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Decisione del Mediatore europeo sulla denuncia 3643/2005/(GK)WP contro il Parlamento europeo

Un giornalista maltese ha chiesto l'accesso ai dati relativi a tutti i pagamenti effettuati dal Parlamento ai suoi cinque deputati maltesi. Il Parlamento ha trattato tale richiesta conformemente al regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti, ma l'ha respinta per motivi di protezione dei dati, sostenendo che i documenti in questione contenevano dati personali ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001 concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari. Il giornalista ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro tale decisione, sostenendo che i contribuenti hanno il diritto di sapere in che modo i deputati al Parlamento europeo spendono denaro pubblico.

Nel suo parere sulla denuncia, il Parlamento ha confermato la sua posizione. Sostiene inoltre che il controllo pubblico sull'uso corretto dei fondi europei è garantito da audit efficaci effettuati dalla commissione per il controllo dei bilanci e dalla Corte dei conti.

Da un'ispezione dei servizi del Mediatore è emerso che la richiesta del denunciante riguardava quattro tipi di indennità, che sono state registrate in diverse banche dati, vale a dire i) un'indennità per spese generali, ii) un'indennità di assistenza parlamentare, iii) un'indennità di viaggio e iv) un'indennità di soggiorno concessa per i giorni che i deputati trascorrono lavorando per il Parlamento.

Dato che questo caso richiedeva un equilibrio tra apertura e diritto alla vita privata, il Mediatore ha consultato il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD), il quale ha ritenuto che il pubblico avesse il diritto di essere informato sul comportamento dei deputati al Parlamento europeo. A suo avviso, era evidente che i dati relativi ai deputati stessi dovevano essere divulgati. Tuttavia, per quanto riguarda i dati relativi agli assistenti dei deputati, erano necessarie eccezioni per tutelare i loro interessi legittimi.

Il Mediatore è giunto alla conclusione che il rifiuto del Parlamento di concedere al denunciante l'accesso ai dati in questione costituiva un caso di cattiva amministrazione. In un progetto di raccomandazione, ha invitato la Commissione a divulgare le informazioni richieste.

In risposta, il Parlamento ha annunciato che avrebbe pubblicato informazioni generali sulle indennità dei deputati sul suo sito web e ha accennato alla possibilità di riesaminare la situazione nel 2009. Tuttavia, ha mantenuto il suo rifiuto per quanto riguarda i dati specifici richiesti dal denunciante.

Il Mediatore ha applaudito il fatto che il Parlamento abbia riconosciuto che, in una società trasparente e democratica, il pubblico ha il diritto di essere informato sull'utilizzo dei fondi pubblici affidati ai deputati al Parlamento europeo. Accoglie con favore l'adozione da parte del Parlamento di una politica proattiva di pubblicazione sul suo sito web delle informazioni sulle diverse indennità cui i deputati hanno diritto. Il Mediatore ha inoltre preso atto della dichiarazione del Parlamento secondo cui la situazione dovrebbe essere riesaminata nel 2009 e, nella misura in cui tale dichiarazione rappresentava un impegno del Parlamento a favore di una futura revisione della trasparenza delle indennità dei deputati al Parlamento europeo, l'ha altresì accolta con favore. Tuttavia, il Mediatore si è rammaricato del fatto che il Parlamento abbia scelto di giustificare il suo rifiuto di accettare pienamente il suo progetto di raccomandazione basandosi su un'interpretazione giuridica dei regolamenti 1049/2001 e 45/2001 che indebolisce il principio di trasparenza e che è stata respinta dal Tribunale di primo grado.

In conclusione, il Mediatore ha confermato la sua constatazione di cattiva amministrazione per quanto riguarda la maggior parte degli aspetti del caso. Chiuse il caso con un'osservazione critica.


Strasburgo, 14 luglio 2008

Egregio signor V.,

Il 24 novembre 2005 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo in merito al rigetto da parte del Parlamento europeo della Sua domanda di accesso ai dati relativi alle indennità concesse ai deputati maltesi del Parlamento.

Il 4 gennaio 2006 ho trasmesso la denuncia al Presidente del Parlamento. Il Parlamento ha trasmesso il suo parere il 15 marzo 2006. Il 23 marzo 2006 le ho trasmesso l'invito a presentare osservazioni, se lo desiderava, entro il 30 aprile 2006. Non sono pervenute osservazioni da parte Sua entro tale data.

Il 9 agosto 2006 Le ho comunicato che il Suo caso era stato trasferito ad un altro legale.

Il 28 settembre 2006 ho chiesto al Parlamento di consentire ai miei servizi di consultare i documenti o le informazioni oggetto della Sua denuncia. Lei è stato informato di conseguenza lo stesso giorno.

Il 14 dicembre 2006 i miei servizi hanno effettuato un'ispezione delle tre banche dati che contengono i dati a cui Lei ha chiesto l'accesso.

Il 10 gennaio 2007 ho inviato a Lei e al Parlamento una copia della relazione sull'ispezione e l'ho invitata a formulare osservazioni, che Lei ha inviato il 15 gennaio 2007.

Con lettera del 24 aprile 2007 ho consultato il Garante europeo della protezione dei dati in merito alle questioni relative alla protezione dei dati sollevate dalla Sua denuncia. Ne ho informato lei e il Parlamento nella stessa data.

Il 4 giugno 2007 il garante europeo della protezione dei dati ha inviato la sua risposta. Il 13 giugno 2007 l'ho trasmessa al Parlamento con l'invito a formulare osservazioni. L'ho informata di conseguenza lo stesso giorno.

Il 19 luglio 2007 il Parlamento ha inviato le sue osservazioni. Le ho trasmesse il 3 agosto 2007 con un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 9 agosto 2007.

Il 24 settembre 2007 ho inviato al Parlamento un progetto di raccomandazione, chiedendogli di riconsiderare la Sua domanda di accesso ai dati in questione. Il Parlamento è stato invitato a fornire il suo parere circostanziato entro il 31 dicembre 2007. L'ho informata di conseguenza lo stesso giorno.

Il 18 dicembre 2007 il Parlamento mi ha chiesto una proroga del termine per la presentazione del suo parere circostanziato fino al 29 febbraio 2008, indicando che alcune ricerche che il suo Ufficio di presidenza stava svolgendo per fornire una risposta completa e dettagliata alla mia proposta non erano ancora state completate. Il 20 dicembre 2008 ho concesso la proroga richiesta e l'ho informata di conseguenza.

Il 29 febbraio 2008 il Parlamento ha inviato un parere circostanziato sul mio progetto di raccomandazione. Ho ricevuto il parere circostanziato del Parlamento il 7 marzo 2008 e l'ho trasmesso lo stesso giorno, invitandoLa a formulare osservazioni, se lo desiderasse, entro il 30 aprile 2008.

Con messaggio di posta elettronica del 28 aprile 2008, Lei ha chiesto una proroga di tale termine. Le ho concesso una proroga fino al 31 maggio 2008. Il 31 maggio 2008 Lei ha trasmesso le Sue osservazioni.

Le scrivo ora per comunicarle i risultati delle indagini che sono state effettuate.


LA RECLAMO

Contesto

Il denunciante è un giornalista che lavora per il settimanale maltese MaltaToday. Nell'agosto 2005 ha chiesto al Parlamento europeo l'accesso ai "conti pubblicati" dei suoi cinque deputati maltesi. A seguito di uno scambio di e-mail con il registro del Parlamento, durante il quale ha chiarito che la sua richiesta riguardava dati che dettagliavano i pagamenti effettuati dal Parlamento ai deputati di cui sopra, il denunciante ha presentato una richiesta formale di accesso a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(1) ("regolamento 1049/2001"). Il 15 settembre 2005 il Parlamento ha respinto tale richiesta, sostenendo che i documenti in questione contenevano informazioni considerate dati personali ai sensi dell'articolo 2 del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati(2) ("regolamento n. 45/2001"). Secondo il Parlamento, la divulgazione dei documenti in questione doveva essere negata in quanto avrebbe violato gli interessi della vita privata di un terzo, ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001.

In una domanda di conferma di accesso, il denunciante ha sostenuto, in sostanza, che la divulgazione dei documenti non arrecherebbe pregiudizio alla tutela degli interessi privati degli interessati e che la loro pubblicazione era nell'interesse pubblico, in quanto i deputati al Parlamento europeo dovrebbero essere aperti al controllo dei loro elettori.

Nella sua decisione sulla domanda di conferma, del 13 ottobre 2005, il Parlamento ha spiegato che la richiesta di accesso riguardava documenti relativi agli affari finanziari di diverse persone, vale a dire deputati al Parlamento europeo e assistenti parlamentari. Il trattamento di tali dati era necessario per la gestione finanziaria del Parlamento e quindi per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico a norma dell'articolo 5, lettera a), del regolamento (CE) n. 45/2001. Tuttavia, fornire tali informazioni al pubblico andava al di là di quanto necessario per il buon funzionamento dell'amministrazione del Parlamento. Pertanto, la fornitura di tali informazioni non rientrava nell'ambito di applicazione dell'articolo 5, lettera a), del regolamento (CE) n. 45/2001. Il Parlamento ha aggiunto che le eccezioni al principio generale dell'accesso ai documenti di cui all'articolo 4, paragrafo 1, del regolamento n. 1049/2001 erano formulate in termini imperativi, di modo che era tenuto a rifiutare l'accesso se riteneva che la divulgazione dei documenti avrebbe arrecato pregiudizio agli interessi ivi menzionati. Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante relativa alla necessità di un controllo pubblico, il Parlamento ha sostenuto che il corretto utilizzo dei fondi pubblici era garantito dai pertinenti controlli interni ed esterni. A norma dell'articolo 74 del regolamento del Parlamento, le indennità ricevute dai deputati al Parlamento europeo sono state oggetto di controlli nell'ambito della procedura di discarico. La commissione per il controllo dei bilanci e la Corte dei conti hanno applicato le norme applicabili a nome del pubblico.

Il Parlamento ha inoltre sostenuto che l'articolo 5, paragrafo 3, del regolamento del Parlamento stabilisce che i deputati non hanno il diritto di consultare i fascicoli e i conti personali di altri deputati. Dal momento che tale accesso è stato persino negato ai deputati al Parlamento europeo, vi era un motivo in più per negarlo a persone esterne al Parlamento.

Inoltre, il Parlamento ha sottolineato che il regolamento (CE) n. 1049/2001 non obbliga in alcun modo le istituzioni a creare documenti per rispondere a una domanda. Quando le informazioni richieste non erano disponibili in uno o più documenti esistenti ma comportavano la raccolta di dati da una banca dati, la domanda andava oltre l'ambito di applicazione del regolamento. Le banche dati non erano in realtà raccolte di documenti, ma insiemi di dati in continua evoluzione. Ciò valeva per le informazioni richieste dal denunciante, in quanto tali informazioni erano contenute in un sistema di gestione dei dati contabili e non in un unico documento. Di conseguenza, la sua richiesta, stricto sensu, non rientrava nell'ambito di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001. Tuttavia, il Parlamento ha aggiunto che, conformemente alla sua politica di trasparenza, aveva esaminato la domanda alla luce delle disposizioni del regolamento.

Sulla base di tali considerazioni, il Parlamento ha respinto la richiesta del denunciante.

La denuncia al Mediatore

Nella sua denuncia al Mediatore europeo, il denunciante sosteneva che un deputato al Parlamento europeo era una persona pubblica che veniva pagata sia dai governi nazionali che dai fondi europei e quindi indirettamente dai contribuenti europei. I contribuenti dovrebbero pertanto avere il diritto di controllare l'utilizzo dei loro contributi accedendo ai conti dei deputati al Parlamento europeo. Ritiene inoltre che sia nell'interesse nazionale dei contribuenti maltesi essere informati in merito a tali questioni da un giornale nazionale. Fa riferimento all'articolo 6 del trattato UE e alla Carta dei diritti fondamentali. Il denunciante ha sottolineato che l'apertura ha rafforzato i principi della democrazia e dei diritti fondamentali e ha aiutato i cittadini dell'Unione a partecipare agli affari dell'UE.

In sostanza, il denunciante sosteneva che il Parlamento aveva ingiustamente rifiutato di concedergli l'accesso ai dati relativi alle indennità concesse ai deputati maltesi. Egli ha chiesto che gli fosse concesso tale accesso. Il denunciante ha precisato che i dati dovrebbero mostrare gli importi ricevuti dai deputati al Parlamento europeo nonché il modo in cui tali importi sono stati utilizzati per il funzionamento dei loro uffici e per il finanziamento delle loro pensioni nell'ambito del regime pensionistico del Parlamento.

L'INCHIESTA

Sull’ambito dell’indagine

Il Mediatore ha chiesto al Parlamento un parere in merito alle accuse e alle richieste del denunciante.

Tuttavia, ha specificato che l'ambito della sua indagine era limitato ai documenti o alle informazioni esistenti alla data del rigetto da parte del Parlamento della domanda di conferma del denunciante per l'accesso ai documenti.

Parere del Parlamento

Nel suo parere, il Parlamento ha innanzitutto ricordato le informazioni che aveva fornito al denunciante durante i suoi primi contatti con il registro del Parlamento: Il registro aveva informato il denunciante che non esistevano conti pubblicati. Ha descritto il sistema attualmente esistente, in assenza di uno statuto dei deputati al Parlamento europeo. Ha sottolineato che si tratta di un sistema ibrido basato sugli stipendi dei deputati al Parlamento europeo, pagati dalle autorità nazionali, e sulle "varie indennità di segreteria, rimborso delle spese di viaggio, ecc.", che sono state versate dal Parlamento a carico del suo bilancio. Il denunciante aveva quindi ricevuto una copia delle norme che disciplinano le indennità di segreteria e il rimborso delle spese di viaggio.

A seguito di uno scambio di e-mail, il registro aveva informato il denunciante che le informazioni relative ai pagamenti effettuati ai deputati dal Parlamento erano incluse in una banca dati. Le informazioni sono state raccolte esclusivamente a fini contabili e non sono state né pubblicate né distribuite, ad eccezione degli organismi o delle istituzioni di revisione contabile previsti dalle norme pertinenti.

Oltre alle norme relative alle indennità, il Parlamento ha fornito al denunciante la cifra aggregata per gli importi erogati ai deputati sotto forma di indennità di segreteria e di altro tipo. Secondo il Parlamento, tuttavia, ciò che il denunciante aveva effettivamente voluto ottenere era la ripartizione per ciascun deputato degli importi percepiti per ciascuna indennità (ad esempio, gli stipendi effettivamente versati agli assistenti) e i dettagli dei viaggi intrapresi in relazione alle attività dei deputati. Il Parlamento ha sostenuto di aver continuato a ritenere che la ripartizione dettagliata di tali cifre rientrasse nell'ambito di applicazione dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001, in quanto tali documenti contabili riguardavano non solo i deputati al Parlamento europeo, ma anche terzi, come gli assistenti, i cui rapporti con i deputati erano disciplinati da un contratto di diritto privato. Il Parlamento ha sostenuto di non essere autorizzato a interferire in tale rapporto e si è limitato al ruolo di contabile.

Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante secondo cui i deputati maltesi al Parlamento europeo dovrebbero essere soggetti al controllo dei contribuenti maltesi, il Parlamento ha sostenuto che i deputati al Parlamento europeo erano soggetti a controlli specifici effettuati dagli organismi incaricati di verificare se la loro gestione finanziaria fosse conforme alle norme in vigore. Il controllo pubblico sul corretto utilizzo dei fondi pubblici europei è stato garantito da audit efficaci effettuati dalla commissione per il controllo dei bilanci e dalla Corte dei conti. Conformemente all'articolo 74 del regolamento del Parlamento, le indennità dei deputati al Parlamento europeo sono state oggetto di controlli nell'ambito della procedura di discarico.

Inoltre, il Parlamento ricorda che l'articolo 5, paragrafo 3, del suo regolamento stabilisce che i deputati al Parlamento europeo non hanno accesso ai fascicoli e ai conti personali riguardanti altri deputati. Poiché tale accesso è stato negato ad altri deputati, il Parlamento ha sostenuto che esso era a fortiori negato a persone esterne al Parlamento, come il denunciante.

Il Parlamento ha aggiunto che il denunciante era inoltre in grado di avere accesso diretto, via Internet, alla "Dichiarazione di interessi finanziari" di ciascuno dei cinque deputati maltesi.

Osservazioni del denunciante

Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante.

Ispezione del fascicolo da parte del Mediatore

Sulla base delle informazioni ricevute fino a quel momento, il Mediatore ha proceduto ad una valutazione preliminare della denuncia. Egli ha osservato che, sebbene si potesse sostenere che la richiesta del denunciante riguardava l'accesso alle informazioni piuttosto che l'accesso ai documenti, sia il denunciante che il Parlamento hanno basato il loro ragionamento sul regolamento (CE) n. 1049/2001.

Tuttavia, dalle osservazioni del Parlamento, non era ancora del tutto chiaro al Mediatore quali fossero esattamente i documenti o le informazioni a cui si riferiva la denuncia.

Il Mediatore ha pertanto deciso, a norma dell'articolo 3, paragrafo 2, dello statuto del Mediatore, di chiedere al Parlamento di concedere ai suoi servizi l'accesso a tali documenti o informazioni.

Il 14 dicembre 2006 il sig. C., capo dell'unità "Indennità dei deputati" della direzione generale delle Finanze del Parlamento, ha ricevuto i rappresentanti del Mediatore. Spiega che la sua unità gestisce quattro diversi tipi di indennità per i deputati al Parlamento europeo, vale a dire i) l'indennità per le spese generali, ii) l'indennità per il rimborso delle spese di assistenza parlamentare, iii) le indennità di viaggio e iv) la cosiddetta indennità di soggiorno. Afferma che i dati relativi a tali indennità sono registrati in tre banche dati, ossia a) una banca dati denominata INDE per le spese generali, b) una banca dati denominata CID relativa all'indennità per il rimborso delle spese di assistenza parlamentare e c) una banca dati denominata MIME per le indennità di viaggio e di soggiorno.

A titolo di esempio e in via riservata, il sig. C. ha mostrato ai rappresentanti del Mediatore le stampe degli estratti di queste tre banche dati per i singoli deputati al Parlamento europeo.

a) I tabulati della banca dati INDE riportavano il nome del deputato interessato, l'importo ricevuto a titolo di indennità per spese generali, l'importo dei contributi al regime pensionistico dei deputati da detrarre dall'indennità e le coordinate bancarie del deputato. C. spiega che l'indennità è stata versata sotto forma di somma forfettaria uguale per tutti i deputati, ma che l'importo dei contributi pensionistici da detrarre varia a seconda dei singoli fattori (come l'età e il regime prescelto) ed è ovviamente pari a zero per i deputati che non hanno partecipato al regime pensionistico dei deputati. Afferma che la determinazione di tali importi spetta all'unità Diritti sociali del Parlamento.

In risposta ad una domanda dei rappresentanti del Mediatore in merito alla pubblicità dell'importo della somma forfettaria, il sig. C. ha dichiarato che essa non era pubblica in quanto tale, ma che alcuni mezzi di comunicazione avevano pubblicato l'importo fissato per l'anno 2005.

b) I tabulati della banca dati CID mostravano l'importo che il deputato interessato aveva chiesto di versare ai suoi assistenti ogni mese. Oltre al nome del deputato al Parlamento europeo, i tabulati riportavano i nomi degli assistenti e gli importi ricevuti da ciascuno di essi in base ai loro contratti con il deputato al Parlamento europeo. In altri casi è stato indicato il nome di una società anziché i nomi degli assistenti. C. spiega che i contratti conclusi dai deputati con i loro assistenti non sono necessariamente contratti di lavoro, ma possono anche essere contratti di servizi. Spiega che gli importi versati agli assistenti per conto dei deputati al Parlamento europeo nell'ambito di tale indennità variano e sono soggetti a un massimale fisso. I tabulati riportavano, per ogni mese, questa cifra massima e la parte di essa che era stata utilizzata durante quel periodo, nonché la quantità che non era stata utilizzata. C. spiega che il bilancio mensile inutilizzato può essere utilizzato in qualsiasi momento fino alla fine dell'anno, quando scadrà. Spiega inoltre che la prova richiesta per effettuare i pagamenti agli assistenti era il contratto di questi ultimi con il deputato al Parlamento europeo e la prova della loro copertura previdenziale. Ha continuato affermando che la sua unità non ha ricevuto le buste paga degli assistenti.

In risposta a una domanda sulla possibilità di produrre estratti della banca dati che non rivelassero i nomi degli assistenti, il sig. C. ha dichiarato che non si trattava di un'operazione standard, ma che poteva essere effettuata utilizzando filtri o uno strumento di interrogazione come Business Objects.

c) Il sig. C. spiega inoltre che i tabulati della banca dati MIME mostrano, in primo luogo, l'indennità versata per i viaggi dei deputati tra il loro luogo di origine e il loro luogo di lavoro, vale a dire Bruxelles e Strasburgo. Egli ha dichiarato che tale indennità era versata in una somma forfettaria, calcolata sulla base della distanza percorsa e del mezzo di trasporto prescelto. La somma forfettaria sarebbe rimborsata anche se le spese effettive di viaggio fossero inferiori. Tuttavia, i deputati erano tenuti a presentare le loro carte d'imbarco per essere rimborsati per i viaggi aerei. In secondo luogo, la banca dati mostrava l'indennità di soggiorno del deputato, che viene concessa per i giorni trascorsi a lavorare per il Parlamento. L'on. C. spiega che tale indennità è stata concessa sulla base di elenchi firmati dai deputati al Parlamento europeo quando, ad esempio, partecipavano alle commissioni di cui erano membri. L'importo dell'indennità era lo stesso per ogni deputato al Parlamento europeo. In terzo luogo, dalla banca dati risultavano rimborsi per altre spese di viaggio, che, secondo il sig. C., erano stati effettuati sulla base della prova delle spese effettivamente sostenute. Le rubriche che sono apparse nell'esempio presentato ai rappresentanti del Mediatore comprendevano quanto segue: viaggi aerei, "frais divers" (spese varie), spese alberghiere e spese di taxi. Una stampa più dettagliata mostrava le date e i luoghi di viaggio, nonché la connessione utilizzata. Per quanto riguarda l'indennità di soggiorno, il tabulato più dettagliato riportava il nome della commissione intervenuta.

Il sig. C. spiega che la banca dati contiene anche maggiori dettagli per rubriche quali frais divers. Ha confermato che non vi erano dati relativi a terzi in questa banca dati. Le spese di viaggio degli assistenti, ad esempio, non hanno potuto essere rimborsate a titolo di tale indennità.

In risposta a una domanda dei rappresentanti del Mediatore in merito alla questione se, oltre a tali indennità e alle pensioni, il Parlamento abbia effettuato altri pagamenti ai deputati al Parlamento europeo, il sig. C. ha dichiarato che ciò non è avvenuto al suo livello, ma che l'unità Diritti sociali ha pagato anche le spese mediche nonché i corsi di lingua e di informatica. Inoltre, i funzionari delle casse di anticipi di altre direzioni generali potrebbero in alcune occasioni avere il diritto di versare anticipi ai deputati durante le loro missioni all'estero. Tuttavia, esse dovrebbero essere successivamente verificate e approvate dall'unità del sig. C.

Una relazione sull'ispezione è stata inviata al denunciante e al Parlamento.

Osservazioni del denunciante

Commentando la relazione di ispezione, il denunciante ha confermato che la sua richiesta di accesso ai documenti riguardava i quattro tipi di indennità registrati nelle tre banche dati che i rappresentanti del Mediatore avevano ispezionato. Ribadisce la sua opinione secondo cui le informazioni contenute nelle banche dati dovrebbero essere rese pubbliche perché i contribuenti europei hanno il diritto di controllare l'utilizzo dei loro contributi. Inoltre, gli eurodeputati maltesi sono stati responsabili nei confronti degli elettori maltesi per il modo in cui hanno speso i soldi che hanno ricevuto dal bilancio europeo in relazione alle loro funzioni.

Il denunciante ha inoltre sottolineato che, come sottolineato dal sig. C., era possibile divulgare informazioni dettagliate sui pagamenti dei deputati ai loro assistenti senza rivelare i nomi di questi ultimi. Tale linea d'azione consentirebbe la divulgazione delle informazioni richieste senza violare l'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001. Egli ha sostenuto che, dato che le informazioni dettagliate contenute nelle tre banche dati potevano essere rese pubbliche senza divulgare i nomi di terzi, la richiesta di accesso non andava al di là dell'ambito di applicazione del regolamento 1049/2001.

Il denunciante ha chiesto al Mediatore di valutare se la divulgazione delle informazioni richieste potesse compromettere la tutela della vita privata o dell'integrità delle persone interessate e di accertare se ciò comportasse un rischio reale di grave pregiudizio per i loro interessi protetti.

Il denunciante ha aggiunto che, qualora parti di un documento non fossero accessibili, il resto del documento dovrebbe essere divulgato.

Consultazione da parte del Mediatore del Garante europeo della protezione dei dati

A seguito di un'attenta analisi delle informazioni che gli erano state fornite dal denunciante e dal Parlamento, il Mediatore ha ritenuto che il presente caso lasciasse spazio a opinioni divergenti sulla corretta interpretazione e applicazione delle norme in materia di protezione dei dati. Più specificamente, richiedeva di trovare un equilibrio tra l'apertura e il diritto alla vita privata, una situazione che il Garante europeo della protezione dei dati ("GEPD") aveva discusso nel suo documento di riferimento sull'accesso del pubblico ai documenti e sulla protezione dei dati(3).

Il Mediatore ha pertanto deciso di consultare il GEPD su questo caso, a norma delle parti C e D del memorandum d'intesa tra il GEPD e il Mediatore(4). Di conseguenza, il Mediatore ha chiesto al GEPD di pronunciarsi sulla questione se e, in caso affermativo, in che misura i dati richiesti dal denunciante potessero essere divulgati.

In particolare, il Mediatore ha osservato che il Parlamento aveva sostenuto che alcuni documenti non potevano essere divulgati perché contenevano dati personali relativi a terzi, in particolare i nomi degli assistenti dei deputati al Parlamento europeo. Tuttavia, il Parlamento non sembra aver preso in considerazione la possibilità di concedere un accesso parziale a tali dati, ad esempio cancellando i nomi degli assistenti. Nel contesto dei pagamenti agli assistenti, è anche emerso che tali pagamenti, che vengono effettuati ogni mese per conto del rispettivo deputato al Parlamento europeo, variano fino a un determinato massimale fisso. I rappresentanti del Mediatore erano stati informati che il bilancio mensile inutilizzato a titolo di tale indennità poteva essere utilizzato in qualsiasi momento fino alla fine dell'anno, quando sarebbe scaduto. Pertanto, ci si potrebbe chiedere se non sia possibile dare accesso almeno a determinate cifre aggregate, come le informazioni se e in che misura i deputati al Parlamento europeo abbiano esaurito il loro bilancio a titolo di tale indennità per un determinato anno. Inoltre, e per quanto riguarda gli stessi deputati, il Parlamento non sembra aver esaminato se, nel caso in cui i documenti in questione contenessero dati sensibili riguardanti i suoi deputati, chiedere loro un parere sugli effetti di un'eventuale divulgazione dei dati.

Risposta del GEPD

Nella sua risposta, il GEPD ha ricordato che, nel suo documento informativo, aveva ampiamente discusso le situazioni in cui un'istituzione prende una decisione su una richiesta di accesso del pubblico a documenti contenenti dati personali. In tali situazioni, ha sostenuto il GEPD, l'istituzione doveva tenere conto della natura fondamentale sia del diritto di accesso del pubblico che del diritto alla protezione dei dati. Ciò si è tradotto in un approccio equilibrato. Tuttavia, molto spesso non era chiaro se, in circostanze specifiche, dovesse essere concesso l'accesso del pubblico ai dati personali.

In tale contesto, il GEPD ha formulato una serie di osservazioni sul caso in questione.

In primo luogo, ha affermato che si doveva tener conto del fatto che il caso riguardava principalmente i dati personali dei deputati al Parlamento europeo. Sebbene la posizione di deputato al Parlamento europeo non implichi che alle persone che detengono tale posizione debba essere negata la protezione della loro vita privata, la considerazione fondamentale in una società trasparente e democratica doveva essere che il pubblico ha il diritto di essere informato del loro comportamento. Gli eurodeputati dovevano essere consapevoli di questo interesse pubblico. Nel caso di specie, ciò era ancora più evidente in quanto riguardava la spesa di fondi pubblici, affidata ai deputati al Parlamento europeo. Il GEPD ha sottolineato che, nelle cause riunite C-465/00, C-138/01 e C-139/01 Österreichischer Rundfunk e a.(5), la Corte di giustizia ha esplicitamente riconosciuto l'obiettivo di monitorare il corretto utilizzo dei fondi pubblici come giustificazione dell'ingerenza nella vita privata.

Il GEPD ha inoltre affermato che, per quanto riguarda i dati personali degli assistenti dei deputati, il risultato doveva essere più sfumato. A questo proposito, egli ha sostenuto che, sebbene anche in questo caso il diritto all'informazione del pubblico sia predominante, sono tuttavia necessarie eccezioni volte a tutelare gli interessi legittimi degli assistenti. Secondo il GEPD, un esempio di ciò potrebbe essere che la divulgazione del nome di un assistente, in relazione al deputato per il quale ha lavorato, potrebbe rivelare le opinioni politiche dell'assistente. Si trattava di dati sensibili ai sensi dell'articolo 10 del regolamento (CE) n. 45/2001. Il GEPD ha dichiarato che, a prima vista, la soluzione suggerita dal Mediatore nelle sue considerazioni, vale a dire cancellare i nomi degli assistenti, tutelerebbe adeguatamente i diritti degli assistenti. Il GEPD ha inoltre ritenuto che, se, per motivi specifici, tale soluzione non soddisfacesse gli interessi giustificati degli interessati, si potrebbe prendere in considerazione l'accesso a dati aggregati, come indicato dal Mediatore.

Per quanto riguarda la possibilità di chiedere ai deputati il loro parere sugli effetti della potenziale divulgazione dei dati, il GEPD ha dichiarato che, in generale, ha pienamente approvato il ricorso a questa opzione. Tuttavia, egli ha aggiunto che, nel caso di specie, non era convinto della sua utilità, nella misura in cui riguardava dati relativi ai deputati stessi. In conclusione, il GEPD ha dichiarato che sembrava ovvio che tali dati dovessero essere divulgati. Ritiene tuttavia che potrebbe essere utile interrogarsi sugli effetti della potenziale divulgazione dei dati relativi agli assistenti.

Il Mediatore ha trasmesso copie della risposta del GEPD al Parlamento e al denunciante.

Osservazioni del Parlamento

Il Parlamento ha risposto di aver esaminato il parere del GEPD in modo molto dettagliato. Tuttavia, ha nuovamente richiamato l'attenzione del Mediatore sugli argomenti da esso addotti nel suo parere sul caso in esame. Il Parlamento sottolinea l'importanza di ricordare che, come sottolineato dall'Ufficio di presidenza nella sua decisione sulla richiesta di accesso del denunciante, gli audit relativi all'utilizzo dei fondi pubblici sono stati effettuati sia all'interno che all'esterno dell'istituzione. Il Parlamento sottolinea che tali controlli devono essere effettuati da organismi indipendenti, come la Corte dei conti europea, e in conformità delle procedure istituzionali che garantiscono il rispetto sia delle norme che disciplinano l'utilizzo dei fondi pubblici sia della libertà d'azione dei deputati al Parlamento europeo.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni sulla risposta del GEPD e sulle osservazioni del Parlamento su tale risposta, il denunciante ha sottolineato nuovamente che i principi in gioco nella sua denuncia erano la trasparenza e la responsabilità. Concorda sul fatto che gli audit interni ed esterni debbano essere effettuati conformemente alle procedure istituzionali. Tuttavia, è stato necessario garantire che i deputati al Parlamento europeo potessero essere chiamati a rispondere delle loro azioni da parte delle persone che li avevano eletti. Il denunciante ha aggiunto che, poiché i deputati al Parlamento europeo appartenevano ai rappresentanti più alti d'Europa, era loro diritto ricevere buone tariffe professionali. Tuttavia, ha ritenuto che il pubblico avesse il diritto di sapere esattamente quali fossero queste tariffe.

Il denunciante ha dichiarato di essere lieto di osservare che il GEPD ha concluso che i dati relativi ai deputati stessi dovevano essere divulgati. Concorda pienamente con il parere del GEPD secondo cui i deputati al Parlamento europeo devono essere consapevoli dell'interesse pubblico ad essere informati del loro comportamento e che ciò è ancora più evidente nel suo caso in quanto riguarda la spesa di fondi pubblici. Il denunciante ha ringraziato il Mediatore per i suoi sforzi in questo caso.

PROGETTO DI RACCOMANDAZIONE DELL'OMBUDSMAN

Considerazioni del Mediatore

1. Il Mediatore ha osservato che sia il denunciante che il Parlamento hanno basato il loro ragionamento nel caso di specie sulle disposizioni contenute nel regolamento 1049/2001, relative all'accesso ai documenti, sebbene si potesse sostenere che la richiesta del denunciante riguardava l'accesso alle informazioni. Pertanto, il Mediatore ha basato le sue considerazioni esclusivamente sulla legislazione relativa all'accesso ai documenti.

2. Il Mediatore ha inoltre osservato che la posizione assunta dal GEPD quando lo ha consultato in relazione a questo caso era sostanzialmente simile a quella da lui costantemente assunta in relazione all'accesso del pubblico ai documenti. Nel caso di specie, gli standard di trasparenza dovevano essere particolarmente elevati, dato che riguardavano i) l’uso di fondi pubblici ai quali i cittadini contribuiscono mediante le loro imposte e ii) il comportamento di tali rappresentanti eletti dai cittadini.

3. Per quanto riguarda le argomentazioni del Parlamento contro la divulgazione dei dati, il Mediatore ha ritenuto di dover distinguere tra i deputati stessi e i terzi.

4. Come chiaramente affermato dal GEPD, i deputati al Parlamento europeo dovevano essere consapevoli dell'interesse pubblico al loro comportamento, in particolare se tale comportamento è, come nel caso di specie, connesso all'uso di fondi pubblici. Pertanto, il Mediatore ha ritenuto che, in questo aspetto del caso, l'apertura dovrebbe prevalere sul diritto alla vita privata di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001.

5. Per quanto riguarda l'argomento del Parlamento secondo cui controlli specifici da parte della commissione per il controllo dei bilanci e della Corte dei conti hanno garantito il corretto utilizzo dei fondi pubblici, il Mediatore ha ricordato che il regolamento 1049/2001 non impone ai richiedenti di motivare la loro domanda di accesso ai documenti. Pertanto, il Mediatore ha considerato invalido l’argomento dedotto da un’istituzione che esamina una domanda secondo cui lo stesso fine che il richiedente intende raggiungere chiedendo l’accesso a taluni documenti può essere raggiunto con altri mezzi. Il Mediatore ha pertanto ritenuto che il riferimento del Parlamento ai controlli finanziari da parte degli organismi responsabili non fosse pertinente nel contesto del presente caso.

6. Il Mediatore ha inoltre osservato che il Parlamento ha inoltre fatto riferimento all'articolo 5, paragrafo 3, del suo regolamento, che stabilisce che i deputati non possono avere accesso ai fascicoli e ai conti personali di altri deputati. Il Parlamento ha ritenuto che, poiché tale accesso era negato ad altri deputati, esso fosse a fortiori negato a persone esterne al Parlamento. Il Mediatore ha ricordato che il regolamento del Parlamento è stato adottato dal Parlamento stesso al fine di organizzarne il funzionamento interno. Ritiene che non possano essere applicate direttamente alle relazioni del Parlamento con i cittadini. Pertanto, non sembravano costituire una base giuridica adeguata per respingere la domanda di accesso del denunciante.

7. Il Mediatore ha pertanto ritenuto che gli argomenti addotti dal Parlamento non fossero convincenti e che, pertanto, il rifiuto del Parlamento di concedere al denunciante l'accesso ai dati da lui richiesti, nella misura in cui si riferivano esclusivamente ai deputati al Parlamento europeo, non fosse giustificato. Si trattava di cattiva amministrazione.

8. Per quanto riguarda i dati personali relativi agli assistenti dei deputati, il Mediatore ha ricordato che, nella sua lettera al GEPD, aveva osservato che il Parlamento non sembrava aver preso in considerazione la possibilità di concedere un accesso parziale ai documenti contenenti tali dati personali, ad esempio cancellando i nomi degli assistenti. Il GEPD ha confermato che la cancellazione dei nomi degli assistenti tutelerebbe adeguatamente i loro diritti, a meno che non vi siano motivi specifici per cui tale soluzione non soddisferebbe i loro legittimi interessi. Pertanto, il Mediatore ha ritenuto che il Parlamento non avrebbe dovuto divulgare i nomi degli assistenti. Tuttavia, anche la mancata considerazione della possibilità di concedere un accesso parziale ai documenti contenenti dati personali degli assistenti, ad esempio cancellando i nomi degli assistenti, costituiva un caso di cattiva amministrazione.

9. Tali considerazioni hanno indotto il Mediatore a trarre le seguenti conclusioni in relazione ai dati contenuti nelle singole banche dati:

La banca dati INDE per le spese generali non sembrava contenere dati relativi a persone diverse dai deputati stessi. Il Mediatore ha ritenuto ovvio che l'importo della somma forfettaria versata a tutti i deputati per le loro spese generali dovesse essere divulgato, se non fosse già pubblico. Le coordinate bancarie dei deputati, che figurano anche negli estratti di questa banca dati, non dovrebbero ovviamente essere divulgate.

Per quanto riguarda le detrazioni dall'importo forfettario previsto per il regime pensionistico dei deputati al Parlamento europeo, il Mediatore ha osservato che il GEPD non si era pronunciato in particolare su tale questione. Tuttavia, è stato osservato che il Mediatore stava trattando un'altra denuncia relativa all'accesso del pubblico all'elenco dei nomi di tutti i deputati che partecipano al regime pensionistico dei deputati(6). L'indagine del Mediatore su tale caso era ancora pendente. Ritiene pertanto di dover attendere l'esito di tale causa prima di formulare raccomandazioni in merito alla questione se il Parlamento debba concedere l'accesso anche ai dati relativi alla partecipazione dei singoli deputati al regime pensionistico dei deputati.

Per quanto riguarda la banca dati CID che registra le indennità per il rimborso delle spese di assistenza parlamentare, il Mediatore ha ritenuto che i nomi degli assistenti non dovessero essere divulgati. Tuttavia, a quanto ha potuto vedere il Mediatore, non sembravano esserci motivi specifici, come quelli menzionati dal GEPD, che richiederebbero un'ulteriore anonimizzazione oltre alla cancellazione dei nomi degli assistenti. Pertanto, il Mediatore ha ritenuto che, in assenza di motivi specifici contrari a tale divulgazione, dovrebbe essere concesso l'accesso ai pertinenti estratti di tale banca dati, ad eccezione dei riferimenti ai nomi degli assistenti, che dovrebbero essere cancellati.

Per quanto riguarda la banca dati MIME che registra le indennità di viaggio e di soggiorno dei deputati al Parlamento europeo, il Mediatore ha osservato che, come confermato dal rappresentante del Parlamento, la banca dati non conteneva dati relativi a terzi. Ritiene pertanto che debba essere concesso il pieno accesso ai dati contenuti in tale banca dati.

10. Sulla base delle considerazioni di cui sopra, il Mediatore ha concluso che il Parlamento ha erroneamente respinto, nella sua interezza, la domanda del denunciante per l'accesso ai dati contenuti nelle sue banche dati INDE, CID e MIME. Si trattava di cattiva amministrazione.

Il progetto di raccomandazione

Sulla base delle considerazioni che precedono, il Mediatore ha presentato al Parlamento europeo il seguente progetto di raccomandazione, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo:

"IlParlamento dovrebbe i) riconsiderare la domanda di accesso del denunciante ai dati che specificano le indennità concesse ai deputati maltesi e ii) concedere al denunciante l'accesso a tali dati in base alle considerazioni di cui sopra."

Parere circostanziato del Parlamento

Nel suo parere circostanziato, il Parlamento ha sottolineato che i deputati al Parlamento europeo devono essere in grado di svolgere il loro mandato in piena indipendenza, che deve essere salvaguardata da qualsiasi pressione indebita. Ha sottolineato che la loro rielezione è stata il controllo finale da parte dei cittadini sulle loro azioni e attività. Date le differenze nel tenore di vita a livello europeo, che sono diventate ancora più evidenti in seguito all'ultimo allargamento, il Parlamento ha deciso di versare ai deputati alcune indennità in aggiunta alla retribuzione versata dalle autorità nazionali. L'obiettivo di tali indennità era armonizzare le condizioni di lavoro dei deputati e garantirne l'indipendenza politica e finanziaria.

Il Parlamento ha dichiarato di apprezzare l'argomento secondo cui, in una società trasparente e democratica, i cittadini hanno il diritto di essere informati sull'utilizzo delle entrate pubbliche, in questo caso i fondi pubblici affidati ai deputati al Parlamento europeo. Di conseguenza, ha informato il Mediatore che, al fine di migliorare la politica di trasparenza del Parlamento per quanto riguarda il sistema di indennità dei deputati al Parlamento europeo e in linea con le migliori pratiche individuate nei diversi Stati membri, il suo Ufficio di presidenza ha deciso di pubblicare sul suo sito web (a) le informazioni relative alla regolamentazione che disciplina il pagamento delle spese e delle indennità dei deputati ("SID") e (b) gli importi cui i deputati hanno diritto a titolo delle diverse rubriche. Tale pubblicazione, che comprenderebbe informazioni su tutte le modifiche degli importi o delle norme non appena intervenute, sarebbe accompagnata da una spiegazione facilmente accessibile e di facile comprensione per i cittadini della finalità e dell'uso di ciascuna indennità.

Per quanto riguarda l'indennità per spese generali, il Parlamento afferma che tutti i deputati hanno ricevuto la stessa indennità mensile forfettaria per le spese generali, che è stata rivista annualmente dall'Ufficio di presidenza e ammonta attualmente a 4 052 EUR. Su richiesta, i cittadini potevano ottenere informazioni sull'importo fissato ogni anno. La proposta di pubblicare informazioni sulle indennità sul sito web del Parlamento renderebbe questa cifra direttamente accessibile al pubblico. Il Parlamento ha ritenuto che avrebbe quindi ottemperato alla richiesta del Mediatore per quanto riguarda questo tipo di indennità.

Per quanto riguarda l'indennità per il rimborso delle spese di assistenza parlamentare, il Parlamento afferma che ciascun deputato ha diritto a un'indennità mensile di questo tipo fino a un importo massimo di attualmente 16 914 EUR per coprire le spese derivanti dall'impiego o dall'utilizzo dei servizi di uno o più assistenti. Sottolinea che, ai sensi dell'allegato XV (punto 1.3, ultimo trattino) del regolamento del Parlamento europeo, l'elenco degli assistenti dei deputati deve essere reso direttamente accessibile al pubblico. I nomi degli assistenti erano infatti già accessibili sul sito web del Parlamento e potevano essere consultati direttamente o in relazione ai nomi dei deputati. Pertanto, concedere l'accesso ai documenti relativi al rimborso delle spese di assistenza parlamentare, anche con i nomi degli assistenti cancellati, interferirebbe con il diritto alla vita privata degli assistenti, in quanto l'incrocio di entrambe le fonti di informazione rivelerebbe i dettagli del reddito personale dei singoli assistenti. Di conseguenza, la semplice cancellazione dei loro nomi non sarebbe sufficiente a proteggerli.

Il Parlamento ha aggiunto che, secondo la sentenza della Corte di giustizia nella causa Rechnungshof (7), per essere lecito, il trattamento di dati personali consistente nella trasmissione a terzi di dati relativi a pagamenti a favore di persone fisiche deve essere necessario e adeguato all'obiettivo di interesse generale perseguito. Nel caso di specie, il controllo della spesa pubblica costituiva l’interesse pubblico da tutelare. La pubblicazione dei nomi degli assistenti, o dei dati che consentivano l'identificazione mediante deduzione, non era necessaria ai sensi dell'articolo 5, lettera a), del regolamento (CE) n. 45/2001 per la realizzazione di tale interesse pubblico.

Per quanto riguarda le indennità di viaggio e di soggiorno, il Parlamento ricorda che, quando un deputato partecipa a una riunione ufficiale di uno degli organi del Parlamento all'interno dell'UE, l'importo dell'indennità di viaggio è calcolato sulla base del modo di trasporto e della distanza per viaggio di ritorno tra il luogo di residenza e il luogo di lavoro. Le informazioni sui metodi di calcolo e sugli importi in questione saranno rese disponibili sul sito web del Parlamento a seguito della decisione dell'Ufficio di presidenza.

Il Parlamento ritiene che occorra trovare un giusto equilibrio tra i due diversi interessi pubblici nel garantire, da un lato, il libero esercizio del mandato dei deputati e, dall'altro, un controllo efficace della spesa pubblica. Il Parlamento ritiene che la divulgazione delle ripartizioni nominali degli importi percepiti a titolo dell'indennità di viaggio potrebbe avere gravi conseguenze per i deputati. In effetti, qualora tali documenti divenissero accessibili, si potrebbero trarre conclusioni sull'attività politica di un deputato e sulle sue fonti di informazione. Tale indagine nell'esercizio del loro mandato potrebbe violare il principio di cui all'articolo 2 del regolamento del Parlamento, che impone ai deputati di esercitare il loro mandato in modo indipendente.

Per quanto riguarda l'indennità di soggiorno, il Parlamento sottolinea che i deputati hanno diritto a un'indennità forfettaria, attualmente pari a 287 EUR al giorno, per la partecipazione alle riunioni ufficiali degli organi del Parlamento. Tale indennità era destinata a coprire le spese di vitto e alloggio, nonché qualsiasi altra spesa sostenuta durante il soggiorno. Aggiunge che tali informazioni saranno rese disponibili sul sito web del Parlamento a seguito della decisione dell'Ufficio di presidenza.

Per quanto riguarda la necessità di bilanciare la protezione dei dati e il controllo della spesa pubblica, in generale, il Parlamento ha ribadito che la presente denuncia riguardava principalmente i dati personali dei deputati al Parlamento europeo, che dovevano essere trattati conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001. Secondo la giurisprudenza dei giudici comunitari, la concessione dell'accesso del pubblico a un documento contenente dati personali costituiva un trattamento di dati personali ai sensi dell'articolo 2 del regolamento (CE) n. 45/2001 e l'obbligo incombente alle istituzioni ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 di concedere l'accesso ai documenti costituiva un obbligo giuridico di trattare dati personali ai sensi dell'articolo 5, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001. Ai sensi di tale articolo 5, lettera b), i dati personali potrebbero essere trattati se "iltrattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il responsabile del trattamento". La Corte di giustizia aveva riconosciuto l'obiettivo di monitorare l'uso corretto dei fondi pubblici come giustificazione della cosiddetta violazione della vita privata, ma aveva sostenuto che il trattamento doveva essere coerente con il principio di proporzionalità quando era per uno scopo pubblico(8). Pertanto, l’interesse a garantire il miglior utilizzo dei fondi pubblici doveva essere bilanciato con la gravità dell’ingerenza nei diritti delle persone interessate al rispetto della vita privata.

Il Parlamento ha dichiarato che il suo Ufficio di presidenza ha ritenuto che i dati personali, vale a dire i nomi e gli importi versati per singole voci, dei deputati al Parlamento europeo contenuti nelle dichiarazioni sui pagamenti delle spese e delle indennità relative alla vita privata delle persone e che la divulgazione avrebbe implicazioni considerevoli per le persone interessate. Inoltre, va osservato che il corretto utilizzo dei fondi pubblici in questo caso particolare era già garantito dai pertinenti controlli interni ed esterni. L'interesse pubblico alla verifica delle spese è stato soddisfatto attraverso i meccanismi di audit che coinvolgono la commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento e la Corte dei conti. Va inoltre riconosciuto che tali audit hanno rispettato il diritto alla vita privata dei deputati e dei loro assistenti nella misura in cui i funzionari coinvolti nelle procedure di verifica interne ed esterne avevano l'obbligo del segreto professionale.

Il Parlamento ha aggiunto che i suoi deputati non sono mai stati informati del fatto che i dettagli delle loro spese potrebbero essere rivelati al pubblico. La divulgazione di tali informazioni significherebbe utilizzarle per scopi diversi da quelli per i quali i dati sono stati raccolti (articolo 6 del regolamento (CE) n. 45/2001). Il Parlamento ha inoltre ribadito che, ai sensi del suo regolamento, i deputati non hanno accesso ai fascicoli e ai conti personali di altri deputati, il che significa che l'accesso è a fortiori negato a persone esterne al Parlamento.

Il Parlamento ha sottolineato che, contrariamente a quanto ritenuto dal Mediatore, esso non aveva rifiutato l'accesso per il motivo che il fine che il ricorrente intendeva raggiungere richiedendo l'accesso ai documenti poteva essere raggiunto con altri mezzi. Essa si era limitata ad affermare che l’interesse pubblico prevalente, che poteva giustificare la divulgazione, invocato in una domanda doveva essere distinto dall’interesse pubblico generale all’accesso ai documenti e doveva essere specifico della situazione di cui trattasi(9), ossia adeguato all’obiettivo di interesse pubblico perseguito.

In conclusione, il Parlamento ha confermato il suo parere secondo cui la divulgazione di documenti che rivelano i dettagli degli importi versati ai singoli deputati sotto forma di varie indennità previste dalla regolamentazione SID sarebbe sproporzionata rispetto all'obiettivo perseguito dal regolamento 1049/2001, vale a dire la responsabilità dell'amministrazione nei confronti dei cittadini in un sistema democratico (considerando 2). La comunicazione dei dati non era necessaria ed era pertanto incompatibile con l'articolo 5, lettera a), del regolamento (CE) n. 45/2001. In particolare, la presenza di un organo democraticamente legittimo, la commissione per il controllo dei bilanci, e di un meccanismo di audit esterno, la Corte dei conti, ha giustificato la conclusione che esistevano mezzi efficaci di controllo sulle spese dei deputati al Parlamento europeo.

Il Parlamento ha inoltre riferito che le indagini con i parlamenti nazionali degli Stati membri hanno dimostrato che, in generale, i singoli dettagli o le ripartizioni delle indennità effettivamente versate ai deputati al Parlamento non sono stati resi pubblici. Il Parlamento ha allegato alla sua lettera al Mediatore una tabella che illustra le pratiche riscontrate nei diversi Stati membri dell'UE e in alcuni Stati al di fuori dell'UE.

Secondo il Parlamento, la maggioranza dei parlamenti nazionali ha pubblicato sui propri siti web brevi descrizioni delle indennità cui i deputati hanno diritto nell'esercizio dei loro mandati, nonché la finalità di tali indennità e le norme che le disciplinano. Tuttavia, il fatto che quasi nessun parlamento nazionale abbia fornito informazioni sulle indennità versate ai singoli deputati indica che tale divulgazione è stata generalmente ritenuta una violazione indesiderabile della vita privata. Inoltre, il semplice fatto che vi fossero prassi diverse tra i parlamenti nazionali richiedeva moderazione da parte del Parlamento europeo, al fine di evitare di obbligare i deputati ad adottare una prassi che andava al di là di quanto richiesto nei rispettivi Stati membri.

Il Parlamento ha aggiunto che i singoli deputati potevano, naturalmente, decidere se volevano divulgare maggiori informazioni sulle indennità loro versate rispetto a quanto richiesto dalla regolamentazione del Parlamento.

Il Parlamento sottolinea inoltre che occorre tenere presente che lo statuto dei deputati entrerà in vigore il primo giorno della legislatura del Parlamento europeo a partire dal 2009. In tale contesto entrerebbero in vigore nuove norme di attuazione. In particolare, le norme relative al rimborso delle spese di viaggio e al regime pensionistico cambierebbero. Pertanto, il Parlamento ha sostenuto che la situazione dovrebbe essere nuovamente analizzata alla luce delle esperienze derivanti dall'entrata in vigore dello statuto.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia. Osserva che finora il Parlamento non ha nemmeno chiesto ai cinque deputati al Parlamento europeo cui si riferisce il caso di esprimere il loro parere sulla questione, sebbene ciò avrebbe potuto aggiungere ulteriori punti di vista al dibattito. Inoltre, non aveva stabilito se i deputati avessero dato il loro consenso alla divulgazione dei dati, ai sensi dell'articolo 5, lettera d), del regolamento (CE) n. 45/2001.

Il denunciante ha sottolineato ancora una volta che la sua richiesta era nell'interesse pubblico e ha dichiarato di non potersi fidare degli audit interni del Parlamento. In tale contesto, il denunciante ha sottolineato che uno di tali audit sull'indennità di assistenza parlamentare, che era durato 14 mesi, era stato recentemente completato. Tuttavia, il Parlamento aveva poi deciso di non pubblicare i risultati di tale audit. Il denunciante ha sostenuto che una sintesi dei risultati dell'audit era stata pubblicata da un deputato, di propria iniziativa, e che tale sintesi faceva riferimento a varie irregolarità. Pertanto, il denunciante ha chiesto quali garanzie il Parlamento offra ai cittadini in termini di trasparenza e corretta revisione dei conti dei deputati al Parlamento europeo.

Il denunciante ha chiesto al Mediatore di adottare tutte le misure possibili per portare la sua denuncia alla più ampia attenzione dei deputati al Parlamento europeo, del pubblico e dei media europei, in particolare nel contesto della proposta di riforma del regolamento 1049/2001, che, a suo avviso, limiterebbe ulteriormente l'accesso ai documenti. Inoltre, ha chiesto al Mediatore di garantire che il Parlamento adempisse al suo annuncio di pubblicare sul suo sito web informazioni sulle indennità dei deputati al Parlamento europeo e quindi di soddisfare la richiesta del Mediatore a tale riguardo.

Il denunciante ha ritenuto che dalla sintesi della relazione del revisore interno pubblicata da un deputato al Parlamento europeo fosse chiaro che le attuali norme sull'indennità di assistenza parlamentare offrivano un'opportunità di abuso, consentendo ai deputati al Parlamento europeo, ad esempio, di pagare l'intero importo disponibile nell'ambito di tale indennità ai prestatori di servizi sebbene avessero solo uno o addirittura nessun assistente accreditato o di pagare l'indennità a una società fittizia.

Inoltre, dalla stessa sintesi è emerso che, nel 26 % dei casi inclusi nel campione per la relazione di audit, non era stato presentato all'amministrazione del Parlamento alcun certificato di affiliazione a un regime di sicurezza sociale, che il revisore aveva ritenuto non conforme alle norme SID. Inoltre, vi sono stati casi in cui gli assistenti sono stati pagati in modo eccessivo per le spese di viaggio e di soggiorno. Il denunciante ha ritenuto che tale sintesi dovesse essere presa in considerazione nel valutare se la divulgazione richiesta fosse "necessaria in una società democratica".

Il denunciante ha inoltre osservato che il Parlamento ha interpretato il concetto di privacy in modo molto ampio, il che lo ha portato a bloccare tutti gli accessi agli account dei deputati al Parlamento europeo. Tuttavia, a suo avviso, la sua richiesta non costituiva in alcun modo un'intrusione nella "cerchia interna" della vita privata dei deputati e dei loro assistenti, ma perseguiva l'obiettivo legittimo di chiamare i deputati a rispondere pubblicamente delle loro azioni.

Il denunciante ha sottolineato ancora una volta che gli elettori dovevano essere in grado di verificare se i risultati conseguiti dai deputati durante il loro mandato giustificassero l'importo del denaro pagato dal Parlamento. In caso contrario, gli elettori non potrebbero sfruttare appieno i vantaggi della democrazia.

LA DECISIONE

1 Accesso del pubblico ai dati relativi alle indennità concesse ai deputati
al Parlamento europeo

1.1 Il denunciante, un giornalista che lavora per il settimanale maltese MaltaToday, ha chiesto al Parlamento europeo l'accesso ai dati relativi ai pagamenti effettuati dal Parlamento ai suoi cinque deputati maltesi. Il Parlamento ha respinto la domanda del denunciante e la domanda di conferma, sostenendo che i documenti in questione contenevano dati personali ai sensi dell'articolo 2 del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati(10) ("regolamento n. 45/2001"). Secondo il Parlamento, la divulgazione dei documenti violerebbe gli interessi della vita privata di un terzo, ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(11) ("regolamento 1049/2001"). Inoltre, il corretto utilizzo dei fondi pubblici è stato garantito dai pertinenti controlli interni ed esterni effettuati dalla commissione per il controllo dei bilanci e dalla Corte dei conti. Il Parlamento sostiene inoltre che l'articolo 5, paragrafo 3, del suo regolamento stabilisce che i deputati al Parlamento europeo non hanno il diritto di consultare i fascicoli e i conti personali di altri deputati. Pertanto, a fortiori, tale accesso doveva essere negato a persone esterne al Parlamento.

1.2 Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante sosteneva che un deputato al Parlamento europeo era una persona pubblica pagata sia dai governi nazionali che dai fondi europei e quindi indirettamente dai contribuenti europei. I contribuenti dovrebbero pertanto avere il diritto di controllare l'utilizzo dei loro contributi avendo accesso ai conti dei deputati al Parlamento europeo. Sottolinea che l'apertura rafforza i principi della democrazia e dei diritti fondamentali e aiuta i cittadini dell'Unione a partecipare agli affari europei.

L'indagine del Mediatore

1.3 Nel suo parere, il Parlamento ha mantenuto la sua posizione. Essa ha precisato, in particolare, di non poter dare accesso ai documenti controversi in quanto essi riguardavano non solo i deputati, ma anche terzi, quali gli assistenti, i cui rapporti con i deputati erano disciplinati da un contratto di diritto privato. Il Parlamento ha sostenuto che non gli era consentito interferire in tale rapporto e si è quindi limitato al ruolo di contabile. Ha inoltre sostenuto che il controllo pubblico sull'uso corretto dei fondi europei è garantito da audit efficaci effettuati dalla commissione per il controllo dei bilanci e dalla Corte dei conti.

1.4 Da un'ispezione dei servizi del Mediatore è emerso che la richiesta del denunciante riguardava quattro tipi di indennità per i deputati al Parlamento europeo, registrate in tre banche dati dalla Direzione generale delle Finanze del Parlamento. In particolare, la banca dati INDE registra le indennità per le spese generali, la banca dati CID registra le indennità per il rimborso delle spese di assistenza parlamentare e la banca dati MIME registra le indennità di viaggio e di soggiorno dei deputati al Parlamento europeo. A titolo di esempio e in via riservata, ai rappresentanti del Mediatore sono state mostrate stampe di estratti di queste tre banche dati riguardanti singoli deputati al Parlamento europeo.

  1. I tabulati della banca dati INDE riportavano il nome del deputato interessato, l'importo percepito a titolo di indennità per spese generali, corrisposto sotto forma di somma forfettaria uguale per tutti i deputati, l'importo dei contributi al regime pensionistico dei deputati da detrarre dall'indennità, che variava a seconda dei singoli fattori, e le coordinate bancarie del deputato.
  2. I tabulati della banca dati CID indicavano l'importo che il deputato interessato aveva chiesto di versare al suo assistente o ai suoi assistenti ogni mese. Oltre al nome del deputato al Parlamento europeo, i tabulati riportavano i nomi degli assistenti e gli importi ricevuti da ciascuno di essi, conformemente ai loro contratti con il deputato al Parlamento europeo. In altri casi è stato indicato il nome di una società anziché i nomi degli assistenti, dato che i contratti conclusi dai deputati con i loro assistenti potrebbero anche essere contratti di servizi. Gli importi versati agli assistenti per conto dei deputati al Parlamento europeo nell'ambito di tale indennità variavano e erano soggetti a un determinato massimale fisso. I tabulati mostravano, per ogni mese, questo budget massimo e la parte di esso che era stata utilizzata, così come l'importo che non era stato utilizzato. Il rappresentante del Parlamento ha dichiarato che il bilancio inutilizzato di ogni mese potrebbe essere utilizzato in qualsiasi momento fino alla fine dell'anno, quando scadrà.
  3. I tabulati della banca dati MIME indicavano, in primo luogo, l'indennità versata per i viaggi dei deputati tra il loro luogo di origine e i loro luoghi di lavoro, vale a dire Bruxelles e Strasburgo. Tale indennità è stata versata in una somma forfettaria, calcolata sulla base della distanza pertinente e del mezzo di trasporto prescelto. La somma forfettaria sarebbe rimborsata anche se le spese effettive di viaggio fossero inferiori. Tuttavia, i deputati erano tenuti a presentare le loro carte d'imbarco per essere rimborsati per i viaggi aerei. In secondo luogo, la banca dati mostrava l'indennità di soggiorno del deputato, che è concessa per i giorni trascorsi a lavorare per il Parlamento ed è calcolata sulla base degli elenchi firmati dai deputati al Parlamento europeo quando, ad esempio, partecipano alle commissioni di cui erano membri. L'importo dell'indennità era lo stesso per ogni deputato al Parlamento europeo. In terzo luogo, dalla banca dati risultavano rimborsi per altre spese di viaggio, effettuati sulla base della prova delle spese effettivamente sostenute. Le rubriche che sono apparse nell'esempio presentato ai rappresentanti del Mediatore comprendevano quanto segue: viaggi aerei, "frais divers" (spese varie), spese alberghiere e spese di taxi. Una stampa più dettagliata mostrava le date e i luoghi di viaggio, nonché la connessione utilizzata. Per quanto riguarda l'indennità di soggiorno, il tabulato più dettagliato riportava il nome della commissione intervenuta. Il rappresentante del Parlamento ha dichiarato che non vi erano dati relativi a terzi in questa banca dati. Le spese di viaggio degli assistenti, ad esempio, non hanno potuto essere rimborsate a titolo di tale indennità.
Il parere del GEPD

1.5 Dato che nel caso di specie era necessario trovare un equilibrio tra l'apertura e il diritto alla vita privata, il Mediatore ha consultato il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) in merito alla possibilità di divulgare i dati richiesti dal denunciante e, in caso affermativo, in che misura. Nella sua risposta, il GEPD ha sottolineato che, sebbene la posizione di deputato al Parlamento europeo non implichi che alle persone che detengono tale posizione debba essere negata la tutela della loro vita privata, la considerazione fondamentale deve essere che il pubblico ha il diritto di essere informato del loro comportamento. Gli eurodeputati dovevano essere consapevoli di questo interesse pubblico. Nel caso di specie, ciò era ancora più evidente in quanto riguardava la spesa dei fondi pubblici affidati ai deputati al Parlamento europeo. Per quanto riguarda la possibilità di chiedere ai deputati il loro parere sugli effetti della potenziale divulgazione dei dati, il GEPD ha dichiarato di non essere convinto dell'utilità di tale possibilità nel caso di specie, in quanto sembrava ovvio che i dati relativi ai deputati stessi dovessero essere divulgati.

Per quanto riguarda i dati relativi agli assistenti dei deputati, il GEPD ha dichiarato che il risultato doveva essere più sfumato. Pur sostenendo che il diritto all'informazione del pubblico era predominante anche nel loro caso, il GEPD ha tuttavia ritenuto che fossero necessarie eccezioni per proteggere gli interessi legittimi degli assistenti. Ha poi sottolineato, a titolo di esempio, che la divulgazione dei nomi degli assistenti in relazione ai deputati per i quali hanno lavorato potrebbe rivelare le opinioni politiche degli assistenti, che costituiscono dati sensibili ai sensi dell'articolo 10 del regolamento (CE) n. 45/2001. Secondo il GEPD, la cancellazione dei nomi degli assistenti costituirebbe un'adeguata tutela dei loro diritti. Il GEPD ha inoltre ritenuto che, se, per motivi specifici, tale soluzione non soddisfacesse gli interessi giustificati degli interessati, si potrebbe prendere in considerazione l'accesso a cifre aggregate.

Progetto di raccomandazione del Mediatore

1.6 A seguito di una valutazione approfondita dei diversi aspetti del caso, il Mediatore ha concluso che il Parlamento ha erroneamente respinto, nella sua interezza, la domanda di accesso del denunciante ai dati contenuti nelle sue banche dati INDE, CID e MIME. Si trattava di cattiva amministrazione. Egli ha pertanto indirizzato un progetto di raccomandazione al Parlamento, chiedendogli di "i) riconsiderare la domanda di accesso del denunciante ai dati che specificano le indennità concesse ai deputati maltesi e ii) concedere al denunciante l ' accesso a tali dati" conformemente alle considerazioni da lui formulate.

Parere circostanziato del Parlamento e osservazioni del denunciante

1.7 Nel suo parere circostanziato, il Parlamento ha informato il Mediatore che, in linea con le migliori pratiche individuate nei diversi Stati membri, il suo Ufficio di presidenza aveva deciso di pubblicare sul suo sito web informazioni riguardanti la regolamentazione che disciplina il pagamento delle spese e delle indennità dei deputati ("SID") e gli importi cui i deputati hanno diritto nell'ambito delle diverse rubriche. Essa ha ritenuto che in tal modo avrebbe ottemperato alla richiesta del Mediatore per quanto riguarda l'indennità per spese generali. Per quanto riguarda l'indennità per il rimborso delle spese di assistenza parlamentare, il Parlamento ha sostenuto che la concessione dell'accesso a tali dati, anche se i nomi degli assistenti fossero cancellati, interferirebbe con il loro diritto alla vita privata, in quanto l'incrocio di tali informazioni con l'elenco degli assistenti dei deputati, già direttamente accessibile sul sito web del Parlamento, rivelerebbe i dettagli del reddito personale dei singoli assistenti. Per quanto riguarda l'indennità di viaggio, il Parlamento ha sostenuto che la divulgazione della ripartizione degli importi ricevuti a titolo di questa rubrica potrebbe avere gravi conseguenze per i deputati, in particolare perché si potrebbero trarre conclusioni in merito all'attività politica del deputato e alle sue fonti di informazione. Per quanto riguarda l'indennità di soggiorno, l'importo dell'indennità forfettaria giornaliera sarà reso pubblico sul sito web del Parlamento.

Il Parlamento ha sostenuto che la divulgazione dei dati personali, vale a dire i nomi e le somme versate per singole voci, sarebbe sproporzionata rispetto all'obiettivo perseguito dal regolamento (CE) n. 1049/2001. Essa ha ritenuto che la divulgazione non fosse necessaria e, pertanto, incompatibile con l’art. 5, lett. a), del regolamento n. 45/2001. Inoltre, i deputati non sono mai stati informati del fatto che i dettagli delle loro spese potrebbero essere rivelati al pubblico. Inoltre, il fatto che quasi nessun parlamento nazionale abbia fornito informazioni sulle indennità versate ai singoli deputati ha indicato che tale divulgazione è stata generalmente ritenuta una violazione indesiderabile della vita privata. Il semplice fatto che vi fossero prassi diverse tra i parlamenti nazionali richiedeva moderazione da parte del Parlamento europeo, al fine di evitare di obbligare i deputati ad adottare una prassi che andava al di là di quanto richiesto nei rispettivi Stati membri.

Il Parlamento ha inoltre sottolineato che i singoli deputati possono, naturalmente, decidere di divulgare più informazioni di quanto richiesto dalle norme del Parlamento. Ha aggiunto che, una volta entrato in vigore lo statuto dei deputati nel 2009, entreranno in vigore anche nuove norme di attuazione per quanto riguarda il rimborso delle spese di viaggio e il regime pensionistico. Pertanto, il Parlamento ha sostenuto che la situazione dovrebbe essere nuovamente analizzata alla luce delle esperienze che potrebbero derivare dall'entrata in vigore dello statuto.

1.8 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia. Ha richiamato l'attenzione del Mediatore su una sintesi di una relazione di audit interno elaborata dal revisore interno del Parlamento, che era stata messa a disposizione da un singolo deputato e che, secondo il denunciante, dimostrava che le norme vigenti offrivano ai deputati un'opportunità di abuso. Ha sostenuto che la sintesi dovrebbe essere presa in considerazione nel valutare se la divulgazione che aveva richiesto fosse "necessaria in una società democratica". Il denunciante ha ritenuto che il Parlamento abbia interpretato il concetto di vita privata in modo troppo ampio. Questa posizione del Parlamento ha confermato che il controllo pubblico era effettivamente necessario per consentire agli elettori di giudicare le prestazioni dei deputati al Parlamento europeo. Il denunciante ha inoltre sottolineato che il Parlamento non aveva mai chiesto il parere dei cinque deputati maltesi interessati e non aveva stabilito se avessero dato il loro consenso alla divulgazione dei dati. Ha chiesto al Mediatore di adottare tutte le misure possibili al fine di portare questo caso alla più ampia attenzione dei deputati al Parlamento europeo, del pubblico e dei media. Chiede inoltre al Mediatore di verificare se il Parlamento abbia rispettato l'annuncio secondo cui avrebbe messo a disposizione alcune informazioni sul suo sito web.

La valutazione del Mediatore

1.9 Il Mediatore ritiene che le questioni sollevate dal denunciante nel caso di specie potrebbero, in teoria, essere interpretate da tre prospettive principali, vale a dire in relazione ai principi di trasparenza, responsabilità finanziaria e responsabilità politica. Il principio di trasparenza fa parte dei principi di buona amministrazione, rispetto che il Mediatore deve cercare di garantire. Per quanto riguarda il secondo di questi principi, il modo in cui i deputati utilizzano i fondi pubblici solleva la questione se le relative spese siano state correttamente contabilizzate. Il Mediatore ritiene che tale esame costituisca la responsabilità primaria delle autorità di controllo interno del bilancio del Parlamento e della Corte dei conti. Per quanto riguarda il principio della responsabilità politica, il Mediatore ritiene che la questione rientri nella competenza esclusiva del Parlamento e dei suoi deputati. Il Parlamento e i deputati svolgono un ruolo di importanza centrale nel funzionamento e nel sistema dei controlli e degli equilibri istituzionali dell'Unione europea e agiscono, in ultima analisi, sotto il controllo esercitato dagli stessi elettori.

1.10 È quindi importante sottolineare, in via preliminare, che la presente indagine riguarda esclusivamente la questione se, nel caso di specie, il Parlamento abbia rispettato il principio di trasparenza per quanto riguarda l'accesso del pubblico ai dati in questione. Il Mediatore ricorda ancora una volta che sia il Parlamento che il denunciante hanno basato il loro ragionamento sul regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso ai documenti. Dato che il Parlamento ha accettato di esaminare la richiesta del denunciante come una richiesta di accesso ai documenti ai sensi di tale regolamento (e non, ad esempio, come una richiesta di informazioni), devono essere applicate le procedure e i criteri stabiliti in tale regolamento. Ciò implica anche che solo le eccezioni previste dal regolamento potrebbero costituire validi motivi per respingere legittimamente la domanda del denunciante.

1.11 Nel suo parere circostanziato, il Parlamento ha fatto riferimento ad uno studio sulle prassi degli Stati membri in materia di accesso alle indennità concesse ai membri dei parlamenti nazionali. Il Mediatore osserva che dallo studio presentato dal Parlamento risulta che un gran numero di parlamenti nazionali non fornisce effettivamente informazioni sui pagamenti individuali ai propri membri, ma che dalla stessa fonte risulta anche che sette parlamenti nazionali danno accesso a tali informazioni e che non sono indicati risultati per altri otto parlamenti, tre dei quali sembrano aver risposto a uno studio precedente nel 2002, indicando che hanno dato accesso alle informazioni in questione. Il Parlamento ha sostenuto che il semplice fatto che esistano prassi diverse tra i parlamenti nazionali richiede da parte sua moderazione, al fine di evitare di obbligare i deputati ad adottare una prassi che vada al di là di quanto richiesto nei rispettivi Stati membri. Tuttavia, la questione se l’accesso debba essere concesso o meno nel caso di specie è una questione che deve essere risolta esclusivamente a livello dell’Unione e solo in applicazione del diritto dell’Unione. Le informazioni che il Parlamento ha fornito in merito alle pratiche adottate a livello degli Stati membri, sebbene preziose come fonte di dati comparativi, non possono pertanto giustificare il rigetto della domanda del denunciante per motivi che non rientrano nelle esenzioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001.

1.12 Il Mediatore prende inoltre atto della dichiarazione del Parlamento secondo cui la situazione dovrebbe essere riesaminata a seguito dell'entrata in vigore, nel 2009, del nuovo statuto dei deputati. Nella misura in cui tale dichiarazione rappresenta un impegno del Parlamento a favore di una futura revisione della trasparenza delle indennità dei deputati al Parlamento europeo, il Mediatore la accoglie con favore. Tuttavia, ciò che è in discussione nel caso di specie è una domanda di accesso ai documenti presentata nel 2005 e il modo in cui essa è stata trattata dal Parlamento. È quindi ovvio che il Mediatore deve valutare il caso sulla base della legge in vigore al momento in cui il Parlamento ha trattato la domanda.

Relazione tra il regolamento (CE) n. 1049/2001 e il regolamento (CE) n. 45/2001

1.13 Secondo il suo quarto considerando, lo scopo del regolamento 1049/2001 è "dareil massimo effetto possibile al diritto di accesso del pubblico ai documenti". L'art. 4, n. 1, lett. b), del regolamento, evocato dal Parlamento a sostegno della sua posizione, dispone quanto segue:

"Leistituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela: (...) la vita privata e l'integrità dell'individuo, in particolare in conformità della legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali."

Secondo la giurisprudenza consolidata dei giudici comunitari, i) le eccezioni al diritto generale di accesso ai documenti di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001 devono essere applicate e interpretate in modo restrittivo(12); ii) l'istituzione interessata, qualora rifiuti l'accesso, deve valutare in ogni singolo caso se il documento in questione rientra nelle eccezioni previste(13); e iii) deve essere presa in considerazione la possibilità di concedere un accesso parziale alle informazioni non contemplate dalle pertinenti eccezioni(14).

L’art. 5 del regolamento n. 45/2001 dispone quanto segue:

"I dati personali possono essere trattati solo se:

a) il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico in base ai trattati che istituiscono le Comunità europee o ad altri strumenti giuridici adottati sulla base di tali trattati o per l'esercizio legittimo di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo comunitario o un terzo cui sono comunicati i dati, oppure

b) il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il responsabile del trattamento, oppure

c) il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o per adottare misure su richiesta dell'interessato prima della conclusione di un contratto, oppure

d) l'interessato ha espresso inequivocabilmente il proprio consenso, oppure

e) il trattamento è necessario per tutelare gli interessi vitali dell'interessato."

1.14 Il Mediatore osserva che il Parlamento ha citato la sentenza della Corte di giustizia nella causa Österreichischer Rundfunk (15), in cui la Corte ha dichiarato che la direttiva 95/46/CE relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati(16) non ostava a una normativa nazionale che impone la divulgazione dei nomi dei beneficiari di importi di reddito annuo superiori a una determinata soglia, a condizione che il giudice nazionale stabilisca che tale divulgazione è necessaria e adeguata all'obiettivo di interesse pubblico perseguito dalla normativa. Il Parlamento ha sostenuto che, nel caso di specie, il controllo della spesa pubblica costituiva l'interesse pubblico da tutelare e che la pubblicazione dei pagamenti individuali ai deputati e agli assistenti non era necessaria ai sensi dell'articolo 5, lettera a), del regolamento (CE) n. 45/2001 per la realizzazione di tale interesse pubblico.

1.15 Tale posizione giuridica sembra basarsi sul presupposto che il regolamento (CE) n. 1049/2001 crei un rinvio al regolamento (CE) n. 45/2001 per quanto riguarda i documenti contenenti dati personali. Il Mediatore ritiene che tale approccio avrebbe gravi implicazioni per il diritto di accesso dei cittadini ai documenti ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

In particolare, va osservato che l'articolo 6, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che i richiedenti non sono tenuti a motivare la domanda di accesso a un determinato documento. Tuttavia, l'articolo 8, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001 stabilisce che i dati personali sono trasferiti solo "se il destinatario dimostra la necessità del trasferimento dei dati". Sia l’articolo 8, lettera b), sia l’articolo 5, lettera a), del regolamento n. 45/2001, su cui il Parlamento si è basato nel caso di specie, richiedono la necessità affinché il trasferimento dei dati sia lecito. L'applicazione di tali disposizioni priverebbe quindi di significato l'articolo 6, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001 in tutti i casi in cui i cittadini chiedono l'accesso a un documento contenente dati personali. Secondo il Mediatore, questa non può essere stata l'intenzione del legislatore comunitario. È pertanto necessario trovare un'interpretazione che tenga debitamente conto degli interessi tutelati sia dal regolamento (CE) n. 45/2001 che dal regolamento (CE) n. 1049/2001.

1.16 Per quanto riguarda il rapporto tra il regolamento (CE) n. 1049/2001 e il regolamento (CE) n. 45/2001, il Mediatore ha sempre ritenuto che sia l'accesso del pubblico ai documenti che la protezione dei dati siano diritti legittimi, ma che non siano diritti concorrenti(17). Il principio prevalente nella pubblica amministrazione deve essere quello di servire i cittadini attraverso procedure decisionali aperte, al fine di consentire loro di monitorare l'esercizio del suo potere. Sulla base di tali considerazioni, il Mediatore ha costantemente sottolineato, nel contesto di una serie di denunce relative all'accesso ai documenti, che tale accesso non può essere limitato da un'interpretazione indebitamente ampia della legislazione in materia di protezione dei dati(18).

1.17 Il GEPD ha ampiamente adottato la stessa posizione nel suo documento di riferimento sull'accesso del pubblico ai documenti e sulla protezione dei dati(19). Ha confermato questo punto di vista nella sua risposta alla consultazione del Mediatore nel caso in esame, in cui ha sottolineato che, sebbene ai deputati al Parlamento europeo non debba chiaramente essere negata la protezione della loro vita privata, la considerazione fondamentale in una società democratica deve essere che il pubblico ha il diritto di essere informato del loro comportamento.

1.18 A tale riguardo, va osservato che il rapporto tra i regolamenti 1049/2001 e 45/2001 è stato esaminato anche dal Tribunale di primo grado nella sua recente sentenza sulla causa Bavarian Lager (20), che riguardava, tra l'altro, l'accesso ai nomi dei lobbisti che hanno partecipato a una riunione con la Commissione e i rappresentanti dei governi nazionali. Nella sua sentenza, la Corte ha dichiarato che l'articolo 8, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001 non può essere applicato nel caso in cui i dati personali debbano essere trasferiti ai fini dell'attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001.

1.19 Il Mediatore osserva che l'interpretazione giuridica espressa dal Parlamento nel suo parere circostanziato era già stata formulata dal Presidente del Parlamento europeo in una lettera indirizzata al Mediatore il 28 ottobre 2002(21). L'allora Presidente del Parlamento, Pat Cox, ha chiaramente espresso la posizione del Parlamento secondo cui l'interpretazione del Mediatore del rapporto giuridico tra il regolamento n.1045/2001 e la direttiva n. 45/2001, che era la stessa adottata nella presente decisione, "... rappresenterebbe una modifica del diritto sostanziale, in quanto l'effetto dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento n. 1049/2001 è quello di subordinare il diritto di accesso del pubblico di cui all'articolo 2 di tale regolamento alla legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati" [il corsivo èmio].

1.20 Anche questa teoria del rinvio è stata costantemente difesa dalla Commissione fino a quando il Tribunale di primo grado non ha respinto tale interpretazione nella causa Bavarian Lager. Tuttavia, la Commissione ha presentato ricorso dinanzi alla Corte di giustizia contro la sentenza del Tribunaledi primo grado (22) sostenendo, tra l'altro, che il Tribunale di primo grado ha stabilito che l'articolo 8, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001 non può essere applicato nel caso di dati personali contenuti in documenti detenuti da un'istituzione che rientrano nel campo di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 e che nessuna disposizione del regolamento (CE) n. 45/2001 o del regolamento (CE) n. 1049/2001 impone o consente che tale disposizione sia disattivata al fine di consentire l'applicazione di una norma a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001. Tale motivo di impugnazione della Commissione coincide, in sostanza, con l'interpretazione giuridica proposta dal Parlamento europeo nel suo parere circostanziato al Mediatore.

1.21 Come è stato generalmente spiegato in precedenza e sarà sviluppato in modo più dettagliato qui di seguito, il Mediatore rimane convinto che questa non sia la corretta interpretazione della questione giuridica generale del rapporto tra il regolamento 1049/2001 e il regolamento 45/2001. Questa opinione del Mediatore è condivisa dal GEPD ed è stata confermata anche dal Tribunale di primo grado nella causa Bavarian Lager che, fino a quando la Corte di giustizia non emetterà la sua sentenza sul ricorso, rimane l'interpretazione autorevole in materia e deve essere rispettata sia dal Parlamento che dal Mediatore.

1.22 Pertanto, per quanto riguarda il caso in esame, il Mediatore ritiene che il denunciante non avesse bisogno di dimostrare che il trattamento e il trasferimento dei dati in questione fossero necessari.

L'interpretazione del regolamento (CE) n. 1049/2001

1.23 Nel valutare la domanda del denunciante sulla base del regolamento (CE) n. 1049/2001, il Parlamento è giunto alla conclusione che l'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), era applicabile in quanto la divulgazione arrecherebbe pregiudizio alla tutela della "vita privata e dell'integrità dell'individuo". È chiaro che i documenti ai quali il denunciante desidera avere accesso contengono dati personali. Tuttavia, nella sentenza nella causa Bavarian Lager, il Tribunale di primo grado ha dichiarato che non tutti i dati personali erano (in caso di divulgazione) per loro natura idonei a pregiudicare la vita privata dell’interessato. Al contrario, secondo il Tribunale di primo grado, occorreva valutare se l ' accessodel pubblico fosse " atto a pregiudicare effettivamente e specificamente la tutela della vita privata e dell ' integrità delle persone interessate"(23).

1.24 Prima di applicare tale criterio al caso di specie, il Mediatore ritiene utile trattare brevemente due argomenti sollevati dalle parti nell'ambito dell'interpretazione del regolamento 1049/2001.

1.25 In primo luogo, occorre ricordare che l'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento n. 1049/2001 è formulata in termini incondizionati. In altre parole, l’accesso non può essere concesso se la divulgazione di un documento arrecherebbe pregiudizio alla tutela della vita privata e dell’integrità di una persona. Tale eccezione non può essere annullata, così come le eccezioni di cui all'articolo 4, paragrafo 2, da un interesse pubblico prevalente alla divulgazione. Pertanto, il Mediatore è sorpreso di notare che, nel suo parere circostanziato, il Parlamento sembrava sostenere che una richiesta di accesso doveva fare riferimento a un interesse pubblico prevalente che doveva essere distinto dall'interesse pubblico generale all'accesso ai documenti.

1.26 In secondo luogo, nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che il Parlamento avrebbe dovuto stabilire se i deputati avessero dato il loro consenso al trattamento ai sensi dell'articolo 5, lettera d), del regolamento (CE) n. 45/2001. Il Parlamento non ha fatto riferimento a tale argomento nelle sue osservazioni. Tuttavia, il Parlamento ha sostenuto che i deputati non erano stati informati della possibilità che i dettagli delle loro spese potessero essere rivelati al pubblico.

Nella sua sentenza sulla causa Bavarian Lager, il Tribunale di primo grado ha dichiarato che il trattamento dei dati richiesto ai sensi del regolamento 1049/2001 costituisce un obbligo giuridico ai sensi dell'articolo 5, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001. Pertanto, l'interessato non aveva, in linea di principio, il diritto di opporsi. Tuttavia, è stato necessario tenere conto, sulla base dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001, dell'impatto che la divulgazione dei dati relativi all'interessato potrebbe produrre(24). Nella sua risposta alla consultazione del Mediatore, il GEPD ha ritenuto che i deputati al Parlamento europeo dovessero essere consapevoli dell'interesse pubblico alla loro attività, in particolare quando riguardava la spesa di fondi pubblici. Pertanto, non era necessario chiedere ai deputati al Parlamento europeo il loro parere in merito agli effetti della divulgazione dei dati in questione.

Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che la questione se i deputati interessati siano stati consultati o se siano stati informati della possibilità che i dettagli delle loro spese possano essere rivelati al pubblico non sia pertinente ai fini della sua valutazione del rigetto da parte del Parlamento della domanda del denunciante a norma del regolamento 1049/2001.

Conclusioni del Mediatore per quanto riguarda le singole serie di dati in questione

1.27 Tenuto conto di tutte le considerazioni di cui sopra, il Mediatore esaminerà ora le singole serie di dati oggetto della richiesta di accesso ai documenti presentata dal denunciante. Si tratta di dati relativi a 1) l'indennità per spese generali registrata nella banca dati INDE, 2) l'indennità per il rimborso delle spese di assistenza parlamentare registrata nella banca dati CID e 3) l'indennità di viaggio e di soggiorno registrata nella banca dati MIME.

(1) L'indennità per spese generali

1.28 Per quanto riguarda l'indennità per spese generali registrata nella banca dati INDE, il Mediatore ha raccomandato che l'importo della somma forfettaria versata a tutti i deputati al Parlamento europeo sia divulgato, qualora non fosse già pubblico. Il Mediatore ha ritenuto in effetti che non fosse possibile vedere come la divulgazione di tali informazioni fosse in grado di compromettere effettivamente e specificamente la tutela della vita privata e dell'integrità dei deputati interessati.

1.29 Il Mediatore osserva che, nel suo parere circostanziato, il Parlamento lo ha informato che la somma forfettaria in questione ammontava attualmente a 4 052 EUR ed è stata rivista annualmente. Prende atto della dichiarazione del Parlamento secondo cui i cittadini possono ottenere, su richiesta, informazioni su tale importo e accoglie con favore l'annuncio del Parlamento che ora renderà le informazioni disponibili al pubblico sul suo sito web. Anche se il Parlamento non l'ha detto esplicitamente, il Mediatore confida che le informazioni da fornire sul sito web del Parlamento includano gli importi forfettari a partire dall'anno 2004, dato che la richiesta del denunciante riguardava specificamente gli anni 2004 e 2005.

1.30 Pertanto, il Mediatore ritiene che il Parlamento abbia effettivamente accettato questo aspetto del suo progetto di raccomandazione. In effetti, è ormai chiaro che tutti e cinque i deputati maltesi (come tutti gli altri deputati) ricevono tale indennità. In tali circostanze, insistere sul fatto che il Parlamento dovrebbe divulgare i dati pertinenti della banca dati INDE per ciascuno di questi deputati non servirebbe a nulla, poiché il documento pertinente confermerebbe comunque solo ciò che il denunciante sa ora.

1.31 Nelle sue osservazioni sul parere circostanziato del Parlamento, il denunciante ha chiesto al Mediatore di garantire che il Parlamento rispettasse l'annuncio che avrebbe pubblicato le informazioni pertinenti online. Il Mediatore ricorda di non avere il potere di costringere un'istituzione o un organo ad adottare una determinata misura al fine di eliminare la cattiva amministrazione da lui individuata. Per quanto riguarda il caso in esame, il Mediatore non ha in ogni caso motivo di dubitare che il Parlamento procederà alla pubblicazione dei dati come annunciato nel suo parere circostanziato. Tuttavia, qualora il Parlamento, contrariamente a tutte le aspettative, non dovesse rispettare il suo annuncio entro un termine ragionevole, il denunciante potrebbe prendere in considerazione la possibilità di presentare una nuova denuncia al Mediatore.

1.32 Per quanto riguarda i dati relativi alla partecipazione al regime pensionistico dei deputati al Parlamento europeo, anch'essi registrati nella banca dati INDE, il Mediatore ha annunciato, nel suo progetto di raccomandazione, che avrebbe atteso l'esito del caso 655/2006/(SAB)ID relativo all'accesso all'elenco dei deputati al Parlamento europeo iscritti al regime pensionistico. Anche la sua decisione in quel caso è stata adottata oggi. Il Mediatore è giunto alla conclusione che, dopo aver raggiunto un risultato provvisorio di cattiva amministrazione e presentato una proposta di soluzione amichevole che è stata respinta dal Parlamento, una valutazione completa del problema in questione lo avrebbe molto probabilmente portato a concludere che il rifiuto contestato del Parlamento di divulgare tali informazioni non era fondato e che ciò costituisce un caso di cattiva amministrazione.

Tuttavia, il Mediatore ha osservato che la questione in questione era già stata esaminata dal Parlamento e che quest'ultimo, agendo in qualità di organo politico e in seduta plenaria(25), sembrava aver preso la decisione di non divulgare tali dati. Questa decisione del Parlamento implica che entri in gioco il concetto di responsabilità politica, piuttosto che quello di possibile cattiva amministrazione dell'Istituzione. Questa distinzione è un elemento di importanza centrale nel funzionamento e nel sistema di controlli ed equilibri istituzionali dell'Unione europea. In tali circostanze, il Mediatore ha ritenuto che non fossero giustificate ulteriori indagini sulla questione e ha archiviato il caso. Dato che le stesse considerazioni valgono anche per quanto riguarda l’aspetto corrispondente della presente censura, egli ritiene che non siano giustificate ulteriori indagini su tale questione da parte sua.

(2) Indennità per il rimborso delle spese di assistenza parlamentare

1.33 Per quanto riguarda l'indennità per il rimborso delle spese di assistenza parlamentare, registrata nella banca dati CID, il GEPD ha ritenuto che il diritto all'informazione del pubblico fosse predominante, ma che fossero necessarie eccezioni per tutelare gli interessi legittimi degli assistenti. Il GEPD ha sottolineato, in tale contesto, che la divulgazione dei nomi degli assistenti in relazione ai deputati per i quali hanno lavorato potrebbe rivelare le opinioni politiche degli assistenti.

Il Mediatore ha concordato con il GEPD e ha raccomandato che, in assenza di motivi specifici contrari alla divulgazione, sia concesso l'accesso, ad eccezione dei riferimenti ai nomi degli assistenti, che dovrebbero essere soppressi.

Il Parlamento non ha attuato il progetto di raccomandazione del Mediatore a tale riguardo. Nel suo parere circostanziato, ha informato il Mediatore che ciascun deputato aveva diritto a un'indennità mensile di questo tipo fino a un importo massimo di 16 914 EUR. Tuttavia, il Parlamento ha sostenuto che la divulgazione di una ripartizione dettagliata dell'importo di tale indennità richiesto da ciascun deputato violerebbe, in pratica, la vita privata degli assistenti, in quanto consentirebbe di incrociare tali informazioni con l'elenco degli assistenti parlamentari, accessibile al pubblico sul sito web del Parlamento, al fine di ottenere i dettagli relativi al reddito personale dei singoli assistenti.

1.34 Il Mediatore osserva che il punto sollevato dal GEPD in merito alla protezione delle opinioni politiche degli assistenti non sembra più pertinente ai fini della sua valutazione, in quanto le informazioni in questione sono già nella sfera pubblica. Tuttavia, l'argomento del Parlamento secondo cui il riferimento incrociato del registro con le informazioni sull'indennità di assistenza parlamentare potrebbe consentire di trarre conclusioni sul livello di retribuzione dei singoli assistenti merita un esame più approfondito. Il Mediatore ritiene che non si possa escludere, in linea di principio, che la divulgazione di informazioni che consentano siffatte conclusioni sia idonea a pregiudicare concretamente e concretamente la tutela della vita privata e dell’integrità degli assistenti interessati. Egli non è tuttavia convinto che la divulgazione di dati aggregati relativi a tale indennità avrebbe tali conseguenze negative in ogni singolo caso. In ogni caso, il Mediatore non è convinto che le conclusioni relative ai pagamenti effettuati ai singoli assistenti sarebbero possibili nel caso di deputati che hanno più di un assistente o nel caso di deputati che si avvalgono della possibilità di pagare un'impresa per fornire servizi di assistenza. Il Mediatore osserva che, secondo l'elenco degli assistenti disponibile sul sito web del Parlamento, due dei cinque deputati maltesi interessati dalla presente denuncia dispongono attualmente di più di un assistente. Tuttavia, va anche riconosciuto che, se tali assistenti lavorassero in paesi diversi e fossero pagati in valute diverse, ciò potrebbe portare nuovamente alla possibile identificazione dei pagamenti effettuati a loro favore.

1.35 Il Parlamento avrebbe quindi dovuto fornire ulteriori e migliori spiegazioni al fine di dimostrare la sua tesi secondo cui le informazioni da divulgare consentirebbero, nel caso di specie, di trarre conclusioni in merito al reddito personale dei singoli assistenti. Tuttavia, il Mediatore osserva che il Parlamento non ha compiuto alcuno sforzo per dimostrare che la divulgazione dei dati pertinenti nei casi concreti dei cinque deputati maltesi consentirebbe di trarre conclusioni in merito alla retribuzione dei loro assistenti individuali e che la divulgazione di tali dati è idonea a pregiudicare effettivamente e specificamente la tutela della vita privata e dell'integrità degli assistenti interessati.

1.36 Inoltre, il Mediatore ricorda che, nella sua consultazione con il GEPD, ha sollevato la possibilità di divulgare informazioni sul fatto se e in quale misura i deputati al Parlamento europeo abbiano esaurito il loro bilancio a titolo dell'indennità di assistenza parlamentare per un determinato anno. Il GEPD è d'accordo con questa possibilità nel caso in cui vi siano ragioni specifiche per sostenere che la cancellazione dei nomi degli assistenti non sarebbe sufficiente. Tuttavia, il Mediatore osserva che anche il Parlamento purtroppo non ha commentato questa possibilità.

1.37 Il Mediatore è consapevole del fatto che la compilazione di tali dati aggregati può richiedere operazioni nella banca dati interessata che vanno al di là della semplice stampa di estratti. Nella sua risposta alla domanda di accesso del denunciante, il Parlamento ha correttamente osservato che il regolamento 1049/2001 riguardava l'accesso ai documenti esistenti e non obbligava le istituzioni a creare documenti. Il Parlamento ha aggiunto che quando le informazioni richieste non erano disponibili in uno o più documenti esistenti, ma comportavano la raccolta di dati da una banca dati, una richiesta di accesso a tali informazioni, stricto sensu, non rientrava nell'ambito di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001. Tuttavia, il Mediatore osserva anche che il Parlamento ha comunque ritenuto che la domanda del denunciante dovesse essere esaminata alla luce delle disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001. Dato che la concessione dell'accesso alle informazioni in questione renderebbe in ogni caso necessario per il Parlamento stamparle dalla banca dati in cui sono contenute, il Mediatore ritiene che la preparazione di una stampa con cifre aggregate non sembrerebbe causare una quantità sproporzionata di lavoro supplementare. Inoltre, dall'ispezione delle banche dati interessate effettuata dal Mediatore risulta che le operazioni necessarie per produrre dati aggregati sarebbero relativamente semplici.

1.38 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che il Parlamento non abbia fornito una spiegazione soddisfacente del motivo per cui non ha potuto concedere l'accesso alla ripartizione dell'importo dell'indennità per il rimborso delle spese di assistenza parlamentare richieste dai singoli deputati interessati e, in ogni caso, non abbia preso in considerazione la possibilità di concedere l'accesso a dati aggregati. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

(3) Indennità di viaggio e di soggiorno

1.39 Per quanto riguarda la banca dati MIME, il Mediatore ha raccomandato di concedere il pieno accesso ai dati contenuti in tale banca dati.

Dalla sua ispezione di questa banca dati è emerso che in essa sono contenute tre diverse categorie di informazioni: a) pagamenti forfettari per i viaggi tra il luogo di origine del deputato a Bruxelles o Strasburgo, b) indennità di soggiorno versata sulla base degli elenchi di presenza firmati dai deputati e c) spese di viaggio speciali, vale a dire verso luoghi diversi da Bruxelles o Strasburgo, rimborsate sulla base della prova delle spese sostenute. Il Parlamento ha sostenuto che occorre trovare un equilibrio tra l'interesse pubblico a garantire il libero esercizio del mandato dei deputati al Parlamento europeo e l'interesse pubblico a un controllo efficiente della spesa pubblica. Per quanto riguarda l'indennità di viaggio, il Parlamento ha annunciato che avrebbe messo a disposizione sul suo sito web informazioni sui metodi di calcolo e sugli importi in questione. Tuttavia, la divulgazione della ripartizione degli importi ricevuti a titolo di questa rubrica potrebbe avere gravi conseguenze per i deputati, consentendo di trarre conclusioni sulla loro attività politica e sulle loro fonti di informazione e violando così la loro indipendenza. Per quanto riguarda l'indennità di soggiorno, che attualmente ammonta a 287 EUR al giorno, il Parlamento ha annunciato che metterà a disposizione sul suo sito web informazioni su tale importo e sulla funzione dei pagamenti nell'ambito di questa rubrica.

1.40 Il Mediatore accoglie con favore l'annuncio del Parlamento che fornirà informazioni supplementari per quanto riguarda l'indennità di viaggio. Tuttavia, osserva anche che il Parlamento non ha attuato il suo progetto di raccomandazione di pubblicare i dati che specificano gli importi ricevuti dai singoli deputati al Parlamento europeo nell'ambito di questa rubrica. Lo stesso vale per l'indennità di soggiorno. Pur accogliendo con favore le informazioni supplementari fornite dal Parlamento, il Mediatore ritiene che tali informazioni non rispondano alla richiesta del denunciante, che desiderava ricevere informazioni sui singoli importi ricevuti dai deputati a titolo di quest'ultima rubrica.

1.41 Per quanto riguarda l'argomento del Parlamento secondo cui la divulgazione dei dati potrebbe consentire di trarre conclusioni sull'attività politica dei deputati e sulle loro fonti di informazione, violando così la loro indipendenza, non è chiaro al Mediatore quale delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento 1049/2001 il Parlamento intenda invocare al riguardo. Egli dubita che l'argomentazione del Parlamento sia pertinente ai fini dell'applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001.

1.42 Tuttavia, anche se l'argomento fosse considerato pertinente, il Mediatore non comprende in che modo la divulgazione dei dati di cui alle lettere a) e b) del precedente punto 1.39 potrebbe avere tali conseguenze. È ovvio che i deputati devono recarsi a Bruxelles e Strasburgo per il loro mandato e che fa parte del loro lavoro partecipare alle riunioni in questi luoghi, per i quali ricevono l'indennità di soggiorno. Inoltre, la maggior parte - se non tutte - di queste riunioni sono pubbliche, il che significa che tutti sarebbero in grado di verificare se un determinato deputato al Parlamento europeo si è recato a Bruxelles o Strasburgo.

1.43 Il Mediatore ribadisce pertanto il suo punto di vista secondo cui il Parlamento non ha dimostrato che il suo rifiuto di concedere l'accesso ai dati relativi ai pagamenti individuali per i viaggi verso i luoghi di lavoro e agli importi versati a titolo di indennità di soggiorno fosse giuridicamente giustificato. Anche questo è un caso di cattiva amministrazione.

1.44 Per quanto riguarda la lettera c) del precedente paragrafo 1.39, il Mediatore osserva che dalla sua ispezione della banca dati MIME è emerso che tale banca dati non sembra contenere alcuna informazione sullo scopo dei viaggi dei deputati al Parlamento europeo in luoghi diversi da Bruxelles e Strasburgo, quali, ad esempio, i nomi delle persone incontrate dai deputati interessati. Tuttavia, riconosce che non si può escludere che alcune informazioni contenute nella banca dati non debbano essere divulgate nella misura in cui ciò sia necessario per la protezione delle attività dei deputati e delle loro fonti di informazione. Tuttavia, il Parlamento non ha fornito alcuna informazione concreta sulla natura e la proporzione di tali dati.

In ogni caso, il Parlamento non sembra aver preso in considerazione la possibilità di concedere un accesso parziale a tali dati di viaggio. Ricorda, a tale proposito, che dalla sua ispezione della banca dati MIME è emerso che potevano essere prodotte stampe di diversi livelli di informazioni. Il primo livello di informazioni mostrato ai rappresentanti del Mediatore conteneva dati aggregati in rubriche quali viaggi aerei, frais divers, spese alberghiere e spese di taxi. Una stampa più dettagliata ha poi mostrato le date e i luoghi di viaggio, nonché la connessione utilizzata.

Secondo il Mediatore, è difficile capire come i dati aggregati disponibili al primo livello di informazione possano consentire di trarre conclusioni sull'attività politica dei deputati o sulle loro fonti di informazione e possano quindi violare la loro indipendenza.

1.45 Alla luce di quanto precede, il Mediatore conclude che il Parlamento non ha fornito motivi convincenti per cui non poteva concedere al denunciante l'accesso almeno ai dati aggregati relativi ai viaggi dei deputati al Parlamento europeo in luoghi diversi da Bruxelles e Strasburgo. Anche questo è un caso di cattiva amministrazione.

1.46 Il Mediatore conclude pertanto che il parere circostanziato del Parlamento non contiene una spiegazione soddisfacente del suo continuo rifiuto di fornire al denunciante 1) i dati relativi ai pagamenti effettuati ai deputati a titolo dell'indennità per il rimborso delle spese di assistenza parlamentare, 2) i dati relativi ai pagamenti individuali ai deputati per i loro viaggi nei luoghi di lavoro del Parlamento, 3) i dati relativi agli importi individuali versati ai deputati a titolo di indennità di soggiorno e 4) i dati aggregati relativi al rimborso delle spese sostenute da ciascuno dei deputati per i viaggi in luoghi diversi dai luoghi di lavoro del Parlamento. Per quanto riguarda questi aspetti del caso, pertanto, il Mediatore mantiene le constatazioni di cattiva amministrazione contenute nel progetto di raccomandazione.

1.47 Se il Mediatore non ritiene soddisfacente il parere circostanziato ricevuto da un'istituzione o da un organo cui ha indirizzato un progetto di raccomandazione, può elaborare una relazione speciale al Parlamento europeo, conformemente all'articolo 3, paragrafo 7, dello statuto del Mediatore. La presentazione di una relazione speciale offre al Parlamento europeo, in quanto organo politico che trae la sua legittimità dalla sua elezione diretta da parte dei cittadini e che svolge un ruolo importante nell'ordinamento costituzionale dell'Unione, l'opportunità di prendere posizione sulle opinioni e conclusioni del Mediatore in casi di importanza generale.

1.48 Il Mediatore ritiene che il caso in esame rivesta effettivamente un'importanza generale sufficiente per giustificare una relazione speciale. Tuttavia, dal parere circostanziato del Parlamento risulta che il contenuto di tale parere è il risultato di un'intensa discussione politica in seno al Parlamento e che, nel dare la sua approvazione al parere circostanziato, l'Ufficio di presidenza del Parlamento (i cui membri sono eletti dai deputati al Parlamento europeo), ha quindi agito in qualità di organo politico del Parlamento. Inoltre, l'articolo 195, paragrafo 2, del regolamento del Parlamento ha l'effetto che non può essere dato seguito a una relazione speciale del Mediatore senza l'autorizzazione della Conferenza dei presidenti, che è anche un organo politico del Parlamento. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non sarebbe utile presentare al Parlamento una relazione speciale sulla cattiva amministrazione che ha dato luogo al progetto di raccomandazione nel caso di specie.

1.49 Quando il Mediatore decide che il mancato rispetto di un progetto di raccomandazione non giustifica la presentazione di una relazione speciale al Parlamento, la sua prassi normale è quella di chiudere il caso con un'osservazione critica. Un'osservazione critica formulata in tali circostanze conferma al denunciante che la denuncia era giustificata e informa l'istituzione o l'organo interessato di ciò che ha fatto di sbagliato, in modo che possa evitare simili casi di cattiva amministrazione in futuro.

1.50 Nel caso di specie, l'analisi di cui ai precedenti punti da 1.27 a 1.46 spiega dettagliatamente al denunciante in che misura il Mediatore ritenga che la sua denuncia sia giustificata e le ragioni che lo giustificano. Inoltre, il Mediatore ha fatto tutto il possibile nell'ambito delle sue competenze per convincere il Parlamento a rispettare il diritto di accesso legale del denunciante. Il Mediatore ricorda a tale proposito che, a differenza della Corte, non ha il potere di annullare la decisione del Parlamento di respingere la domanda di accesso del denunciante. Per quanto riguarda eventuali future richieste di accesso, il Mediatore ha già fatto tutto il possibile nell'ambito delle sue competenze per convincere il Parlamento ad applicare il regolamento 1049/2001 come interpretato dal Tribunale di primo grado nella causa Bavarian Lager, in modo da dare attuazione al principio di trasparenza.

1.51 Il Mediatore ritiene pertanto che un'osservazione critica nel caso di specie non servirebbe a nessuno degli scopi per i quali tale osservazione viene solitamente formulata quando il parere circostanziato su un progetto di raccomandazione è insoddisfacente, ma non viene presentata alcuna relazione speciale al Parlamento europeo.

1.52 Il Mediatore ricorda, tuttavia, che uno studio(26) da lui completato quest'anno ha anche sottolineato che un'ulteriore funzione delle osservazioni critiche è rafforzare la fiducia del pubblico nell'imparzialità del Mediatore, dimostrando che il Mediatore è disposto a censurare pubblicamente le istituzioni dell'Unione quando necessario. Inoltre, il Mediatore ricorda che, come osservato al precedente punto 1.9, il principio di trasparenza fa parte dei principi di buona amministrazione, rispetto dei quali il Mediatore deve cercare di garantire. Per questo motivo, il Mediatore ritiene che sia opportuno mettere a verbale, con un'osservazione critica, il suo rammarico per il fatto che il Parlamento abbia cercato di giustificare il suo rifiuto di accettare pienamente il progetto di raccomandazione per porre rimedio alla cattiva amministrazione in questo caso basandosi su un'interpretazione giuridica che indebolisce il principio di trasparenza e che è stata respinta dal Tribunale di primo grado nella causa Bavarian Lager.

2 Conclusione

2.1 Il Mediatore plaude al fatto che il parere circostanziato del Parlamento sul progetto di raccomandazione riconosca che, in una società trasparente e democratica, i cittadini hanno il diritto di essere informati sull'utilizzo dei fondi pubblici affidati ai deputati al Parlamento europeo. Il Mediatore accoglie con favore l'adozione da parte del Parlamento di una politica proattiva di pubblicazione sul suo sito web delle informazioni sulle diverse indennità cui i deputati hanno diritto. Il Mediatore prende inoltre atto della dichiarazione del Parlamento secondo cui la situazione dovrebbe essere riesaminata a seguito dell'entrata in vigore nel 2009 del nuovo statuto dei deputati e, nella misura in cui tale dichiarazione rappresenta un impegno del Parlamento a favore di una futura revisione della trasparenza delle indennità dei deputati al Parlamento europeo, la accoglie con favore.

2.2 Per quanto riguarda la posizione del Parlamento sui diritti giuridici del denunciante ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001, il Mediatore è lieto di osservare che, per quanto riguarda l'accesso all'indennità per spese generali, il Parlamento ha attuato l'aspetto pertinente del suo progetto di raccomandazione.

2.3 Per quanto riguarda gli altri aspetti del progetto di raccomandazione, il Mediatore mantiene le constatazioni di cattiva amministrazione contenute nel progetto di raccomandazione e ritiene necessario formulare la seguente osservazione critica:

Il Mediatore si rammarica che il Parlamento europeo abbia cercato di giustificare il suo rifiuto di accettare pienamente il progetto di raccomandazione per porre rimedio alla cattiva amministrazione in questo caso basandosi su un'interpretazione giuridica che indebolisce il principio di trasparenza e che è stata respinta dal Tribunale di primo grado nella causa Bavarian Lager.

Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il Presidente del Parlamento europeo sarà informato di tale decisione.

Le porgo i miei più cordiali saluti.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS


(1) GU L 145, pag. 43.

(2) GU 2001, L 8, pag. 1.

(3) "Public Access to Documents and Data Protection", Background Paper Series n° 1, luglio 2005. Il documento è disponibile sul sito web del GEPD (http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/edps/lang/en/pid/21).

(4) GU 2007, C 27, pag. 21.

(5) Cause riunite C-465/00, C-138/01 e C-139/01, Österreichischer Rundfunk e a. (Raccolta 2003, pag. I-4989).

(6) Denuncia 655/2006/(SAB)ID (riservato).

(7) Cause riunite C-465/00, C-138/01 e C-139/01, Österreichischer Rundfunk e a. (Raccolta 2003, pag. I-4989, punto 92).

(8) Cause riunite C-465/00, C-138/01 e C-139/01 Österreichischer Rundfunk e altri, Racc. 2003, pag. I-4989, punto 92.

(9) Il Parlamento ha fatto riferimento alla sentenza del Tribunale di primo grado nella causa T-84/03, Turco/Consiglio (Raccolta 2004, pag. II-4061, punto 82).

(10) GU 2001, L 8, pag. 1.

(11) GU 2001, L 145, pag. 43.

(12) Cfr., ad esempio, causa C-266/05 P, Sison/Consiglio (Raccolta 2007, pag. I-1233, punto 63).

(13) Cfr., ad esempio, le cause riunite C-174/98 P e C-189/98 P, Paesi Bassi e Van Der Wal/Commissione (Raccolta 2000, pag.

(14) Cfr. causa C-353/01 P, Mattila/Commissione, Racc. 2004, pag.

(15) Cause riunite C-465/00, C-138/01 e C-139/01, Österreichischer Rundfunk e altri (Raccolta 2003, pag.

(16) La presente direttiva contiene disposizioni analoghe a quelle del regolamento (CE) n. 45/2001.

(17) Cfr. la nota del Mediatore su "Apertura e protezione dei dati" del 14 novembre 2001 (http://www.ombudsman.europa.eu/letters/en/20011114-1.htm).

(18) Cfr., ad esempio, le decisioni del Mediatore nei casi 1919/2005/GG (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/051919.htm) e 3269/2005/TN (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/053269.htm).

(19) "Public Access to Documents and Data Protection", Background Paper Series n° 1, luglio 2005. Il documento è disponibile sul sito web del GEPD (http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/edps/lang/en/pid/21).

(20) Causa T-194/04, Bavarian Lager Co. Ltd/Commissione, sentenza dell'8 novembre 2007, non ancora pubblicata.

(21) La presente lettera rispondeva a una lettera del Mediatore europeo al Presidente del Parlamento europeo e della Commissione del 30 settembre 2002, esprimendo le preoccupazioni del Mediatore circa il modo in cui la direttiva 95/46/CE e il regolamento (CE) n. 45/2001 sul trattamento dei dati personali venivano interpretati erroneamente, con il rischio di sovvertire il principio di apertura e l'accesso del pubblico ai documenti.

(22) C-28/08 P, Commissione/Bavarian Lager. Cfr. GU C 79 del 29 marzo 2008, pag. 21.

(23) Punto 120 della sentenza.

(24) Punto 109 della sentenza.

(25) Decisione del Parlamento "sul discarico per l'esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea per l'esercizio 2005, sezione I - Parlamento europeo" adottata nella sessione plenaria del 24 aprile 2007.

(26) Cfr. pagina 6 dello studio sul seguito dato dalle istituzioni alle osservazioni critiche e alle ulteriori osservazioni formulate dal Mediatore nel 2006, disponibile sul sito web del Mediatore: http://www.ombudsman.europa.eu/followup/en/default.htm.

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