Strasburgo, 23 agosto 2006

Egregio signor L.,

Il 20 maggio 2005 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro il Parlamento europeo in merito al trattamento da parte di quest'ultimo di una richiesta di accesso ai documenti che le aveva presentato.

Il 31 maggio 2005 ho trasmesso la denuncia al Presidente del Parlamento. Il 7 luglio 2005 il Parlamento mi ha inviato l'originale francese del suo parere. Con lettera 13 luglio 2005 ho chiesto al Parlamento una traduzione in inglese del parere che mi ha inviato il 14 luglio 2005. Le ho trasmesso il presente parere il 19 agosto 2005 con l'invito a formulare osservazioni, se lo desiderava, entro il 30 settembre 2005. Non sono pervenute osservazioni da parte Sua entro tale data.

Il 3 novembre 2005 ho inviato al Parlamento una richiesta di ulteriori informazioni. Lei è stato informato di conseguenza lo stesso giorno. Dato che il presente caso ha sollevato (tra l'altro) questioni relative alla protezione dei dati e dopo che i miei servizi si sono consultati con Lei il 27 ottobre 2005, in quel giorno ho anche informato il Garante europeo della protezione dei dati (il "GEPD") e gli ho fornito una copia di ciascuna Sua denuncia, del parere del Parlamento e della mia richiesta di ulteriori informazioni.

Il 21 novembre 2005 Lei mi ha informato che il Suo indirizzo era cambiato.

Il Parlamento ha inviato la sua risposta alla mia richiesta di ulteriori informazioni il 1° dicembre 2005. Le ho trasmesso la presente risposta il 7 dicembre 2005 con un invito a presentare osservazioni, che Lei ha inviato il 14 dicembre 2005.

Il 2 febbraio 2006 ho inviato al Parlamento un progetto di raccomandazione. Lei e il GEPD siete stati informati di conseguenza lo stesso giorno.

Il Parlamento ha inviato il suo parere circostanziato sul mio progetto di raccomandazione il 6 aprile 2006. Le ho trasmesso il 12 aprile 2006 con un invito a presentare osservazioni, che Lei ha inviato il 30 maggio 2006.

Le scrivo ora per comunicarle i risultati delle indagini che sono state effettuate.

LA RECLAMO

Il denunciante, funzionario del Parlamento europeo, ha presentato domande in risposta a tre avvisi di posto vacante (nn. 10671, 10689 e 10821) pubblicati dal Segretariato generale del Parlamento.

Il 9 febbraio 2005 ha chiesto l’accesso agli elenchi dei candidati ammissibili nell’ambito di tali procedure di selezione. La richiesta è stata presentata sulla base del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(1) ("regolamento 1049/2001").

La richiesta del denunciante è stata respinta dal Segretario generale del Parlamento il 22 febbraio 2005 sulla base dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001. Il Segretario generale ha tuttavia sottolineato che vi erano otto domande per quanto riguarda l'avviso di posto vacante n. 10671 e dieci (una delle quali era stata successivamente ritirata) con l'avviso di posto vacante n. 10689. Aggiunge che l'elenco dei candidati ammissibili con avviso di posto vacante n. 10821 non era ancora stato stabilito.

Il 10 marzo 2005 il denunciante ha presentato una domanda di conferma, che è stata registrata dal Parlamento lo stesso giorno.

Il 4 aprile 2005 il denunciante è stato informato per posta elettronica che la decisione sulla sua domanda di conferma doveva essere presa dall'Ufficio di presidenza del Parlamento, ma che la prossima riunione di tale organo avrebbe avuto luogo solo l'11 aprile 2005. Sulla base dell'articolo 14, paragrafo 4, della decisione dell'Ufficio di presidenza sull'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo del 28 novembre 2001(2) (la "decisione dell'Ufficio di presidenza"), il termine per la risposta è stato pertanto prorogato di 15 giorni lavorativi.

Il 21 aprile 2005 il Parlamento ha concesso al denunciante un accesso parziale agli elenchi pertinenti. I nomi di tutti i candidati, ad eccezione del nome del denunciante, erano stati cancellati sulle copie rilasciate.

Nella sua denuncia al Mediatore europeo, il denunciante ha sostenuto che vi erano state carenze nella forma e nella procedura. Egli ha criticato il fatto che la risposta alla sua domanda iniziale si fosse limitata a fare riferimento all’articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento n. 1049/2001 senza fornire ulteriori spiegazioni. Il denunciante ha inoltre sostenuto che la risposta alla sua domanda di conferma era stata inviata oltre il termine, dato che 1) il termine per la risposta entro 15 giorni lavorativi era scaduto il 1° aprile 2005, in quanto il Venerdì santo (che cadeva a tale data) non era un giorno festivo in Belgio e che 2) la disposizione pertinente della decisione dell'Ufficio di presidenza non consentiva una proroga del termine a causa del motivo addotto, vale a dire la mancanza di una riunione dell'Ufficio di presidenza prima della scadenza del termine. L'articolo 14, paragrafo 4, della decisione dell'Ufficio di presidenza prevede la possibilità di una proroga "in casi eccezionali, qualora la domanda riguardi un documento molto lungo o un numero elevato di documenti".

Quanto al merito, il denunciante ha sostenuto che la domanda di un funzionario per un posto vacante è stata presentata nel pubblico dominio e non in ambito "privato". A suo avviso, lo statuto dei funzionari delle Comunità europee (lo "statuto dei funzionari") riconosceva diritti che non erano a disposizione né dell'istituzione né del funzionario (cfr. articolo 62, paragrafo 2, dello statuto per quanto riguarda la retribuzione). Il denunciante ha sostenuto che il funzionario si è avvalso di un diritto riconosciuto dallo statuto dei funzionari presentando domanda per un posto. Secondo il denunciante, tali diritti non appartenevano alla "sfera privata", dato che non esisteva un diritto generale di partecipare in forma anonima ad attività pubbliche.

Il denunciante ha aggiunto che la tutela dell'integrità di un funzionario potrebbe essere in pericolo se gli elenchi richiesti potessero rivelare fatti che potrebbero ridurre il rispetto di cui godeva nella vita pubblica. Sostiene il contrario, in quanto la richiesta di posti vacanti dopo un certo periodo di tempo è perfettamente in linea con la politica dichiarata dal Parlamento in termini di mobilità e miglioramento del know-how del suo personale.

Per quanto riguarda l'argomento secondo cui a taluni superiori non sarebbe piaciuto che i membri del "loro" personale facessero domanda altrove e che pertanto fosse necessaria la "riservatezza", il denunciante ha ritenuto che il Parlamento non avesse colto il punto. A suo avviso, il comportamento illecito dei superiori doveva essere affrontato applicando sanzioni adeguate e non poteva, in alcun modo, servire da motivo per limitare l'attuazione del principio di apertura.

Il denunciante ha inoltre sostenuto che l'esclusione totale di tali elenchi dall'accesso per i motivi summenzionati violava anche il principio di proporzionalità, dato che ai funzionari interessati non era stato chiesto se desiderassero un "trattamento riservato". Ha ipotizzato che pochissimi sarebbero interessati a questo tipo di "protezione imposta della loro privacy". Il denunciante ha aggiunto che i funzionari che ricevono tali elenchi potrebbero in ultima istanza essere obbligati a non utilizzarli per scopi diversi dalle loro informazioni personali.

Secondo il denunciante, nemmeno la normativa comunitaria in materia di protezione dei dati personali poteva giustificare il rifiuto. Il denunciante ha osservato che il Mediatore aveva ripetutamente criticato il fatto che le norme in materia di protezione dei dati fossero state interpretate in modo errato. Egli ha aggiunto che, a suo avviso, l'articolo 9, paragrafo 6, lettera f), del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati(3) ("regolamento n. 45/2001") indicava che, per quanto riguarda i documenti contenuti nei registri pubblici, il regolamento 1049/2001 era una "lex specialis", il che significava che potevano essere invocate solo le eccezioni all'accesso ivi previste.

L'INCHIESTA

Il parere del Parlamento europeo

Nel suo parere, il Parlamento ha presentato le seguenti osservazioni:

Per quanto riguarda gli aspetti procedurali

L'integrità dell'individuo e la protezione dei dati personali erano solo aspetti di uno stesso diritto, vale a dire il diritto alla tutela della vita privata. Pertanto, il riferimento fatto dal Parlamento all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001, unitamente all'indicazione che i documenti richiesti contenevano i nomi dei funzionari e quindi dati personali, costituivano motivi sufficienti per il Parlamento per rifiutare l'accesso totale al fine di tutelare la vita privata degli altri candidati.

I termini indicati negli atti comunitari sono stati calcolati conformemente alle disposizioni del regolamento (CEE, Euratom) n. 1182/71 del Consiglio, del 3 giugno 1971, che stabilisce le norme applicabili ai periodi di tempo, alle date e ai termini(4). Anche se il regolamento si applicava esplicitamente solo al Consiglio e alla Commissione, le sue disposizioni si applicavano mutatis mutandis al Parlamento quando doveva adottare atti che riguardavano i cittadini entro un termine stabilito in un regolamento comunitario.

La Commissione pubblica regolarmente nella Gazzetta ufficiale gli elenchi dei giorni festivi di ciascuno Stato membro e dei giorni considerati festivi nelle istituzioni europee. Dagli elenchi dei giorni festivi per il 2005(5) è emerso che il Venerdì santo era effettivamente un giorno festivo nelle istituzioni europee, ma non in Belgio, dove lavorava il denunciante.

Se si adottasse la posizione del denunciante, secondo cui solo l'elenco dei giorni festivi in Belgio era pertinente, il termine pertinente previsto dal diritto comunitario varierebbe a seconda del luogo in cui l'atto è stato comunicato e i termini di monitoraggio diventerebbero impossibili. Il termine dovrebbe pertanto essere calcolato sulla base dell'elenco dei giorni festivi delle istituzioni europee. Nel caso specifico, il Venerdì santo non era un giorno lavorativo nelle istituzioni europee e il termine del 4 aprile 2005 per la risposta era quindi giustificato.

Per quanto riguarda la proroga del termine, è chiaro che, mentre l'articolo 15, paragrafo 1, della decisione dell'Ufficio di presidenza stabilisce che la risposta alle domande di conferma "è di competenza dell'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo", l'articolo 15, paragrafo 4, prevede la possibilità di delegare tale compito al vicepresidente responsabile della supervisione del trattamento delle domande di accesso ai documenti. Tuttavia, in questo caso specifico, non vi era stata alcuna riunione dell'Ufficio di presidenza tra la data di registrazione della domanda di conferma del denunciante (10 marzo 2005) e la data di scadenza del termine per rispondervi. L'Ufficio di presidenza non può pertanto delegare la decisione, in quanto tale delega non è permanente, ma viene effettuata caso per caso. Poiché l'Ufficio di presidenza era a conoscenza di questo problema, che in precedenza non aveva causato alcuna difficoltà, è stata presa in considerazione una proposta di modifica della decisione dell'Ufficio di presidenza al fine di delegare automaticamente le decisioni al vicepresidente(6).

Per quanto riguarda il merito della causa

Il riferimento all’articolo 62, paragrafo 2, dello Statuto non ha nulla a che vedere con la distinzione tra sfera pubblica e sfera privata, ma piuttosto con il riconoscimento che un funzionario ha beneficiato della protezione dei dati personali. Ciò che si applicava allo stipendio di un funzionario si applicava anche alla sua domanda di impiego. Inoltre, i funzionari hanno anche beneficiato della tutela dei diritti fondamentali, a meno che non fosse necessaria una restrizione per il buon funzionamento del servizio. Tali diritti fondamentali comprendevano il diritto alla tutela della vita privata ai sensi dell'articolo 286 del trattato CE.

Secondo la giurisprudenza del Tribunale (7), nell’ambito dei suoi rapporti con il servizio amministrativo di cui si occupava, un funzionario beneficiava, in linea di principio, della protezione dei dati, come garantita dal regolamento n. 45/2001. Quando un funzionario ha presentato la sua domanda, il suo nome non doveva essere comunicato agli altri richiedenti ai sensi dell'articolo 5 del regolamento (CE) n. 45/2001.

In assenza di altre circostanze, come il consenso esplicito e libero di un altro richiedente alla divulgazione del suo nome al denunciante, il funzionario ha quindi beneficiato della protezione dei dati, che vieta la comunicazione del suo nome al denunciante.

Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante basata sulla politica di mobilità, vengono pubblicati solo i posti aperti alla mobilità, non l'elenco dei candidati.

Nel corso della procedura sono stati rispettati i principi di proporzionalità e il più ampio accesso possibile. Inizialmente era stato negato l'accesso ai documenti richiesti. Tuttavia, a seguito della domanda di conferma, era stato concesso un accesso parziale.

Contrariamente a quanto sostenuto dal denunciante, il riferimento alla protezione dei dati non era un pretesto utilizzato dall'istituzione per evitare il rispetto degli obblighi inerenti alla trasparenza dei suoi atti, ma garantiva un diritto fondamentale ai funzionari che avevano presentato domande di posti vacanti.

Per quanto riguarda l'argomento del denunciante secondo cui ai ricorrenti non era stato esplicitamente chiesto se desiderassero che la loro domanda fosse trattata in modo riservato, i funzionari potevano legittimamente aspettarsi la riservatezza nei loro rapporti amministrativi con il Parlamento o nei confronti delle altre istituzioni e quindi, a fortiori, nei confronti dei loro colleghi. Tuttavia, in risposta alla richiesta del denunciante, il Parlamento stava elaborando, nel contesto del regolamento (CE) n. 45/2001, una proposta per inserire in tutta la corrispondenza interna ed esterna un avvertimento relativo al trattamento dei dati all'interno dell'istituzione.

Il denunciante avrebbe inoltre potuto procedere conformemente alle procedure di ricorso previste dallo statuto dei funzionari invece di invocare il regolamento (CE) n. 1049/2001. In assenza di una gerarchia di norme, non era impossibile per i funzionari presentare una domanda di accesso sulla base del regolamento (CE) n. 1049/2001. Tuttavia, in tal caso, un funzionario doveva essere disposto a essere trattato come qualsiasi altro cittadino e quindi obbligato a rispettare l'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Osservazioni del denunciante

Il parere del Parlamento è stato trasmesso al denunciante unitamente all'invito a presentare osservazioni entro il 30 settembre 2005. Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante entro tale data.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere del Parlamento, è emersa la necessità di ulteriori indagini.

Richiesta di ulteriori informazioni da parte del Mediatore

Il 3 novembre 2005 il Mediatore ha pertanto chiesto al Parlamento di rispondere alle seguenti domande:

(1) Nel suo documento di riferimento n. 1 del luglio 2005 sull'accesso del pubblico ai documenti e la protezione dei dati ("documento di riferimento"), il Garante europeo della protezione dei dati ("GEPD") osserva che la vita privata dei candidati può essere coinvolta quando vengono divulgate informazioni sulla loro partecipazione alle procedure di assunzione, dato che alcuni dipendenti potrebbero essere soggetti a svantaggi da parte dei loro attuali datori di lavoro (cfr. pag. 43 del documento di riferimento per quanto riguarda i candidati che hanno superato un concorso). Tuttavia, gli elenchi controversi nel caso di specie sembrano comprendere solo i nomi di candidati che hanno già lavorato per il Parlamento o per altre istituzioni o altri organi comunitari. Può il Parlamento spiegare perché ritiene tuttavia che la piena divulgazione di tali elenchi possa "minare" la "privacy" dei funzionari interessati?

(2) Nel suo parere, il Parlamento ha sottolineato che "in assenza di altre circostanze, ad esempio il consenso esplicito e libero di un altro richiedente alla divulgazione del suo nome al denunciante", le esigenze derivanti dalla protezione dei dati hanno impedito la divulgazione dei nomi pertinenti. Tuttavia, il Parlamento non ha affrontato l'argomento del denunciante secondo cui il Parlamento non aveva consultato tali funzionari prima di decidere in merito alla sua richiesta di accesso. Può il Parlamento spiegare per quale motivo tale consultazione non è stata effettuata nel caso di specie?

(3) Nella sua risposta del 22 febbraio 2005 alla richiesta di accesso del denunciante, il Parlamento ha fornito dati sul numero di domande ricevute in due delle procedure di selezione. Può il Parlamento fornire dati aggregati, per ciascuna delle tre procedure di selezione interessate, sul numero di domande ammissibili ricevute?

Il Mediatore ha sottolineato che, in considerazione della natura della questione principale sollevata nella presente denuncia, ha ritenuto utile informare il GEPD di questo caso e della presente richiesta di ulteriori informazioni. Il denunciante, consultato dai servizi del Mediatore, ha sottolineato di non avere obiezioni nei confronti dell'informazione del Mediatore sul caso da parte del GEPD.

Risposta del Parlamento

Nella sua risposta del 1° dicembre 2005, il Parlamento ha formulato le seguenti osservazioni:

Non era vero che tutte le candidature per i tre posti in questione fossero state presentate dall'interno del Parlamento. Sono pervenute domande anche da persone che lavorano in altre istituzioni. Indipendentemente dall'origine di tali domande, esisteva un rapporto datore di lavoro-dipendente tra il funzionario e l'istituzione, la direzione generale o il servizio che lo impiegava. Il Parlamento ha ritenuto che, come nel caso del settore privato, le candidature di funzionari per posti in altre istituzioni o in altre direzioni generali dovessero rimanere riservate, poiché la presentazione di una candidatura potrebbe comportare problemi di carriera per il funzionario che presenta la candidatura, qualora non fosse nominato al posto in questione, in particolare per quanto riguarda le sue future promozioni.

Nel suo parere su un'altra denuncia, il Parlamento aveva fatto riferimento all'incertezza giuridica derivante dall'assenza di norme che disciplinino il rapporto tra, da un lato, il regolamento n. 1049/2001 e lo statuto dei funzionari e, dall'altro, il regolamento n. 45/2001 e lo statuto dei funzionari.

Il regolamento (CE) n. 1049/2001 obbligava l'amministrazione a rispondere entro una certa data. Tenuto conto del termine previsto e dei metodi di lavoro del Parlamento, è stato impossibile chiedere a ciascun richiedente l'autorizzazione a comunicare il proprio nome al suo collega. Tuttavia, oltre a ciò, il Parlamento ha ritenuto, in linea di principio, che non fosse corretto divulgare i nomi di tutti gli altri ricorrenti a un ricorrente per il solo fatto che questi aveva richiesto tali nomi. In caso contrario, al fine di garantire la parità di trattamento per tutti, i nomi di tutti i ricorrenti dovrebbero essere pubblicati presso l’istituzione o le istituzioni da cui hanno avuto origine alcune domande, il che potrebbe comportare problemi di carriera per i funzionari interessati.

Per quanto riguarda l’avviso di posto vacante n. 10671, vi erano state 13 domande tutte ricevibili, di cui otto volte a ottenere un trasferimento all’interno dell’istituzione e cinque volte a ottenere un trasferimento da un’altra istituzione.

Per quanto riguarda l'avviso di posto vacante n. 10689, erano state presentate 16 domande, di cui nove volte a ottenere un trasferimento all'interno dell'istituzione, cinque volte a ottenere un trasferimento da un'altra istituzione e due inammissibili.

Per quanto riguarda l’avviso di posto vacante n. 10821, vi erano state otto domande tutte ricevibili, di cui quattro dirette ad ottenere un trasferimento all’interno dell’istituzione e quattro dirette ad ottenere un trasferimento da un’altra istituzione.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha formulato le seguenti osservazioni.

Le osservazioni del Parlamento sono state semplicemente mozzafiato. Il Parlamento ha implicitamente ammesso che, nel suo Segretariato generale, è accaduto che i funzionari che presentavano domande per altri posti fossero "puniti", in particolare per quanto riguarda le future promozioni, se tali domande fossero venute a conoscenza dei loro superiori gerarchici. Il Parlamento sembrava quindi ammettere che i colleghi che potevano essere promossi a volte non venivano giudicati dai loro superiori in base ai loro meriti comparativi, ma in base alla loro "obbedienza" e "fedeltà al loro padrone". Il Parlamento sembrava inoltre ammettere implicitamente di non essere in grado di combattere e porre fine a tali pratiche con i mezzi a sua disposizione. Il parere presentato dal Parlamento sembrava anche suggerire che la "punizione per infedeltà" da parte dei superiori non era solo un fenomeno in Parlamento, ma una pratica generale nelle istituzioni comunitarie. Questo è stato, a dir poco, sorprendente.

La soluzione che il Parlamento aveva adottato come via d'uscita da questa calamità, vale a dire una "protezione imposta della privacy" rispetto a fatti che non erano "privati", era cinica.

Bisogna tener presente che la "mobilità" è una politica dichiarata del Parlamento e un obbligo per tutti i suoi funzionari.

Il denunciante ha concluso osservando che aveva anche (invano) cercato di ottenere le informazioni pertinenti utilizzando procedure interne.

PROGETTO DI RACCOMANDAZIONE DELL'OMBUDSMAN

Il progetto di raccomandazione

Il 2 febbraio 2006 il Mediatore ha trasmesso al Parlamento, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, del suo statuto, il seguente progetto di raccomandazione(8):

Il Parlamento europeo dovrebbe riesaminare la richiesta di accesso del denunciante agli elenchi dei candidati ammissibili relativi agli avvisi di posto vacante nn. 10671, 10689 e 10821.

Il progetto di raccomandazione si basava sulle seguenti considerazioni:

1. Per quanto riguarda gli aspetti procedurali, il Mediatore ha ritenuto che la decisione del Parlamento di prorogare il termine per rispondere alla domanda di conferma non potesse basarsi sull'articolo 14, paragrafo 4, della decisione dell'Ufficio di presidenza e non avesse pertanto alcuna base giuridica.
2. Per quanto riguarda il merito del caso, il Mediatore ha riconosciuto che l'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001 può essere applicabile anche ai funzionari delle Comunità europee. Osserva tuttavia che tale eccezione (come tutte le eccezioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001) deve essere interpretata restrittivamente. Il Mediatore ha pertanto ritenuto che il semplice fatto di divulgare un documento dal quale risulta che una persona aveva presentato domanda per un posto presso un'istituzione comunitaria non minacciasse di «minare» la sua vita privata. Tuttavia, come osservato dal GEPD, "alcuni dipendenti potrebbero subire svantaggi dai loro attuali datori di lavoro, se fosse noto che sono riusciti a partecipare a un concorso". Il Mediatore ha ritenuto che tali considerazioni potessero essere applicate anche alla situazione attuale, che non riguardava un concorso ma in cui i candidati si erano candidati a un posto. Secondo il Mediatore, il rifiuto di divulgare i nomi dei richiedenti ammissibili potrebbe quindi essere giustificato nel caso di candidati esterni alle istituzioni e agli organi comunitari.
3. Tuttavia, la presente causa riguardava persone che già lavoravano per istituzioni e organismi comunitari. Il Mediatore ha avuto difficoltà a immaginare in che modo la divulgazione del fatto che un determinato funzionario comunitario aveva presentato domanda per un altro posto nel servizio comunitario potesse compromettere la vita privata di tale funzionario. Secondo il Mediatore, un dipendente pubblico che già lavorava per le Comunità si trovava in tale contesto in una posizione sostanzialmente diversa da quella di un richiedente esterno alle istituzioni e agli organi comunitari. Alla luce delle disposizioni statutarie, il Mediatore ha ritenuto che un superiore avrebbe agito illegittimamente se avesse svantaggiato un funzionario per il fatto che quest'ultimo aveva presentato domanda per un altro posto. È vero che non si può escludere che tale comportamento possa verificarsi all’interno della funzione pubblica comunitaria. Tuttavia, come giustamente osservato dal denunciante, spetterebbe all'istituzione o all'organo comunitario interessato sanzionare tale comportamento illecito.
4. Il Mediatore ha sottolineato che tali considerazioni si applicano a fortiori per quanto riguarda i candidati all'interno della propria amministrazione del Parlamento.
5. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ha ritenuto che il rifiuto categorico del Parlamento di divulgare gli elenchi pertinenti non fosse giustificato.
6. Il Mediatore ha aggiunto che se la divulgazione dei documenti pertinenti fosse effettivamente suscettibile di compromettere la "privacy" dei funzionari interessati (come sostenuto dal Parlamento), l'approccio più appropriato sarebbe stato quello di chiedere a tali funzionari il loro parere prima di decidere in merito alla richiesta di accesso. Il Mediatore ha pertanto ritenuto che, anche se il Parlamento riteneva che la divulgazione degli elenchi pertinenti dovesse essere rifiutata per motivi di protezione dei dati, non avrebbe dovuto prendere tale decisione senza consultare gli interessati, vale a dire i funzionari i cui nomi figuravano in tali elenchi. Nulla lasciava supporre che tale consultazione non fosse stata possibile.
7. Alla luce di quanto precede, il Mediatore è giunto alla conclusione che il Parlamento non ha trattato correttamente la richiesta di accesso ai documenti presentata dal denunciante.

Parere circostanziato del Parlamento

Nel suo parere circostanziato, il Parlamento ha formulato le seguenti osservazioni:

Per quanto riguarda le questioni procedurali, il problema individuato dal Mediatore è stato nel frattempo risolto con l'adozione della decisione 2005/C289/06 dell'Ufficio di presidenza che modifica la regolamentazione del Parlamento che disciplina l'accesso del pubblico ai documenti al fine di delegare automaticamente le decisioni sulle domande di conferma al vicepresidente responsabile.

Per quanto riguarda il merito della causa, l'articolo 6 dell'allegato III ("Concorsi") dello statuto stabilisce che i lavori della commissione giudicatrice "sono segreti". Tale segretezza era stata introdotta al fine di garantire l'indipendenza delle commissioni giudicatrici e l'obiettività dei loro lavori(9). Le amministrazioni delle tre istituzioni hanno ritenuto che il rispetto di tale segreto fosse contrario alla divulgazione degli elenchi dei candidati ammissibili nelle procedure di selezione. Come ogni regola generale, il diritto di accesso ai documenti previsto dal regolamento (CE) n. 1049/2001 può essere limitato o escluso, conformemente al principio lex specialis derogat legi generali, in presenza di norme speciali che disciplinano materie specifiche(10). Il regolamento 1049/2001 non dovrebbe pertanto essere invocato per rimettere in discussione l'applicabilità dell'articolo 6 dell'allegato III dello statuto. La divulgazione degli elenchi pertinenti richiesti dal denunciante sarebbe pertanto in contrasto con le norme attualmente applicate in materia di procedure di selezione nelle tre istituzioni.

Va osservato che il comitato interistituzionale di cui all'articolo 15 del regolamento (CE) n. 1049/2001 aveva istituito un gruppo di lavoro al fine di esaminare la prassi corrente nelle tre istituzioni, alla luce della recente giurisprudenza in materia.

I nominativi dei candidati ai posti vacanti, che costituiscono dati personali, possono essere trattati solo per "finalità determinate, esplicite e legittime e non ulteriormente trattati in modo incompatibile con tali finalità" a norma dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 45/2001. In altre parole, secondo le linee guida fornite dall'Ufficio per la protezione dei dati del Parlamento, la finalità del trattamento deve essere determinata prima della raccolta e non può essere modificata successivamente.

Sulla base di questo articolo e delle disposizioni che disciplinano le procedure di selezione nelle tre istituzioni, i funzionari che si candidano a un posto si aspettano che qualsiasi candidatura sia trattata con discrezione e che solo le persone che devono trattare la candidatura per motivi amministrativi (e naturalmente coloro che intervistano e raccomandano i candidati) siano a conoscenza dell'identità dei candidati.

Si osserva che, secondo la prassi corrente in ogni istituzione, i candidati non sono mai stati informati in anticipo del fatto che le loro candidature potrebbero essere rivelate su richiesta ad altri funzionari e al pubblico in generale.

Inoltre, i candidati di solito non desiderano che i loro attuali supervisori (o anche i loro colleghi) sappiano che si stanno candidando per un lavoro altrove perché ritengono - a torto o a ragione - che saranno visti o trattati in modo diverso e ritengono che la divulgazione completa degli elenchi di candidati ammissibili violerebbe la loro privacy.

Come rilevato dal GEPD, a pagina 55 del suo documento informativo, se l'interessato è stato informato che i suoi dati personali non saranno oggetto di divulgazione al pubblico, è probabile che si applichi l'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Il Parlamento aveva sviluppato una politica di incoraggiamento della mobilità all'interno dell'istituzione, ma la mobilità era obbligatoria solo dopo un certo numero di anni nello stesso posto. D'altro canto, una clausola introdotta per i nuovi concorsi EPSO vietava la mobilità durante i primi anni di carriera di un funzionario. Di conseguenza, non tutti i candidati i cui nomi figuravano negli elenchi dei candidati ammissibili erano necessariamente soggetti a mobilità.

Il Parlamento è del parere che, se fosse prassi generale divulgare gli elenchi dei nomi dei candidati su richiesta, i funzionari potrebbero essere scoraggiati dal presentarsi come candidati a posti. Ciò potrebbe avere conseguenze negative per la mobilità, soprattutto a livello interistituzionale.

Per quanto riguarda la consultazione dell'interessato, il Parlamento ha ritenuto, in linea con gli orientamenti definiti dal GEPD nel suo documento informativo (pagine 38 e 42), che il "consenso inequivocabile" alla divulgazione, ai sensi dell'articolo 2, lettera h), e dell'articolo 5, lettera d), del regolamento (CE) n. 45/2001, fosse meglio notificato quando ciò avveniva in anticipo e che l'interessato fosse adeguatamente informato delle conseguenze della scelta di accettare o meno la divulgazione dei suoi dati personali.

Il Parlamento ritiene inoltre che, se la divulgazione degli elenchi di candidati ammissibili dovesse servire l'interesse pubblico generale alla responsabilità e alla trasparenza delle procedure di selezione interne, ciò potrebbe avvenire solo se fosse la regola generale piuttosto che una richiesta ad hoc di accesso al di fuori dello scopo per il quale sono stati raccolti i dati. Inoltre, nel caso di specie, il denunciante non ha invocato motivi di interesse pubblico, ma piuttosto motivi personali, al fine di ottenere l'accesso.

Per questi motivi, il Parlamento ha deciso di non consultare i candidati figuranti nelle liste richieste dal denunciante.

Tuttavia, come affermato dal GEPD, ciascuna istituzione e ciascun organo aveva la possibilità di adottare misure complementari al fine di chiarire l'uso dei dati personali. Un'istituzione potrebbe utilizzare, ad esempio, le proprie norme relative alla procedura di selezione per stabilire nuove disposizioni ai fini di una maggiore trasparenza. Poiché le procedure di selezione si svolgono a livello interistituzionale, qualsiasi revisione delle prassi attuali dovrebbe essere concordata tra tutte e tre le istituzioni, tenendo debitamente conto dell'impatto sulla mobilità interistituzionale. Le istituzioni potrebbero adottare una posizione comune in materia al fine di evitare discriminazioni nei confronti dei funzionari di un'istituzione rispetto agli altri, in particolare in considerazione della politica di mobilità.

Alla luce di quanto precede, il Parlamento non ha potuto accettare la divulgazione perché ha ritenuto che

• la divulgazione sarebbe in contrasto con le attuali norme interistituzionali sulle procedure di selezione;
• la divulgazione pregiudicherebbe la vita privata dei funzionari interessati; e
• la divulgazione ad hoc non gioverebbe all'interesse pubblico generale alla responsabilità e alla trasparenza delle procedure di selezione.

In linea con le raccomandazioni del GEPD, il Parlamento ritiene che le istituzioni dell'UE dovrebbero prendere in considerazione l'adozione di norme interistituzionali sull'accesso a determinati documenti relativi alle procedure di selezione del personale contenenti dati personali, che includerebbero l'introduzione di clausole per informare preventivamente l'interessato in merito al modo in cui i dati potrebbero essere utilizzati.

A tal fine, il Parlamento suggerisce che il collegio dei capi delle amministrazioni affronti la questione sulla base delle conclusioni del gruppo di lavoro istituito dal comitato interistituzionale di cui all'articolo 15 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha formulato le seguenti osservazioni:

Il parere circostanziato è stato sorprendente, dal momento che il Parlamento aveva improvvisamente cambiato la sua linea di ragionamento. Pur avendo finora invocato la vita privata dei funzionari interessati, essa si è ora basata sulla tutela dei lavori della commissione giudicatrice. Tuttavia, la nuova ragione era anche poco convincente. I documenti pertinenti non erano il prodotto dei lavori della commissione giudicatrice, ma erano stati redatti dall'amministrazione del Parlamento. Esse non contenevano nessuno dei "fattori relativi alle valutazioni individuali o comparative dei candidati" ai quali la Corte aveva fatto riferimento nella causa Hendrickx.

Nulla suggeriva che l’articolo 6 dell’allegato III dello Statuto dovesse essere considerato una lex specialis in relazione al regolamento n. 1049/2001.

LA DECISIONE

1 Osservazioni introduttive

1.1 Il denunciante, funzionario del Parlamento europeo, ha presentato domande in risposta a tre avvisi di posto vacante (nn. 10671, 10689 e 10821) pubblicati dal Segretariato generale del Parlamento. Il 9 febbraio 2005 ha chiesto l’accesso agli elenchi dei candidati ammissibili nell’ambito di tali procedure di selezione. La richiesta è stata presentata sulla base del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(11) ("regolamento 1049/2001"). La richiesta del denunciante è stata respinta dal Segretario generale del Parlamento il 22 febbraio 2005. Il 21 aprile 2005, in risposta alla domanda di conferma del denunciante, il Parlamento ha concesso un accesso parziale agli elenchi pertinenti. I nomi di tutti i candidati, ad eccezione del nome del denunciante, erano stati tuttavia cancellati sulle copie rilasciate.

Nella sua denuncia al Mediatore europeo, il denunciante ha sostenuto che vi erano state carenze per quanto riguarda la forma e la procedura in relazione al trattamento della sua domanda da parte del Parlamento.

1.2 Prima di esaminare le asserzioni formulate dal denunciante in tale contesto, appare utile chiarire la portata della presente indagine.

1.3 Nella sua decisione del 22 febbraio 2005 di respingere la domanda iniziale di accesso del denunciante, il Segretario generale del Parlamento ha sottolineato che erano state presentate otto domande per quanto riguarda l'avviso di posto vacante n. 10671 e dieci domande (una delle quali era stata successivamente ritirata) con l'avviso di posto vacante n. 10689. Il Segretario generale aggiunge che l'elenco dei candidati ammissibili con avviso di posto vacante n. 10821 non è ancora stato compilato.

Nella sua risposta a una richiesta di ulteriori informazioni presentata dal Mediatore, il Parlamento ha spiegato che vi erano state 13 domande ricevibili per quanto riguarda l'avviso di posto vacante n. 10671 (di cui otto volte a chiedere un trasferimento all'interno dell'istituzione) e 14 domande ricevibili per quanto riguarda l'avviso di posto vacante n. 10689 (di cui nove volte a chiedere un trasferimento all'interno dell'istituzione).

Il Mediatore osserva che le cifre fornite dal Segretario generale del Parlamento nella sua lettera del 22 febbraio 2005 e le cifre fornite dal Parlamento nella sua risposta alla richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore non coincidono. Sembra che, nella sua lettera del 22 febbraio 2005, il Segretario generale del Parlamento abbia fatto riferimento solo alle candidature ricevibili ricevute dai candidati all'interno dell'istituzione, mentre il denunciante aveva chiesto elenchi di (tutte) le candidature ricevibili. Tuttavia, dato che il denunciante non ha formulato osservazioni su questo aspetto del caso nelle sue osservazioni sulla risposta del Parlamento alla richiesta di ulteriori informazioni, il Mediatore ritiene che non siano necessarie ulteriori indagini per quanto riguarda questo aspetto del caso.

1.4 Nelle sue osservazioni sulla risposta del Parlamento alla richiesta di ulteriori informazioni, il denunciante ha sottolineato di aver anche (invano) cercato di ottenere le informazioni pertinenti utilizzando procedure interne. Va tuttavia osservato che la denuncia presentata al Mediatore riguardava solo il trattamento da parte del Parlamento della richiesta di accesso presentata a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001. Risulta inoltre che le informazioni fornite dal denunciante nelle sue osservazioni avevano unicamente lo scopo di illustrare il fatto che egli aveva esplorato altre possibilità al fine di ottenere le informazioni che stava cercando. Per quanto riguarda le suddette procedure interne, il denunciante non ha sollevato alcuna accusa o rivendicazione. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la sua indagine dovrebbe limitarsi a valutare il trattamento da parte del Parlamento della richiesta presentata dal denunciante a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001.

1.5 Per quanto riguarda l'argomento del denunciante secondo cui i funzionari che ricevono tali elenchi potrebbero in ultima istanza essere obbligati a non utilizzarli per scopi diversi dalle loro informazioni personali, il Mediatore non è a conoscenza di alcuna norma in base alla quale un'istituzione possa imporre un tale obbligo per quanto riguarda un documento divulgato a norma del regolamento 1049/2001.

1.6 Nel suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione presentato nel caso di specie, il Parlamento ha sottolineato che, nel caso di specie, il denunciante non ha invocato motivi di interesse pubblico, bensì motivi personali, al fine di ottenere l'accesso. Dato che l'articolo 6, paragrafo 1, seconda frase, del regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che il denunciante non è tenuto a motivare la sua richiesta di accesso, tali motivi non sono pertinenti per il trattamento della stessa.

1.7 Nel suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione, il Parlamento ha inoltre affermato che, se la divulgazione degli elenchi di candidati ammissibili dovesse servire l'interesse pubblico generale alla responsabilità e alla trasparenza delle procedure di selezione interne, ciò potrebbe avvenire solo se fosse la regola generale piuttosto che una richiesta ad hoc di accesso al di fuori dello scopo per il quale sono stati raccolti i dati. Va osservato, tuttavia, che il caso in esame riguarda il trattamento da parte del Parlamento di una richiesta di accesso presentata a norma del regolamento 1049/2001. Pertanto, solo le condizioni stabilite nel presente regolamento sono pertinenti ai fini della presente causa. Tuttavia, il regolamento (CE) n. 1049/2001 riguarda il diritto di accesso a documenti specifici, non la questione se determinate categorie di documenti debbano essere generalmente rese pubbliche. L'argomento dedotto dal Parlamento è quindi irrilevante ai fini della presente causa.

2 Presunti vizi nella gestione della domanda di accesso da parte del Parlamento

2.1 Il 9 febbraio 2005 il denunciante ha chiesto al Parlamento l'accesso agli elenchi dei candidati ammissibili nell'ambito di tre procedure di selezione (segnalazioni dei posti vacanti nn. 10671, 10689 e 10821) a norma del regolamento 1049/2001. Tale richiesta è stata respinta dal Segretario generale del Parlamento il 22 febbraio 2005. Il 10 marzo 2005 il denunciante ha presentato una domanda di conferma, che è stata registrata dal Parlamento lo stesso giorno. Il 4 aprile 2005 il denunciante è stato informato per posta elettronica che la decisione sulla sua domanda di conferma doveva essere presa dall'Ufficio di presidenza del Parlamento, ma che la prossima riunione di tale organo avrebbe avuto luogo solo l'11 aprile 2005. Sulla base dell'articolo 14, paragrafo 4, della decisione dell'Ufficio di presidenza sull'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo del 28 novembre 2001(12) (la "decisione dell'Ufficio di presidenza"), il termine per la risposta è stato pertanto prorogato di 15 giorni lavorativi. Il 21 aprile 2005 il Parlamento ha concesso un accesso parziale agli elenchi pertinenti. I nomi di tutti i candidati, ad eccezione del nome del denunciante, erano stati cancellati sulle copie rilasciate. La decisione del Parlamento si basava sull'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2.2 Il denunciante ha affermato che vi erano state carenze nella forma e nella procedura per quanto riguarda il trattamento da parte del Parlamento della sua richiesta di accesso ai documenti presentata a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Egli ha criticato il fatto che la risposta alla sua domanda iniziale si fosse limitata a fare riferimento all’articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento n. 1049/2001 senza fornire ulteriori spiegazioni. Il denunciante ha inoltre sostenuto che la risposta alla sua domanda di conferma era stata inviata oltre il termine, dato che 1) il termine per la risposta entro 15 giorni lavorativi era scaduto il 1° aprile 2005, in quanto il Venerdì santo non era un giorno festivo in Belgio e che 2) la pertinente disposizione della decisione dell'Ufficio di presidenza non consentiva una proroga del termine a causa del motivo addotto, vale a dire la mancanza di una riunione dell'Ufficio di presidenza prima della scadenza del termine. L'articolo 14, paragrafo 4, della decisione dell'Ufficio di presidenza stabilisce che una proroga è possibile "[in] casi eccezionali, quando una domanda riguarda un documento molto lungo o un numero elevato di documenti".

Quanto al merito, il denunciante ha sostenuto che la domanda di un funzionario per un posto vacante è stata presentata nel pubblico dominio e non in ambito "privato". Il denunciante ha sostenuto che il funzionario si è avvalso di un diritto conferito dallo statuto dei funzionari delle Comunità europee ("statuto dei funzionari") presentando domanda di assunzione. Secondo il denunciante, tali diritti non appartenevano alla "sfera privata", dato che non esisteva un diritto generale di partecipare in forma anonima ad attività pubbliche.

Il denunciante ha aggiunto che la tutela dell'integrità di un funzionario potrebbe essere in pericolo se gli elenchi richiesti potessero rivelare fatti che potrebbero ridurre il rispetto di cui godeva nella vita pubblica. Sostiene il contrario, in quanto la richiesta di posti vacanti dopo un certo periodo di tempo è perfettamente in linea con la politica dichiarata dal Parlamento in termini di mobilità e miglioramento del know-how del suo personale.

Per quanto riguarda l'argomento secondo cui a taluni superiori non piaceva che membri del "loro" personale facessero domanda altrove e che pertanto era richiesta la "riservatezza", il denunciante ha ritenuto di non aver colto il punto. A suo avviso, il comportamento illecito dei superiori doveva essere affrontato applicando sanzioni adeguate e non poteva, in alcun modo, servire da motivo per limitare l'attuazione del principio di apertura.

Il denunciante ha inoltre sostenuto che l'esclusione totale di tali elenchi dall'accesso per i motivi summenzionati violava anche il principio di proporzionalità, dato che ai funzionari interessati non era stato chiesto se desiderassero un "trattamento riservato".

Secondo il denunciante, nemmeno la normativa comunitaria in materia di protezione dei dati personali poteva giustificare il rifiuto.

2.3 Nel suo parere, il Parlamento ha sostenuto che l'integrità dell'individuo e la protezione dei dati personali sono solo aspetti di uno stesso diritto, vale a dire il diritto alla tutela della vita privata. Pertanto, il riferimento fatto dal Parlamento all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001, unitamente all'indicazione che i documenti richiesti contenevano i nomi dei funzionari e quindi dati personali, costituivano motivi sufficienti per il Parlamento per rifiutare l'accesso totale al fine di tutelare la vita privata degli altri candidati.

Il Parlamento ha inoltre sostenuto che i termini indicati negli atti comunitari sono stati calcolati conformemente alle norme stabilite dal regolamento (CEE, Euratom) n. 1182/71 del Consiglio, del 3 giugno 1971, che stabilisce le norme applicabili ai periodi di tempo, alle date e ai termini(13). Anche se il regolamento si applicava esplicitamente solo al Consiglio e alla Commissione, le sue disposizioni si applicavano mutatis mutandis al Parlamento quando doveva adottare atti che riguardavano i cittadini entro un termine stabilito in un regolamento comunitario. La Commissione pubblica regolarmente nella Gazzetta ufficiale gli elenchi dei giorni festivi di ciascuno Stato membro nonché i giorni considerati giorni festivi nelle istituzioni europee. Dalle liste per il 2005(14) è emerso che il Venerdì santo era effettivamente un giorno festivo nelle istituzioni europee, ma non in Belgio, dove lavorava il denunciante. Se si adottasse la posizione del denunciante, secondo cui solo l'elenco dei giorni festivi in Belgio era pertinente, il termine pertinente previsto dal diritto comunitario varierebbe a seconda del luogo in cui l'atto è stato comunicato e i termini di monitoraggio diventerebbero impossibili. Il termine dovrebbe pertanto essere calcolato sulla base dell'elenco dei giorni festivi delle istituzioni europee. Nel caso specifico, il Venerdì santo non era un giorno lavorativo e il termine del 4 aprile 2005 per la risposta era quindi giustificato.

Per quanto riguarda la proroga del termine, il Parlamento riconosce che vi è stato un problema e che è all'esame una proposta di modifica della decisione dell'Ufficio di presidenza al fine di delegare automaticamente le decisioni al vicepresidente(15).

Nel merito, il Parlamento ha fatto riferimento alla giurisprudenza del Tribunale di primo grado(16), secondo la quale, nell’ambito dei suoi rapporti con il servizio amministrativo di cui si occupava, un funzionario beneficiava, in linea di principio, della protezione dei dati garantita dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati(17) (in prosieguo: il «regolamento n. 45/2001»). Il Parlamento ha ritenuto che, quando un funzionario ha presentato la sua domanda di impiego, il suo nome non dovesse essere comunicato agli altri ricorrenti ai sensi dell'articolo 5 del regolamento n. 45/2001. Essa ha aggiunto che, in assenza di altre circostanze, come il consenso esplicito e libero di un altro richiedente alla divulgazione del suo nome al denunciante, quest’ultimo ha quindi beneficiato della protezione dei dati, che vieta la comunicazione del suo nome al denunciante.

Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante basata sulla politica di mobilità, il Parlamento ha sostenuto che sono stati pubblicati solo i posti aperti alla mobilità, non l'elenco dei candidati.

Il Parlamento ritiene che nel corso della procedura siano stati rispettati i principi di proporzionalità e il più ampio accesso possibile. Per quanto riguarda l'argomento del denunciante secondo cui ai ricorrenti non era stato esplicitamente chiesto se desiderassero che la loro domanda fosse trattata in modo riservato, il Parlamento ha sostenuto che i funzionari potevano legittimamente aspettarsi la riservatezza nei loro rapporti amministrativi con il Parlamento o nei confronti delle altre istituzioni e quindi, a fortiori, nei confronti dei loro colleghi. Tuttavia, in risposta alla richiesta del denunciante, il Parlamento stava elaborando, nel contesto del regolamento (CE) n. 45/2001, una proposta per inserire in tutta la corrispondenza interna ed esterna un avvertimento relativo al trattamento dei dati all'interno dell'istituzione.

2.4 Il denunciante non ha formulato osservazioni in merito a tale parere.

2.5 Il 3 novembre 2005 il Mediatore ha rivolto al Parlamento una richiesta di ulteriori informazioni, chiedendo in particolare (1) in che modo la divulgazione completa di tali elenchi potesse "minare" la "privacy" dei funzionari interessati e (2) perché i funzionari interessati non fossero stati consultati dal Parlamento al fine di accertare se si opponessero alla divulgazione dei loro nomi. In tale contesto, il Mediatore ha rinviato il Parlamento al documento di riferimento n. 1 del luglio 2005 del GEPD sull'accesso del pubblico ai documenti e la protezione dei dati(18) (il "documento di riferimento").

2.6 Nella sua risposta, il Parlamento ha sottolineato che le candidature per i tre posti in questione erano pervenute sia dall'interno del Parlamento sia da persone che lavoravano in altre istituzioni. Il Parlamento ha ritenuto che, come nel caso del settore privato, le candidature di funzionari per posti in altre istituzioni o in altre direzioni generali dovessero rimanere riservate, poiché la presentazione di una candidatura potrebbe comportare problemi di carriera per il funzionario che presenta la candidatura, qualora non fosse nominato al posto in questione, in particolare per quanto riguarda le sue future promozioni. Fa inoltre riferimento al fatto che il regolamento (CE) n. 1049/2001 obbligava l'amministrazione a rispondere entro una certa data e che, tenuto conto del termine previsto e dei metodi di lavoro del Parlamento, era impossibile chiedere a ciascun richiedente l'autorizzazione a comunicare il proprio nome al suo collega. Tuttavia, oltre a ciò, il Parlamento ha ritenuto, in linea di principio, che non fosse corretto divulgare i nomi di tutti gli altri ricorrenti a un ricorrente per il solo fatto che questi aveva richiesto tali nomi. In caso contrario, al fine di garantire la parità di trattamento per tutti, i nomi di tutti i ricorrenti dovrebbero essere pubblicati presso l’istituzione o le istituzioni da cui hanno avuto origine alcune domande, il che potrebbe comportare problemi di carriera per i funzionari interessati.

2.7 Nelle sue osservazioni su questa risposta, il denunciante ha sottolineato di ritenere che le osservazioni del Parlamento siano semplicemente mozzafiato. A suo avviso, il Parlamento aveva implicitamente ammesso che, nel suo Segretariato generale, i funzionari che presentavano domande per altri posti venivano «puniti», in particolare per quanto riguarda le promozioni future, se tali domande venivano a conoscenza dei loro superiori gerarchici. Il Parlamento sembrava quindi ammettere che i colleghi che potevano essere promossi a volte non venivano giudicati dai loro superiori in base ai loro meriti comparativi, ma in base alla loro "obbedienza" e "fedeltà al loro padrone". Il Parlamento sembrava inoltre ammettere implicitamente di non essere in grado di combattere e porre fine a tali pratiche con i mezzi a sua disposizione. Il denunciante ha aggiunto che occorre tenere presente che la "mobilità" è una politica dichiarata del Parlamento e un obbligo per tutti i suoi funzionari.

2.8 Il 2 febbraio 2006 il Mediatore ha inviato al Parlamento un progetto di raccomandazione, invitandolo a riconsiderare la richiesta del denunciante di accedere agli elenchi dei candidati ammissibili relativi agli avvisi di posto vacante nn. 10671, 10689 e 10821.

2.9 Nel suo parere circostanziato, inviato il 6 aprile 2006, il Parlamento ha ritenuto di non poter accettare la divulgazione in quanto riteneva (1) che la divulgazione sarebbe stata in contrasto con le attuali norme interistituzionali sulle procedure di selezione; 2) che la divulgazione arrecherebbe pregiudizio alla vita privata dei funzionari interessati; e 3) che la divulgazione ad hoc non gioverebbe all'interesse pubblico generale alla responsabilità e alla trasparenza delle procedure di selezione(19). Il Parlamento ha sostenuto che, in linea con le raccomandazioni del GEPD, le istituzioni dell'UE dovrebbero prendere in considerazione l'adozione di norme interistituzionali sull'accesso a determinati documenti relativi alle procedure di selezione del personale contenenti dati personali, che includerebbero l'introduzione di clausole per informare preventivamente l'interessato sul modo in cui i dati potrebbero essere utilizzati. A tal fine, il Parlamento suggerisce che il collegio dei capi delle amministrazioni affronti la questione sulla base delle conclusioni del gruppo di lavoro istituito dal comitato interistituzionale di cui all'articolo 15 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2.10 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che il parere circostanziato era sorprendente, dal momento che il Parlamento aveva improvvisamente cambiato la sua linea di ragionamento. Pur avendo finora invocato la vita privata dei funzionari interessati, essa si è ora basata sulla tutela dei lavori della commissione giudicatrice. Secondo il denunciante, tuttavia, anche il nuovo motivo non era convincente. I documenti pertinenti non erano il prodotto dei lavori della commissione giudicatrice, ma erano stati redatti dall'amministrazione del Parlamento. Il denunciante ha sostenuto che non contenevano nessuno degli "elementi relativi alle valutazioni personali o comparative dei candidati" cui la Corte aveva fatto riferimento nella causa Hendrickx (20), su cui il Parlamento si era basato in tale contesto. Egli ha aggiunto che nulla indicava che l’articolo 6 dell’allegato III dello Statuto dovesse essere considerato una lex specialis in relazione al regolamento n. 1049/2001.

2.11 Il Mediatore ritiene utile distinguere tra gli aspetti procedurali del trattamento della richiesta di accesso da parte del Parlamento e il contenuto della sua decisione.

2.12 Per quanto riguarda gli aspetti procedurali, il Mediatore osserva che il denunciante solleva tre questioni, vale a dire: 1) la presunta mancanza di spiegazioni nella risposta alla sua domanda iniziale; 2) il fatto che la risposta del 4 aprile 2005 alla sua domanda di conferma sarebbe stata oltre il termine, poiché il termine per la risposta entro 15 giorni lavorativi era scaduto il 1° aprile 2005, in quanto il Venerdì santo non era un giorno festivo in Belgio; e 3) il fatto che la decisione del 21 aprile 2005 sulla domanda di conferma fosse, in ogni caso, al di fuori del termine, in quanto la pertinente disposizione della decisione dell'Ufficio di presidenza non consentiva una proroga del termine a causa del motivo addotto, vale a dire la mancanza di una riunione dell'Ufficio di presidenza prima della scadenza del termine.

2.13 Per quanto riguarda la prima di queste tre questioni, va osservato che la procedura prevista dal regolamento (CE) n. 1049/2001 per le domande di accesso ai documenti si articola in due fasi, vale a dire una domanda iniziale e una domanda di conferma. Questa procedura consente all'istituzione di rivedere la propria posizione alla luce delle osservazioni che il richiedente può formulare sulla decisione relativa alla domanda iniziale. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la mancata motivazione di una decisione su una richiesta di accesso a documenti a norma del regolamento 1049/2001 possa di norma costituire un caso di cattiva amministrazione solo se si è verificato nella risposta alla domanda di conferma di accesso. Tuttavia, il denunciante non sembra sostenere che la decisione del 21 aprile 2005 non abbia fornito le spiegazioni necessarie.

2.14 Per quanto riguarda la seconda questione, il Mediatore osserva che sia il denunciante che il Parlamento concordano sul fatto che l'ultimo giorno del termine di 15 giorni lavorativi per la risposta alla domanda di conferma era o sarebbe stato il 1° aprile 2005, vale a dire il Venerdì santo. Sebbene né il regolamento 1049/2001 né la decisione dell'Ufficio di presidenza contengano una definizione del significato dell'espressione "giorni lavorativi", il Mediatore ritiene che sia chiaro che il regolamento 1049/2001 intendeva concedere all'amministrazione un certo numero di giorni per esaminare la domanda di conferma. Per poter conseguire tale obiettivo, il concetto di "giorni lavorativi" deve, a parere del Mediatore, essere inteso come riferito ai giorni in cui l'amministrazione "lavorava". Dato che è pacifico che il Venerdì santo 2005 era un giorno festivo del Parlamento, tale giorno non dovrebbe essere conteggiato come "giorno lavorativo" ai fini dell'applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001. Una risposta alla domanda di conferma inviata il giorno lavorativo successivo (4 aprile 2005) non sarebbe quindi stata oltre il termine.

2.15 Va tuttavia osservato che la lettera del 4 aprile 2005 era una lettera interlocutoria, nella quale il denunciante veniva semplicemente informato che il termine per rispondere alla domanda di conferma era stato prorogato in quanto la prossima riunione dell'Ufficio di presidenza del Parlamento, che doveva decidere in merito alla domanda, avrebbe avuto luogo solo l'11 aprile 2005.

L'articolo 4 del codice europeo di buona condotta amministrativa(21) stabilisce che i funzionari "agiscono secondo la legge e applicano le norme e le procedure previste dalla legislazione comunitaria". A norma dell'articolo 23 del codice, le richieste di accesso ai documenti presentate a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001 sono trattate "nel rispetto dei principi generali e dei limiti" stabiliti in tale regolamento.

L'articolo 14, paragrafo 4, della decisione dell'Ufficio di presidenza prevede la possibilità di una proroga "in casi eccezionali, qualora la domanda riguardi un documento molto lungo o un numero elevato di documenti". Il Mediatore ritiene che sia chiaro che il motivo addotto dal Parlamento per la proroga del termine non è contemplato da tale disposizione. Va inoltre osservato che il Parlamento non sembra contestare tale aspetto. In tali circostanze, la decisione del Parlamento di prorogare il termine per rispondere alla domanda di conferma non aveva alcuna base giuridica e costituiva pertanto un caso di cattiva amministrazione.

2.16 Nel suo parere circostanziato, il Parlamento ha sottolineato che il problema individuato dal Mediatore era stato nel frattempo risolto con l'adozione della decisione 2005/C289/06 dell'Ufficio di presidenza che modifica la regolamentazione del Parlamento relativa all'accesso del pubblico ai documenti al fine di delegare automaticamente le decisioni sulle domande di conferma al vicepresidente responsabile. Nelle sue osservazioni, il denunciante non ha formulato osservazioni su questo aspetto del caso.

2.17 Il Mediatore è lieto di constatare che il Parlamento sembra aver adottato misure per porre rimedio al problema evidenziato dalla presente denuncia. Ritiene pertanto che non occorra intraprendere ulteriori azioni in merito a questo aspetto del caso.

2.18 Per quanto riguarda il merito del caso, va osservato che l'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che l'accesso a un documento è rifiutato quando la sua divulgazione "pregiudicherebbe la tutela (...) della vita privata e dell'integrità dell'individuo, in particolare conformemente alla legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali". Il Mediatore concorda con il parere del Parlamento secondo cui tale disposizione può essere applicata anche ai funzionari delle Comunità europee.

2.19 Va tuttavia osservato che, secondo la giurisprudenza consolidata dei giudici comunitari, le eccezioni al diritto generale di accesso del pubblico ai documenti devono essere interpretate in modo restrittivo(22). Come ha sottolineato il GEPD nel suo documento di riferimento, "il semplice fatto che un documento contenga dati personali non significa che sia coinvolta la vita privata di una persona"(23). In particolare, in considerazione del fatto che anche le disposizioni del regolamento (CE)n. 45/2001 devono essere rispettate, è pertanto necessario "un esame concreto e individuale" (24) al fine di accertare in che misura sia applicabile la pertinente eccezione.

2.20 Il Mediatore riconosce che la divulgazione di un documento da cui risulti che una persona ha presentato domanda per un posto presso un'istituzione comunitaria potrebbe minacciare di «minare» il suo diritto alla vita privata. Come ha osservato il GEPD, "alcuni dipendenti potrebbero essere soggetti a svantaggi da parte dei loro attuali datori di lavoro, se fosse noto che hanno avuto successo in un concorso. La privacy di una persona interessata può quindi essere coinvolta, poiché la nozione di privacy si estende al luogo di lavoro. L'interessato può essere colpito in modo sostanziale, ad esempio se ha difficoltà a ricevere ulteriori promozioni."(25) Il Mediatore ritiene che tali considerazioni possano essere applicate anche alla situazione attuale, che non riguarda un concorso ma in cui i candidati si sono candidati a un posto. Secondo il Mediatore, il rifiuto di divulgare i nomi dei richiedenti ammissibili potrebbe quindi essere giustificato nel caso di candidati esterni alle istituzioni e agli organi comunitari.

2.21 Occorre tuttavia tener conto del fatto che le persone i cui nomi figurano negli elenchi ai quali il denunciante desidera avere accesso lavorano già per le istituzioni e gli organi comunitari. Il Mediatore trova difficile immaginare come la divulgazione del fatto che un determinato funzionario comunitario abbia presentato domanda per un altro posto nel servizio comunitario possa compromettere la vita privata di tale funzionario. Secondo il Mediatore, un dipendente pubblico che già lavora per le Comunità si trova, in questo contesto, in una posizione sostanzialmente diversa da quella di un richiedente esterno alle istituzioni e agli organi comunitari. Inoltre, dallo statuto emerge che la "capacità, l'efficienza e la condotta in servizio" di ciascun funzionario sono valutate in relazioni periodiche (articolo 43) e che la promozione si basa esclusivamente sui "meriti comparativi" dei funzionari interessati (articolo 43). Va inoltre osservato che lo statuto dei funzionari prevede espressamente un trasferimento all'interno dell'istituzione o da altre istituzioni come una delle possibilità di coprire un posto vacante (articolo 29). Secondo il Mediatore, un superiore agirebbe quindi illegittimamente se svantaggiasse un funzionario sulla base del fatto che quest'ultimo aveva presentato domanda per un altro posto. È vero che non si può escludere che un simile comportamento possa verificarsi all’interno della funzione pubblica comunitaria. Tuttavia, come correttamente osservato dal denunciante, spetterebbe all'istituzione o all'organo comunitario interessato sanzionare tale comportamento illecito. Il Mediatore non è quindi convinto dall'argomento del Parlamento secondo cui la divulgazione di elenchi di candidati ammissibili potrebbe scoraggiare i candidati dal presentarsi come candidati a posti e che ciò potrebbe avere conseguenze negative per la mobilità.

2.22 Le considerazioni che precedono valgono a fortiori per i candidati provenienti dall'amministrazione del Parlamento. Se vi fossero effettivamente superiori che penalizzano i funzionari che si candidano per un altro impiego, il Parlamento disporrebbe di tutti i mezzi necessari per garantire la corretta applicazione dello statuto. Inoltre, come ha giustamente osservato il denunciante, il Parlamento ha una ben nota politica di promozione della mobilità. Sarebbe quindi sorprendente se un funzionario potesse essere svantaggiato a causa della sua disponibilità a trasferirsi in un altro posto o se il Parlamento avesse difficoltà ad adottare le misure necessarie per garantire che la mobilità non sia scoraggiata. È vero che le norme stabilite dal Parlamento rendono obbligatoria la mobilità solo dopo un certo numero di anni nello stesso posto. Tuttavia, il Parlamento ha riconosciuto di avere una politica volta a incoraggiare la mobilità all'interno dell'istituzione e che nulla suggerisce che i candidati all'interno dell'amministrazione del Parlamento possano candidarsi per un altro posto in tale amministrazione solo dal momento in cui la mobilità è diventata obbligatoria per loro. Per quanto riguarda il riferimento del Parlamento a una clausola che sembra essere stata introdotta per i nuovi concorsi EPSO che vieta la mobilità durante i primi anni di carriera di un funzionario, si dovrebbe tenere conto del fatto che il denunciante aveva chiesto l'accesso all'elenco dei candidati ammissibili. Se le norme vigenti vietassero a taluni funzionari di candidarsi a un altro posto all’interno dell’amministrazione dell’Unione, le domande presentate da tali funzionari potrebbero nondimeno (supponendo che le norme pertinenti siano legittime) essere difficilmente considerate ricevibili.

2.23 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che il rifiuto categorico del Parlamento di divulgare gli elenchi pertinenti non sia giustificato.

2.24 Occorre tuttavia tener conto del fatto che la divulgazione di tali elenchi comporterebbe la divulgazione di dati personali (vale a dire il fatto che un funzionario identificato o identificabile abbia presentato domanda per un determinato posto) mediante trasmissione e quindi un «trattamento» di dati ai sensi dell'articolo 2, lettera b), del regolamento (CE) n. 45/2001. Al fine di proteggere l'interessato (nel caso di specie, i funzionari interessati), l'articolo 18, lettera a), del regolamento (CE) n. 45/2001 conferisce a quest'ultimo il diritto "di opporsi in qualsiasi momento, per motivi preminenti e legittimi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati che lo riguardano, tranne nei casi di cui all'articolo 5, lettera b)"(26). Se la divulgazione dei documenti pertinenti fosse effettivamente suscettibile di compromettere la "privacy" dei funzionari interessati (come sostiene il Parlamento), l'approccio più appropriato sarebbe stato quello di chiedere a tali funzionari il loro parere prima di decidere in merito alla domanda di accesso(27). Il Mediatore ritiene che, anche se il Parlamento ha ritenuto che la divulgazione degli elenchi pertinenti dovesse essere rifiutata per motivi di protezione dei dati, non avrebbe dovuto prendere tale decisione senza consultare gli interessati, vale a dire i funzionari i cui nomi figuravano in tali elenchi. Ciò avrebbe consentito al Parlamento di verificare se tali candidati avessero acconsentito "inequivocabilmente" alla divulgazione dei loro dati personali ai sensi dell'articolo 5, lettera d), del regolamento (CE) n. 45/2001.

2.25 Tale opinione è corroborata dalle argomentazioni presentate dal Parlamento nel suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione. Il Mediatore concorda con la tesi secondo cui la consultazione dell'interessato è effettuata al meglio in anticipo, vale a dire prima della ricezione dei dati personali. Come ha sottolineato il GEPD nel suo documento informativo (pagina 55), quando un interessato è stato informato della possibilità di una divulgazione dei suoi dati personali al momento della raccolta, è improbabile che l'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), sia applicabile. Per contro, è probabile che l’eccezione sia applicabile quando l’interessato è stato informato che i suoi dati non sarebbero stati oggetto di divulgazione al pubblico. Il Mediatore osserva che il Parlamento ha sottolineato che i candidati non sono mai stati informati in anticipo del fatto che le loro candidature potrebbero essere rivelate su richiesta ad altri funzionari e al pubblico in generale. Tuttavia, il Parlamento non ha sostenuto che i candidati fossero stati informati del fatto che la loro candidatura per un determinato posto non sarebbe stata divulgata. Il Parlamento ha inoltre sostenuto che lo scopo del trattamento dei dati personali deve essere determinato prima della raccolta e non deve essere modificato successivamente. Il Mediatore ritiene che tale posizione sia ragionevole, dato che l'articolo 8 del regolamento (CE) n. 45/2001 stabilisce che i dati personali possono essere trattati solo per "finalità determinate, esplicite e legittime e non in modo incompatibile con tali finalità". Tuttavia, il Parlamento non ha chiarito quali fossero le finalità "specifiche" ed "esplicite" per le quali ha raccolto i dati pertinenti o perché la divulgazione degli elenchi dei candidati ammissibili costituirebbe un trattamento incompatibile con tali finalità. Sarebbe stata quindi utile e opportuna una consultazione dei candidati interessati.

2.26 Nella sua risposta alla richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore, il Parlamento ha affermato che sarebbe stato impossibile chiedere a ciascun richiedente l'autorizzazione a comunicare il proprio nome al suo collega richiedente, dati i termini imposti dal regolamento 1049/2001 e i metodi di lavoro del Parlamento. Il Mediatore non è convinto di tali argomentazioni. Dato che l'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001 fa espresso riferimento alla legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati, il legislatore ha chiaramente previsto che la necessaria ponderazione dei diversi interessi dovesse e potesse essere effettuata entro i brevi periodi di tempo previsti dal regolamento (CE) n. 1049/2001. Il Parlamento non ha specificato il suo riferimento ai propri "metodi di lavoro". Tuttavia, se tali metodi di lavoro dovessero rendere impossibile per il Parlamento adempiere ai suoi doveri ai sensi del regolamento 1049/2001, il Mediatore ritiene che il Parlamento dovrebbe esaminare come potrebbero essere migliorati al fine di risolvere questo problema. A livello puramente fattuale, il Mediatore osserva che, nel complesso, gli elenchi pertinenti comprendevano 35 nomi (compreso il nome del denunciante), 21 dei quali erano funzionari del Parlamento. Dato che si può presumere che tutti questi candidati abbiano potuto essere contattati via e-mail, il Mediatore non comprende perché sia stato impossibile consultare tali funzionari entro il termine previsto dal regolamento (CE) n. 1049/2001.

2.27 Nel suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione, il Parlamento ha sostenuto che l'articolo 6 dell'allegato III dello statuto costituiva una lex specialis in relazione al regolamento 1049/2001. Quest’ultimo non dovrebbe quindi essere invocato per rimettere in discussione l’applicabilità dell’art. 6 dell’allegato III dello Statuto. Secondo il Parlamento, la divulgazione degli elenchi richiesti dal denunciante sarebbe pertanto in contrasto con le norme attualmente applicate in materia di procedure di selezione nelle tre istituzioni. L’art. 6 dell’allegato III dello Statuto dispone quanto segue: "I lavori della commissione giudicatrice sono segreti". Dalla giurisprudenza dei giudici comunitari risulta che il regolamento 1049/2001 (e l'articolo 255 del trattato CE, su cui si basa) non possono essere invocati per rimettere in discussione l'applicabilità di tale disposizione(28). La segretezza prevista dall ' articolo 6 dell ' allegato III dello statuto " è stata introdotta al fine di garantire l ' indipendenza delle commissioni giudicatrici e l ' obiettività dei loro lavori, proteggendole da qualsiasi ingerenza e pressione esterna, sia essa proveniente dall ' amministrazione comunitaria stessa o dai candidati interessati o da terzi. Il rispetto di tale segreto preclude pertanto sia la divulgazione degli atteggiamenti adottati dai singoli membri delle commissioni giudicatrici sia la divulgazione di qualsiasi elemento relativo alle valutazioni individuali o comparative dei candidati"(29).

Tuttavia, come correttamente osservato dal denunciante, i documenti ai quali si chiede l'accesso non contengono "fattori relativi a valutazioni individuali o comparative dei candidati". Né rivelano gli atteggiamenti adottati dai singoli membri di una commissione giudicatrice. Tali documenti si limitano ad elencare i candidati le cui candidature sono state considerate ricevibili, vale a dire il risultato dell’esame della ricevibilità delle candidature. Secondo il Mediatore, è quindi chiaro che la finalità sottesa all'articolo 6 dell'allegato III dello Statuto non richiede che tali documenti siano trattati in modo riservato.

2.28 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che il Parlamento non abbia trattato correttamente la richiesta di accesso ai documenti presentata dal denunciante.

2.29 Il Mediatore osserva che il Parlamento ritiene che le tre istituzioni comunitarie cui si applica il regolamento 1049/2001 (vale a dire il Consiglio, la Commissione e il Parlamento stesso) potrebbero adottare una posizione comune per quanto riguarda la questione dell'accesso agli elenchi di candidati ammissibili nelle procedure di selezione, sulla base delle conclusioni del gruppo di lavoro istituito dal comitato interistituzionale di cui all'articolo 15 del regolamento 1049/2001. Il Mediatore accoglie con favore questa iniziativa volta a garantire che tutte e tre le istituzioni adottino un approccio coerente. Egli ritiene, tuttavia, che le discussioni in corso non incidano sulla conclusione cui è giunto in merito alla presente causa.

3 Conclusione

3.1 Sulla base delle indagini svolte dal Mediatore su questa denuncia, sembra che il Parlamento non abbia trattato correttamente la richiesta di accesso del denunciante per quanto riguarda sia gli aspetti procedurali che quelli sostanziali.

3.2 Per quanto riguarda gli aspetti procedurali, il Parlamento sembra aver adottato misure per porre rimedio al problema evidenziato dalla presente denuncia. Il Mediatore ritiene pertanto che non sia necessario intraprendere ulteriori azioni in merito a questo aspetto del caso.

3.3 Per quanto riguarda il merito della causa, è necessario formulare la seguente osservazione critica:

Il denunciante ha chiesto l'accesso agli elenchi dei candidati ammissibili relativi a tre procedure di selezione organizzate dal Parlamento. Tutti questi candidati hanno già lavorato per il Parlamento o per altre istituzioni comunitarie. Il Parlamento ha rifiutato di concedere l'accesso agli elenchi completi in quanto ciò arrecherebbe pregiudizio alla tutela della vita privata e dell'integrità dell'individuo, in particolare conformemente alla legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali, e si applica pertanto l'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001. Tuttavia, secondo il Mediatore, il Parlamento non era riuscito a stabilire in che modo la divulgazione dei documenti pertinenti potesse avere tali effetti negativi, in particolare per quanto riguarda i candidati che già lavoravano per il Parlamento. Inoltre, il Mediatore ritiene che il Parlamento avrebbe dovuto almeno consultare i candidati interessati prima di decidere in merito alla richiesta di accesso. Il Mediatore ritiene pertanto che il Parlamento non abbia trattato correttamente la richiesta di accesso del denunciante.

3.4 L'articolo 3, paragrafo 7, dello statuto del mediatore prevede che, dopo aver formulato un progetto di raccomandazione e dopo aver ricevuto il parere circostanziato dell'istituzione o dell'organo interessato, il mediatore trasmetta una relazione al Parlamento e all'istituzione o all'organo interessati.

3.5 Nella sua relazione annuale per il 1998, il Mediatore ha sottolineato che la possibilità per lui di presentare una relazione speciale al Parlamento era di inestimabile valore per il suo lavoro. Aggiunge che le relazioni speciali non dovrebbero pertanto essere presentate troppo frequentemente, ma solo in relazione a questioni importanti in cui il Parlamento è stato in grado di intervenire al fine di agevolare l'accesso del Mediatore(30). La relazione annuale per il 1998 è stata presentata e approvata dal Parlamento.

3.6 Come già indicato al punto 2.29, il Mediatore osserva che il Parlamento ritiene che le tre istituzioni comunitarie cui si applica il regolamento (CE) n. 1049/2001 (ossia il Consiglio, la Commissione e il Parlamento stesso) potrebbero adottare una posizione comune per quanto riguarda la questione dell'accesso agli elenchi dei candidati ammissibili nelle procedure di selezione, sulla base delle conclusioni del gruppo di lavoro istituito dal comitato interistituzionale di cui all'articolo 15 del regolamento (CE) n. 1049/2001. Dato che il Parlamento sembra quindi aver riconosciuto che la questione richiede ulteriore attenzione e che le discussioni interistituzionali su questo argomento sono ancora in corso, il Mediatore ritiene che non sarebbe opportuno presentare una relazione speciale al Parlamento (in quanto istituzione politica) per quanto riguarda il presente caso relativo al Parlamento (in quanto organo amministrativo). Il Mediatore non esclude la possibilità che la questione debba essere riesaminata alla luce delle conclusioni cui giungeranno le tre istituzioni.

3.7 Il Mediatore invierà pertanto una copia di tale decisione al Parlamento e ne includerà una breve sintesi nella relazione annuale per il 2006, che sarà presentata al Parlamento. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

3.8 Anche il Presidente del Parlamento sarà informato di tale decisione. Dato che la presente causa riguarda questioni relative alla protezione dei dati, sembra opportuno trasmetterne una copia al GEPD per informazione.

Le porgo i miei più cordiali saluti.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) GU L 145, pag. 43.

(2) GU 2001, C 374, pag. 1.

(3) GU 2001, L 8, pag. 1.

(4) GU 1971, L 124, pag. 1.

(5) GU 2005, C 1, pag. 7 (giorni festivi della Commissione) e C 65, pag. 3 (giorni festivi degli Stati membri).

(6) Il Parlamento ha presentato una copia della proposta in questione.

(7) causa T-78/02 Voigt/Banca centrale europea, Racc. PI pagg. I-A-165; II-839.

(8) Il progetto di raccomandazione è disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(9) Causa T-376/03, Henrickx/Consiglio, sentenza del 5 aprile 2005, non ancora pubblicata, punto 56.

(10) Causa T-376/03, Henrickx/Consiglio, citata, punti 54-55.

(11) GU 2001, L 145, pag. 43.

(12) GU 2001, C 374, pag. 1.

(13) GU 1971, L 124, pag. 1.

(14) GU 2005, C 1, pag. 7 (giorni festivi della Commissione) e C 65, pag. 3 (giorni festivi degli Stati membri).

(15) Il Parlamento ha presentato una copia della proposta pertinente.

(16) Causa T-78/02 Voigt/Banca centrale europea, Racc. PI pagg. I-A-165; II-839.

(17) GU 2001, L 8, pag. 1.

(18) Disponibile sul sito web del Garante europeo della protezione dei dati (www.edps.eu.int) alla voce "Pubblicazioni".

(19) Quest'ultimo argomento è già stato trattato al punto 1.7 della presente decisione.

(20) Causa T-376/03 Henrickx/Consiglio, sentenza del 5 aprile 2005, non ancora pubblicata.

(21) Disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(22) Cfr., ad esempio, causa T-211/00, Kuijper/Consiglio (Raccolta 2002, pag. II-485, punto 55).

(23) Citato sopra (nota 18), pagg. 35-36. Cfr. anche pag. 12 del documento.

(24) Citato sopra (nota 18), pag. 33.

(25) Citato sopra (nota 18), pag. 43.

(26) L'articolo 5, lettera b), si riferisce ai casi di trattamento necessari per l'adempimento di un obbligo legale. Per i motivi esposti nel documento informativo n. 1 del Garante europeo della protezione dei dati (citato sopra, pag. 28), questa disposizione non dovrebbe essere applicata in caso di richiesta di accesso ai sensi del regolamento 1049/2001.

(27) Cfr. il documento informativo del Garante europeo della protezione dei dati n. 1, citato in precedenza, pagg. 28-29.

(28) Causa T-376/03, Henrickx/Consiglio, sentenza del 5 aprile 2005, non ancora pubblicata, punto 57.

(29) causa C-254/95 P, Parlamento/Innamorati (Raccolta 1996, pag. I-3423, punto 24); cfr. anche causa T-376/03, Henrickx/Consiglio, citata, punto 56.

(30) Relazione annuale 1998, pagg. 27-28.