino, kad piliečių susitikimų atveju ji tiesiogiai mokėjo visiems pakviestiems miestams jų dotacijų dalis. Tačiau, kadangi ši sistema nebebuvo valdoma, ji nusprendė supaprastinti mokėjimo sistemą ir visas dotacijas išmokėti organizuojančiam miestui, kurio užduotis buvo pakviestiems miestams perduoti jų dotacijos dalį. Dėl didelio darbo krūvio ši sistema jau buvo taikoma 2004 m., nors kvietime teikti paraiškas buvo numatyta tiesioginė išmoka pakviestiems miestams. Komisija informavo paramos gavėjus ir pagrindines miestams ir savivaldybėms atstovaujančias organizacijas apie naująją sistemą. Informacija taip pat buvo pateikta Komisijos miestų giminiavimosi tinklavietėje. Komisijos teigimu, jai buvo sunku vienu metu informuoti visus pakviestus miestus, nors ji pripažino, kad tai jiems būtų buvę naudinga. Aptariamo projekto klausimu Komisija susisiekė su priimančiuoju miestu ir priminė jam apie savo atsakomybę. Tuomet priimantysis miestas skundo pateikėjui perleido dalį dotacijos.

1.4 Kalbant apie tariamą atsakymo nepateikimą, Komisija paaiškino, kad 2005 m. už miestų giminiavimąsi atsakinga tarnyba didžiausią prioritetą teikė savo pagrindiniams uždaviniams, t. y. susitarimų dėl dotacijų sudarymui ir mokėjimų vykdymui. Ji atsiprašė, kad dėl šios priežasties tiesiogiai neatsakė į skundo pateikėjo faksą. Dėl dviejų skundo pateikėjo elektroninių laiškų Komisija nurodė, kad šie elektroniniai laiškai buvo išsiųsti į Komisijos miestų giminiavimosi pašto dėžutę, kuri tuo metu jau buvo uždaryta. Todėl Komisija e. laiškų negavo. Tačiau, pasak Komisijos, skundo pateikėjas gavo automatinį atsakymą, kuriame teigiama, kad pašto dėžutė buvo uždaryta ir kad atnaujintą informaciją galima rasti miestų giminiavimosi tinklavietėje. Komisija apgailestavo, kad skundo pateikėjas nebuvo pakankamai informuotas apie naująją mokėjimo sistemą. Vis dėlto ji laikėsi nuomonės, kad šis skundas taip pat pateiktas dėl neišsamios arba neegzistuojančios skundo pateikėjo ir priimančiojo miesto, kuris, kaip Komisijos sutartinis naudos gavėjas, buvo išsamiai informuotas apie naująją mokėjimo sistemą, komunikacijos.

1.5 Skundo pateikėjas pastabų nepateikė. Telefoniniame pokalbyje su už skundą atsakingu teisės pareigūnu skundo pateikėjas nurodė manantis, kad byla išspręsta. Ji nurodė, kad gavo minėtą išmoką, ir padėkojo ombudsmenui už jo pastangas.

2 Išvada

Iš Komisijos nuomonės ir skundo pateikėjo pastabų matyti, kad Komisija ėmėsi veiksmų šiam klausimui išspręsti ir taip patenkino skundo pateikėją. Todėl ombudsmenas užbaigia bylą. Tačiau atrodo tikslinga pateikti dar vieną pastabą dėl šios bylos.

Apie šį sprendimą taip pat bus pranešta Komisijos pirmininkui.

3 Kitos pastabos

Ombudsmenė su pasitenkinimu pažymi, kad Komisija ėmėsi priemonių, kurios, atrodo, labai pagerino jos administravimą miestų giminiavimosi sektoriuje. Vis dėlto jis taip pat pažymi, kad Komisija pripažino, jog šiuo atveju buvo vėluojama išmokėti dotaciją. Atsižvelgiant į tai, kad šio sektoriaus finansavimo prašytojai greičiausiai bus įstaigos, turinčios palyginti ribotus finansinius išteklius, ombudsmenas mano, kad tolesnis jo administracinių standartų tobulinimas būtų, jei Komisija tokiais atvejais galėtų apsvarstyti galimybę mokėti delspinigius už pavėluotą mokėjimą.

Nuoširdžiai,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS