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Decisione del Mediatore europeo sulla denuncia 1027/2005/ELB contro il Comitato economico e sociale europeo

I denuncianti, membri di un sindacato di agenti e funzionari dell'UE, hanno impugnato una decisione del Presidente del Comitato economico e sociale europeo (CESE) relativa alla composizione del comitato congiunto di valutazione (CG) in materia di promozioni, nella misura in cui prevedeva la partecipazione del sig. X (in qualità di membro selezionato dal comitato del personale). Essi hanno sostenuto che il sig. X aveva inviato messaggi durante la campagna per le elezioni del comitato del personale da cui si poteva dedurre che, se eletto e rinominato alla commissione parlamentare mista, avrebbe favorito determinate categorie di personale. I denuncianti hanno affermato che il CESE non era riuscito a garantire che il lavoro della commissione parlamentare mista fosse imparziale, credibile e legittimo. Il CESE ha respinto l'affermazione dei denuncianti, adducendo una serie di argomenti relativi, tra l'altro, all'onestà del sig. X e alla necessità che essa sia presentata con motivazioni serie e ben spiegate che si oppongono alla selezione del sig. X da parte del comitato del personale, prima di poter prendere in considerazione tale azione.

Il Mediatore ha rilevato, in particolare, che i principi di buona amministrazione esigono che le istituzioni o gli organi comunitari adottino le misure appropriate per garantire sia la realtà sia l'apparenza di imparzialità nell'esercizio delle funzioni amministrative affidate ai suoi membri del personale. In relazione a ciò, il Mediatore ha rilevato che dubbi ragionevoli e obiettivamente giustificati in merito all'esercizio imparziale e obiettivo da parte del sig. X delle sue funzioni di membro della commissione parlamentare mista potevano essere portati all'attenzione del CESE, e apparentemente sono stati portati all'attenzione di quest'ultimo, prima che esso pronunciasse la sua decisione impugnata. Inoltre, la partecipazione al JEC di una persona la cui imparzialità può essere ragionevolmente messa in discussione deve essere considerata idonea a pregiudicare l'equità del procedimento del JEC e il pertinente procedimento amministrativo di promozione. Il Mediatore ha inoltre osservato che la responsabilità di garantire il rispetto dei requisiti di imparzialità nel caso specifico spettava, in primo luogo, al comitato del personale. Pertanto, il CESE avrebbe dovuto, in primo luogo, verificare se la questione fosse stata portata a conoscenza del comitato del personale e da esso esaminata e, successivamente, in caso contrario, rinviare la questione al comitato del personale. La mancata adozione da parte del CESE di tali misure ha costituito un caso di cattiva amministrazione. Il Mediatore ha inoltre constatato che il CESE non aveva fornito motivi validi e adeguati per rifiutare di accogliere la richiesta dei denuncianti di escludere il sig. X dalla commissione parlamentare mista. Il Mediatore ha formulato osservazioni critiche in merito ai suddetti casi di cattiva amministrazione da parte del CESE.


Strasburgo, 2 maggio 2007

Egregi signori B. e A.,

L'8 marzo 2005 Lei ha presentato al Mediatore europeo una denuncia contro il Comitato economico e sociale europeo ("CESE") in merito alla composizione del comitato di valutazione congiunto del CESE. La denuncia è stata presentata a nome di un sindacato.

Il 12 aprile 2005 ho trasmesso la denuncia al Presidente del CESE, che ha inviato il suo parere il 14 luglio 2005. Le ho trasmesso il presente parere con un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 29 settembre 2005.

Il 6 marzo 2006 ho chiesto ulteriori informazioni al CESE. Il CESE ha inviato le sue osservazioni supplementari il 28 aprile 2006. Le ho trasmesse con un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 30 giugno 2006.

Le scrivo ora per comunicarle i risultati delle indagini che sono state effettuate.


LA RECLAMO

Secondo i denuncianti, i fatti possono essere riassunti come segue:

I denuncianti agiscono per conto di un sindacato di agenti e funzionari delle Comunità europee. Il reclamo è diretto contro una decisione del Presidente del Comitato economico e sociale europeo (il "CESE") (decisione n. 034/05A, dell'8 febbraio 2005) relativa alla nomina dei membri del comitato misto di valutazione ("JEC"). La commissione parlamentare mista è consultata prima che l'autorità che ha il potere di nomina prenda una decisione sulla promozione del personale.

Il 19 novembre 2004 i denuncianti hanno richiamato l'attenzione del Segretario generale del CESE sui messaggi inviati dal sig. X., membro della commissione parlamentare mista e candidato nell'ambito delle elezioni dei membri del comitato del personale, dai quali si poteva dedurre che, se eletto, avrebbe favorito determinate categorie di personale, in particolare i suoi subordinati e i membri del suo sindacato. I denuncianti hanno suggerito di modificare le norme della commissione parlamentare mista per garantire che i suoi procedimenti siano legittimi, imparziali e credibili. Una norma dovrebbe prevedere che i membri della commissione che hanno un interesse personale nei casi che le sono sottoposti non partecipino ai suoi lavori. I denuncianti hanno inoltre suggerito di ricordare ai membri del comitato il loro dovere di riservatezza.

Il 25 novembre 2004 il Segretario generale ha risposto ai denuncianti, indicando che tale norma non era necessaria alla luce dell'esperienza passata ed era impossibile in un'istituzione così piccola. Precisa che chiederà al presidente della commissione parlamentare mista di ricordare ai suoi membri il loro dovere di riservatezza.

Lo stesso giorno, i denuncianti hanno scritto al Segretario generale, contestando la nomina di un membro della commissione parlamentare paritetica, il sig. X., a causa della sua campagna elettorale e sostenendo che avrebbe dovuto essere sostituito.

Il 7 dicembre 2004 il segretario generale rispondeva ai denuncianti dichiarandosi contrario all’iniziativa presa dal sig. X. durante la sua campagna elettorale e trasmettendo il suo parere al presidente del comitato del personale. Ha inoltre indicato che la richiesta dei denuncianti di sostituire tale persona all'interno della commissione parlamentare mista dovrebbe essere meglio motivata. Ricorda a) il fatto che il messaggio è stato inviato durante una campagna elettorale; b) le condizioni in cui i denuncianti hanno ricevuto tale messaggio; c) il ruolo della persona interessata negli anni precedenti e nella stessa veste all'interno della commissione parlamentare mista e d) il fatto che il procedimento della commissione parlamentare mista sia riservato. Egli ha indicato che, se i denuncianti dovessero ripetere la loro richiesta di sostituire il sig. X., consulterebbe il comitato del personale e i sindacati.

Il 23 dicembre 2004 i denuncianti hanno scritto al Segretario generale, ribadendo la loro richiesta.

L'8 febbraio 2005 il Presidente del CESE ha adottato una decisione (decisione n. 034/05 A) relativa alla composizione della commissione parlamentare mista dall'8 febbraio 2005 fino alle elezioni del nuovo comitato del personale nel 2006.

Il 14 febbraio 2005 i denuncianti hanno nuovamente scritto al Segretario generale, prendendo atto della nomina del sig. X. a membro permanente della commissione parlamentare mista e deplorando la mancanza di informazioni sulle misure adottate dal Segretario generale a seguito della loro lettera del 23 dicembre 2004.

L'8 marzo 2005 i denuncianti hanno informato il Segretario generale dell'intenzione di presentare una denuncia al Mediatore europeo. Osservano che il Segretario generale non ha consultato il comitato del personale e i sindacati su tale questione.

Nella loro denuncia al Mediatore, i denuncianti hanno affermato che il CESE non ha garantito che i procedimenti della commissione parlamentare mista fossero imparziali, credibili e legittimi. Sostengono inoltre che il CESE non ha risposto alle loro lettere del 23 dicembre 2004 e del 14 febbraio 2005. I denuncianti hanno chiesto la sostituzione di un membro della commissione parlamentare mista.

L'INCHIESTA

Parere del Comitato economico e sociale europeo

Il parere del CESE può essere sintetizzato come segue:

Il 6 ottobre 2004, nel quadro della campagna per l'elezione dei membri del comitato del personale, il sig. X., candidato e membro di un sindacato, ha inviato ai suoi colleghi della divisione linguistica inglese un messaggio dal titolo "Perfavore vota domani!!!!". In questo messaggio, ha dichiarato quanto segue:

"Continuerò a lavorare nell'interesse di tutto il personale; Inutile dire che a parità di condizioni, farò anche del mio meglio per difendere gli interessi della divisione inglese; L'ho sempre fatto in passato, in vari negoziati con l'amministrazione in materia di assunzioni, nuovi posti, contratti, promozioni, ecc.; la mia mano è stata certamente rafforzata dalla mia appartenenza al comitato del personale. Se sarò rieletto, spero di essere riconfermato al comitato di promozione. Le promozioni sono effettuate sulla base di fascicoli personali, punti e anzianità, ma non c'è bisogno di dire che c'è un certo margine di manovra in qualsiasi negoziato; Credo di aver costantemente e con successo difeso gli interessi della nostra Divisione, in termini di promozioni e nuovi posti".

Lo stesso giorno, il signor X. ha inviato ad altri colleghi, che non lavoravano all'interno della divisione linguistica inglese, una versione leggermente modificata del suo messaggio.

Il 19 novembre 2004 i denuncianti hanno scritto al Segretario generale, deplorando che i candidati si fossero impegnati a difendere gli interessi di talune categorie di personale e chiedendo che i membri della commissione parlamentare mista fossero esclusi dai suoi lavori quando avessero un interesse personale nelle questioni discusse.

Il 22 novembre 2004 il sig. X. è stato nominato dal comitato del personale rappresentante presso il CCA.

Il 25 novembre 2004, il Segretario generale ha risposto ai denuncianti che nessun problema nel funzionamento del CCM era stato notato quando i membri stavano esaminando i casi dei loro subordinati. Ha espresso la sua fiducia nel modo in cui i membri del CEC hanno svolto le loro funzioni in passato. Precisa che chiederà al Presidente della commissione parlamentare mista di ricordare ai membri il loro dovere di riservatezza e osserva che le dimensioni limitate del CESE renderanno difficile l'attuazione della proposta dei denuncianti.

In una lettera della stessa data, i denuncianti hanno ritenuto inappropriata la nomina del sig. X. Dati i suoi messaggi al personale, è stato messo in dubbio l'imparzialità, la credibilità e la legittimità dei lavori della commissione parlamentare mista e, di conseguenza, la reputazione del comitato del personale e dell'istituzione è stata danneggiata. Chiede la sostituzione del sig. X.

Il 7 dicembre 2004 il segretario generale rispondeva di essere contrario all'iniziativa del sig. X. e di aver informato il presidente del comitato del personale. Richiama l'attenzione dei denuncianti sul fatto che la sostituzione di un rappresentante nominato dal comitato del personale dovrebbe essere più motivata delle spiegazioni fornite finora.

Il 23 dicembre 2004 i denuncianti hanno mantenuto la loro richiesta.

L'8 febbraio 2005 il Presidente del CESE ha preso una decisione in merito alla composizione della commissione parlamentare mista.

Nella lettera del 14 febbraio 2005, i denuncianti si sono rammaricati di non essere stati informati in anticipo della nomina del sig. X. a membro permanente della commissione parlamentare mista e hanno sostenuto che era inappropriata.

Nel suo parere, il CESE ha formulato le seguenti osservazioni sulla denuncia:

(1) Imparzialità del comitato di valutazione congiunto

Il messaggio del signor X. doveva essere visto nel contesto di una campagna elettorale. Era noto che le promesse fatte in tali circostanze potevano essere diverse e non necessariamente impegnavano i loro autori in una particolare linea d'azione. Anche se il sig. X. ha dichiarato che sarebbe stato particolarmente attento agli interessi della divisione linguistica inglese, ha anche indicato che avrebbe lavorato nell’interesse di tutto il personale.

Poiché le elezioni per il comitato del personale si sono svolte a scrutinio segreto, non c'era assolutamente alcun modo per il signor X. di sapere chi aveva votato per lui e premiare coloro che lo avevano fatto.

Il sig. X. era stato membro del CEC per molti anni e non vi sono prove che suggeriscano che la sua onestà e imparzialità fossero discutibili. Ciò è stato confermato dal presidente della commissione parlamentare mista, il quale ha aggiunto che non vi è alcuna possibilità per un membro della commissione stessa di influenzare le decisioni a favore di un funzionario.

In conclusione, non vi erano prove che suggerissero che la riservatezza e l'imparzialità dei lavori della commissione parlamentare mista fossero discutibili.

(2) Asserzione di cattiva amministrazione

Il Segretario generale ha espresso pubblicamente il suo impegno nei confronti dei principi che disciplinano il funzionamento del CCM, vale a dire la riservatezza dei lavori del CCM, che è stata menzionata in una nota ai denuncianti del 5 novembre 2004(1) e ripetuta oralmente al presidente del CCM. Il Segretario generale ha inoltre espresso la sua disapprovazione per l'iniziativa del sig. X. sia in una nota del 7 dicembre 2004 indirizzata alle stesse persone, sia in una comunicazione orale al presidente del comitato del personale.

Va osservato che il sig. X. è stato nominato dal comitato del personale, a seguito di una decisione presa collettivamente dai rappresentanti eletti dal personale del CESE. Erano presenti rappresentanti del sindacato dei denuncianti che hanno avuto l'opportunità di esprimere il loro parere.

Se l’autorità amministrativa non avesse voluto la nomina del sig. X., essa avrebbe dovuto opporsi a una decisione dei rappresentanti del personale, il che non era di per sé inconcepibile. Infatti, come risulta dalla sua nota del 7 dicembre 2004, il Segretario generale non ha escluso tale possibilità. Tuttavia, una decisione così seria richiedeva motivi seri e ben supportati. Le informazioni presentate dai denuncianti, che non dimostravano che il sig. X. avesse distorto il funzionamento del JEC a vantaggio dei suoi elettori, erano chiaramente insufficienti.

Il CESE ha concluso che il Mediatore dovrebbe dichiarare la presente denuncia irricevibile o archiviarla con una constatazione di assenza di cattiva amministrazione.

3. Note di consultazione

Il segretario generale ha consultato il presidente del CCA, il presidente del comitato del personale e il sig. X. Il comitato ha allegato al suo parere le risposte del presidente del CCA, del presidente del comitato del personale e del sig. X.

- Nota del Presidente della commissione parlamentare mista al Segretario generale in data 8 luglio 2005:

Il presidente del CEC ha innanzitutto osservato che, idealmente, avrebbe dovuto essere consultato o almeno informato delle critiche mosse nei confronti del sig. X.

Il presidente del CEC ha condannato i messaggi del sig. X., ritenendoli incompatibili con l'imparzialità e l'obiettività di un membro del CEC. Per quanto riguarda il comportamento del sig. X. all’interno della JEC, egli ha indicato di non aver notato alcuna dichiarazione del sig. X. a favore di un membro del suo sindacato o agente della sua divisione che sia stata fatta senza un motivo legittimo. Il presidente del CCM sottolinea che le proposte del CCM sono il risultato di una riflessione e di una discussione collettive approfondite e che a tutti i candidati sono stati applicati criteri oggettivi e comuni, stabiliti prima della procedura di selezione. Era quindi impossibile che un membro del CEC imponesse altri criteri.

- Nota del Presidente del Comitato del personale in data 8 luglio 2005:

Il presidente del comitato del personale spiega che un membro della commissione parlamentare mista, insieme al sig. X., in qualità di membro supplente, ha ottenuto 165 voti durante le elezioni del comitato del personale del 7 ottobre 2004. Il voto era segreto ed era impossibile sapere chi avesse votato per chi. Di conseguenza, l’affermazione secondo cui il sig. X. avrebbe potuto beneficiare dei voti dei colleghi che avrebbe successivamente premiato non era fondata. I messaggi inviati dal sig. X. sono stati indirizzati ai colleghi della divisione linguistica inglese e ad altri colleghi personalmente. La maggior parte dei beneficiari non erano membri del sindacato, di cui il sig. X. era membro. Pochissimi beneficiari avrebbero potuto essere promossi (tre persone su 67 proposte, una delle quali è membro di questo sindacato). L’argomento secondo cui il sig. X. avrebbe favorito i membri del suo sindacato non era fondato. Come dimostrato obiettivamente dal fatto, entrambe le e-mail erano goffe, ma non malintenzionate. Infine, in questi due messaggi di posta elettronica, il sig. X. ha chiaramente indicato il suo impegno al merito, nel quadro delle promozioni, e alla difesa dell'interesse generale del personale del Comitato.

- Nota del sig. X. del 13 luglio 2005:

Il sig. X. conferma la nota del presidente del comitato del personale e ribadisce che nei suoi messaggi elettorali insiste sul merito dei candidati alla promozione.

Osservazioni dei denuncianti

Le osservazioni dei denuncianti possono essere riassunte come segue.

I denuncianti hanno osservato che il presidente della commissione parlamentare mista non è stato consultato né informato delle critiche mosse nei confronti del sig. X., il che costituisce di per sé un caso di cattiva amministrazione. Il presidente del CCM ha ritenuto che le e-mail del sig. X. non fossero appropriate alla luce dell'imparzialità e dell'obiettività dei lavori del CCM e che il comportamento del sig. X. fosse riprovevole.

Essi osservano che il presidente del comitato del personale è anche il presidente del sindacato, di cui il sig. X. è membro. Per questo motivo, il presidente del comitato del personale non poteva essere considerato del tutto imparziale.

Infine, l'argomento del CESE secondo cui le e-mail di X. dovrebbero essere prese in considerazione nel contesto di una campagna elettorale non è accettabile né conforme alla legge, in quanto il Segretario generale non dovrebbe accettare le menzogne politiche come una pratica normale e naturale in una campagna elettorale. Nell’ambito dello Statuto, la questione controversa dovrebbe essere trattata come una questione di legittimità. L'autorità che ha il potere di nomina dovrebbe riesaminare e porre rimedio a tutte le violazioni della legalità.

I denuncianti hanno concluso che la loro denuncia era fondata e hanno chiesto al Mediatore di confermarlo.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere del CESE e delle osservazioni dei denuncianti, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini. Il Mediatore ha pertanto chiesto al CESE di specificare:

  1. il fondamento della sua domanda di irricevibilità della denuncia;
  2. la disposizione o il principio giuridico in base al quale non ha escluso la possibilità di opporsi alla decisione del comitato del personale di nominare un membro della commissione parlamentare mista.

Il Mediatore ha inoltre chiesto al CESE di fornire una copia delle norme relative alla composizione, alle procedure e alle funzioni del JEC, in particolare la decisione n. 238/01 A del 23 luglio 2001 relativa alla composizione e al funzionamento del JEC e la decisione n. 511/04 A del 15 dicembre 2004 che modifica la decisione n. 238/01 A.

Infine, ha osservato che, nelle loro osservazioni, i denuncianti hanno fatto una nuova affermazione secondo cui il presidente del CCM avrebbe dovuto essere consultato o informato delle critiche mosse nei confronti di un membro del CCM. Poiché tale affermazione non faceva parte della denuncia iniziale e poiché non erano stati adottati precedenti approcci amministrativi a tale riguardo, ha ritenuto che questa nuova affermazione non sarebbe stata trattata nel contesto della presente indagine.

Ulteriore risposta del Comitato economico e sociale europeo

L'ulteriore risposta del CESE può essere riassunta come segue:

Per quanto riguarda l'osservazione relativa all'irricevibilità del reclamo, il CESE ha indicato che intendeva solo fare riferimento all'argomento secondo cui le critiche dovrebbero essere rivolte alla decisione del comitato del personale di nominare il sig. X. membro della commissione parlamentare mista e non contro la decisione n. 034/05 A del Presidente del CESE.

Il CESE indica che la base giuridica per la nomina dei membri della commissione parlamentare mista è l'articolo 2, paragrafo 1, della decisione n. 511/04 A dell'Ufficio di presidenza del 15 dicembre 2004, che stabilisce quanto segue:

"Articolo 2

1. Les membres du Comité sont désignés, paritairement, par le Secrétaire général et le Comité du personnel, lesquels doivent assurer une représentation équilibrée de l'ensemble des fonctionnaires. Le Président est désigné par le Secrétaire général après consultation du Comité du Personnel."

Il CESE sottolinea ancora una volta il contesto in cui è stato inviato il messaggio di X. Ha aggiunto che il sindacato a cui appartiene il signor X. ha vinto le elezioni con una maggioranza sostanziale, ottenendo 9 seggi su 11. Il sindacato dei denuncianti ha ottenuto un seggio, nonostante le informazioni fornite agli elettori sul messaggio del signor X. Sembrava che gli elettori non avessero reagito positivamente a queste informazioni. Il CESE ritiene che, nella speranza di ottenere un risultato migliore, i denuncianti abbiano voluto spostare l'accento del dibattito elettorale dalle idee politiche di ciascun sindacato a una sfera più giuridica.

Conformemente alle norme applicabili, il Presidente del CESE ha dovuto nominare i membri proposti dal comitato del personale per la commissione parlamentare mista. In caso di reato o di errore amministrativo sostanziale, l'autorità che ha il potere di nomina potrebbe reagire e interrompere la nomina proposta dal comitato del personale. Tuttavia, il CESE non ha ritenuto che tale fosse il caso.

Il CESE non potrebbe agire diversamente perché il blocco di una nomina proposta dal comitato del personale potrebbe essere visto come una sanzione occulta per il funzionario, che non avrebbe alcuna base giuridica nello statuto.

Il CESE ha infine ribadito le diverse misure adottate in materia e ha concluso che in questo caso non vi è stata cattiva amministrazione.

Osservazioni finali dei denuncianti

Con lettera del 19 aprile 2006, i denuncianti hanno riconosciuto che la nuova affermazione contenuta nelle loro osservazioni non poteva far parte della presente indagine.

Le osservazioni finali dei denuncianti possono essere riassunte come segue:

I denuncianti hanno ribadito di ritenere che le menzogne politiche del sig. X. non potessero essere giustificate.

Hanno aggiunto che il sindacato del signor X. non ha vinto le elezioni con una maggioranza sostanziale, in quanto ha ottenuto il 52,27% dei voti, mentre il sindacato dei denuncianti aveva ottenuto il 39,23% dei voti. Inoltre, è errato affermare che il sindacato dei denuncianti ha informato gli elettori del messaggio del sig. X durante la campagna elettorale perché la sua prima nota informativa è stata emessa il 22 ottobre 2004, mentre le elezioni si sono svolte il 7 ottobre 2004. Contrariamente a quanto affermato dal CESE, il sindacato dei denuncianti ha scelto di non utilizzare il messaggio di X durante la campagna elettorale.

Secondo i denuncianti, il CESE sembra aver scelto di evitare di entrare in una controversia con i vari sindacati a scapito dell'imparzialità e dell'obiettività dei membri della commissione parlamentare mista. Inoltre, il CESE aveva cercato di trasformare la denuncia dei denuncianti in una presunta controversia sindacale al fine di sottrarsi alle sue responsabilità ed evitare di rispondere chiaramente alle domande postegli.

I denuncianti hanno osservato che il Segretario generale ha presentato le sue preoccupazioni al presidente della commissione parlamentare mista, il quale, nella sua nota dell'8 luglio 2005, si è rammaricato del fatto che la commissione non fosse stata consultata o informata della situazione prima di avviare il procedimento.

Hanno inoltre rilevato che il Segretario generale si rivolgeva a un pubblico limitato, vale a dire ai responsabili del sindacato dei denuncianti e ai presidenti del comitato del personale e della commissione parlamentare mista.

I denuncianti hanno fatto riferimento alla causa T-396/03 Vanhellemont/Commissione , in cui il Tribunale di primo grado ha annullato la decisione della Commissione di non intervenire nella procedura elettorale del comitato del personale(2).

LA DECISIONE

1 Disposizioni statutarie e decisione n. 511/04 A, del 15 dicembre 2004, relativa al comitato di valutazione congiunto

Lo Statuto prevede, nella parte pertinente, quanto segue:

Articolo 9: "1. Sono istituiti: a) all'interno di ciascuna istituzione:

- un comitato del personale, che può essere organizzato in sezioni per le diverse sedi di servizio;

- una o più commissioni miste, a seconda del numero di funzionari nelle sedi di servizio;

(...) che svolge le funzioni loro assegnate dal presente statuto. (...)

2. La composizione e la procedura degli organi sono stabilite da ciascuna istituzione conformemente alle disposizioni dell'allegato II. (...)

3. Il comitato del personale rappresenta gli interessi del personale nei confronti della propria istituzione (...). Essa contribuisce al buon funzionamento del servizio fornendo un canale per l'espressione di opinioni da parte del personale. (...)".

L’allegato II dello Statuto dispone quanto segue:

"Ilcomitato misto o il comitato misto di un'istituzione è composto da:

- un presidente nominato ogni anno dall'autorità che ha il potere di nomina,

- i membri e i supplenti nominati contemporaneamente in egual numero dall'autorità che ha il potere di nomina e dal comitato del personale.";

La decisione n. 511/04 A del 15 dicembre 2004 dell'Ufficio di presidenza del Comitato economico e sociale, che modifica la decisione n. 238/01A del 23 luglio 2001 dell'Ufficio di presidenza del Comitato economico e sociale, relativa all'istituzione di una commissione parlamentare mista, prevede, nella parte pertinente, quanto segue:

Articolo 2: "1. Les membres du Comité sont désignés, paritairement, par le Secrétaire général et le Comité du personnel, lesquels doivent assurer une représentation équilibrée de l'ensemble des fonctionnaires (...)".

Articolo 3: "1. Le Président et les membres sont désignés pour une période deux ans (...)".

Articolo 4: "1. Le Comité est chargé de soumettre à l'Autorité investie du pouvoir de nomination des avis sur les fonctionnaires qu'il considère les plus méritants pour obtenir une promotion, après examen comparatif des mérites des fonctionnaires ayant vocation à la promotion au 31 décembre de l'exercice en cours, ainsi que des rapports de notation dont ils ont fait l'objet. (...)".

Articolo 5: "1. L'Autorité investie du pouvoir de nomination procède aux promotions après avoir pris connaissance des avis du Comité paritaire de promotion. (...)".

Articolo 6: "1. Le Comité se réunit au moins deux fois pas an, sur convocation de son Président ou à la demande du secrétaire général. Il délibère valablement si tous les membres titulaires sont présents ou représentés, selon les différentes compositions prévues à l'article 2 [soit, respectivement, six(quatre), huit et dix membres].

2. Le Comité procèdera, pour chaque grade, à l'examen comparatif des mérites de l'ensemble des fonctionnaires promouvables, en tenant compte des points de promouvabilité cumulés par chacun de ces fonctionnaires depuis leur dernière promotion et en vérifiant leur cohérence avec les commentaires des rapports de notation. (...)".

Articolo 7: "3. Les avis du Comité sont pris à la majorité absolue de voix des membres titulaires présents ou représentés (...)".

2 Asserzione secondo cui il Comitato economico e sociale non avrebbe garantito che i lavori del comitato misto di valutazione fossero imparziali, credibili e legittimi, nonché la relativa affermazione

2.1 I denuncianti agiscono per conto di un sindacato di agenti e funzionari delle Comunità europee. Il reclamo è diretto contro una decisione del Presidente del Comitato economico e sociale europeo (il "CESE") (decisione n. 034/05 A dell'8 febbraio 2005) relativa alla composizione del comitato di valutazione congiunto (la "JEC") fino alle elezioni del comitato del personale previste per il 2006. I denuncianti hanno contestato tale decisione nella misura in cui stabiliva che il sig. X. sarebbe stato membro della commissione parlamentare mista e, più specificamente, uno dei membri nominati dal comitato del personale. Essi hanno sostenuto che il sig. X. aveva inviato, durante la campagna per l’elezione del comitato del personale, messaggi dai quali si poteva dedurre che, in caso di elezione, egli avrebbe favorito determinate categorie di personale, in particolare i suoi colleghi della divisione linguistica inglese e i membri del suo sindacato. I denuncianti avevano sollevato la questione con il Segretario generale del CESE il 19 novembre, il 25 novembre e il 23 dicembre 2004. Il Mediatore europeo ha avviato un'indagine, tra l'altro, su i) l'affermazione dei denuncianti secondo cui il CESE non avrebbe garantito che i procedimenti della commissione parlamentare mista fossero imparziali, credibili e legittimi e ii) l'affermazione dei denuncianti secondo cui il suddetto membro della commissione parlamentare mista dovrebbe essere sostituito.

2.2 Nei suoi pareri, il CESE ha respinto l'affermazione dei denuncianti, adducendo i seguenti argomenti:

  1. Le promesse fatte nel contesto di una campagna elettorale possono essere diverse e non impegnano necessariamente i loro autori in una particolare linea d'azione.
  2. Anche se il sig. X. ha dichiarato che sarebbe stato particolarmente attento agli interessi della divisione linguistica inglese, ha anche indicato che avrebbe lavorato nell’interesse di tutto il personale.
  3. Non c'era modo per il signor X. di sapere chi aveva votato per lui e ricompensare coloro che l'avevano fatto.
  4. Il sig. X. era stato membro del JEC per molti anni e non vi erano prove che suggerissero che la sua onestà e imparzialità fossero discutibili. Ciò è stato confermato dal presidente del CCM, il quale ha aggiunto che non vi è alcuna possibilità per un membro del CCM di influenzare le decisioni del CCM a favore di un determinato funzionario.
  5. Il sig. X. è stato nominato dal comitato del personale sulla base di una decisione collettiva presa da rappresentanti eletti dal personale del CESE. Erano presenti rappresentanti del sindacato dei denuncianti che hanno avuto l'opportunità di esprimere il loro parere. Se l’autorità amministrativa non avesse voluto la nomina del sig. X., essa avrebbe dovuto opporsi a una decisione dei rappresentanti del personale. Tuttavia, una decisione così seria richiedeva ragioni serie e ben spiegate. In caso di reato o di errore amministrativo sostanziale ("dansle cas d'un délit ou d'une faute administrative substantielle"),l'autorità che ha il potere di nomina potrebbe impedire la nomina proposta dal comitato del personale. Tuttavia, il CESE non ha ritenuto che tale fosse il caso in relazione alla nomina del sig. X. Gli elementi di prova presentati dai denuncianti, che non dimostravano che il sig. X. avesse snaturato il funzionamento della commissione parlamentare mista a vantaggio dei suoi elettori, erano chiaramente insufficienti.

2.3 Nelle loro osservazioni finali, i denuncianti hanno rilevato, tra l'altro, che il presidente della commissione parlamentare mista si rammaricava di non essere stato consultato o informato della situazione prima dell'avvio del procedimento da parte della commissione stessa. Esse hanno inoltre fatto riferimento alla causa T-396/03, Vanhellemont/Commissione (3), nella quale il Tribunale ha annullato la decisione della Commissione di non intervenire nella procedura elettorale del comitato del personale.

2.4 Il Mediatore ricorda innanzitutto che la presente indagine riguarda la questione se la decisione n. 034/05 A, dell'8 febbraio 2005, del Presidente del CESE, costituisse un caso di cattiva amministrazione, nella misura in cui stabiliva che il sig. Ciò avrebbe comportato l'incapacità del CESE di garantire che i lavori della commissione parlamentare mista fossero imparziali, credibili e legittimi. L'indagine del Mediatore non riguarda l'integrità o la regolarità della procedura di elezione né la questione se la decisione del comitato del personale di nominare il sig. X. quale membro costituisse un caso di cattiva amministrazione. Il Mediatore osserva a tale proposito che tale decisione relativa al sig. X. non è stata comunicata al Mediatore nel contesto della presente indagine.

2.5 Il Mediatore osserva inoltre che, ai sensi dell'articolo 11 dello statuto, un funzionario

"esercita le funzioni che gli sono assegnate con obiettività, imparzialità e nel rispetto del suo dovere di lealtà nei confronti delle Comunità" e "non tratta, nell ' esercizio delle sue funzioni (...) materie in cui, direttamente o indirettamente, abbia un interesse personale tale da compromettere la sua indipendenza, in particolare gli interessi familiari e finanziari" .

Analogamente, l’articolo 8 del codice europeo di buona condotta amministrativa prevede che:

"1. Il funzionario è imparziale e indipendente. Il funzionario si astiene da qualsiasi azione arbitraria che arrechi pregiudizio al pubblico, nonché da qualsiasi trattamento preferenziale per qualsiasi motivo. 2. Il comportamento del funzionario non deve mai essere guidato da interessi personali, familiari o nazionali o da pressioni politiche. Il funzionario non partecipa a una decisione in cui lui o lei, o qualsiasi membro stretto della sua famiglia, abbia un interesse finanziario.";

2.6 Il Mediatore ribadisce che i principi di buona amministrazione impongono al personale delle istituzioni e degli organi comunitari non solo di esercitare le proprie funzioni in modo imparziale, ma anche di dimostrare la propria imparzialità evitando qualsiasi azione che possa mettere ragionevolmente in discussione la propria imparzialità(4). Inoltre, i principi di buona amministrazione esigono che l'istituzione o l'organo comunitario competente adotti misure adeguate per garantire sia la realtà che l'apparenza di imparzialità nell'esercizio delle funzioni amministrative affidate ai suoi membri del personale. Ciò che è in gioco, in questo contesto, è la fiducia che l'amministrazione comunitaria deve ispirare nel pubblico o, per quanto riguarda l'amministrazione delle questioni relative al personale, nel suo personale.

2.7 La questione del rispetto dei requisiti di imparzialità in un caso come quello di specie deve essere risolta non solo sulla base di un criterio soggettivo, vale a dire sulla base delle convinzioni e delle predisposizioni personali del rappresentante del personale interessato, ma anche sulla base di un criterio oggettivo(5). Nell’ambito di questo secondo criterio, occorre verificare se l’amministrazione abbia offerto garanzie sufficienti per escludere qualsiasi legittimo dubbio in merito al rispetto dei suddetti requisiti di imparzialità. In base al criterio oggettivo, occorre, in primo luogo, determinare, nel caso di specie, se vi fossero fatti accertabili che sono stati portati all’attenzione del CESE prima dell’adozione della decisione impugnata e che avrebbero potuto sollevare dubbi in merito all’imparzialità del sig. X., il quale, nella sua qualità di rappresentante del personale presso la commissione parlamentare mista, si sarebbe occupato di questioni relative al personale. A questo proposito anche le apparenze possono essere di notevole importanza.

2.8 Nel caso di specie, il sig. X. ha dichiarato quanto segue in un messaggio inviato ai suoi colleghi della divisione linguistica inglese il 6 ottobre 2004:

"Continuerò a lavorare nell'interesse di tutto il personale; Inutile dire che a parità di condizioni, farò anche del mio meglio per difendere gli interessi della divisione inglese; L'ho sempre fatto in passato, in vari negoziati con l'amministrazione in materia di assunzioni, nuovi posti, contratti, promozioni, ecc.; la mia mano è stata certamente rafforzata dalla mia appartenenza al comitato del personale. Se sarò rieletto, spero di essere riconfermato al comitato di promozione. Le promozioni sono effettuate sulla base di fascicoli personali, punti e anzianità, ma non c'è bisogno di dire che c'è un certo margine di manovra in qualsiasi negoziato; Credo di aver costantemente e con successo difeso gli interessi della nostra Divisione, in termini di promozioni e nuovi posti".

Il Mediatore ritiene che la dichiarazione di cui sopra possa essere ragionevolmente intesa come una promessa da parte del sig. X. di favorire, in qualità di membro della commissione parlamentare mista, gli interessi dei suoi colleghi della divisione linguistica inglese nel contesto della procedura di promozione. A tale riguardo, occorre rilevare che l’Istituzione stessa e, più specificamente, il Segretario generale, nella sua lettera del 7 dicembre 2004, ossia molto prima dell’emissione della decisione impugnata, hanno condannato tale dichiarazione, come ha fatto il presidente della JEC in una lettera dell’8 luglio 2005, in cui ha dichiarato di ritenere la dichiarazione incompatibile con l’imparzialità e l’obiettività di un membro della JEC. Inoltre, non è stato contestato il fatto che vi fossero membri della divisione linguistica inglese che potevano essere promossi. Il Mediatore ritiene pertanto che, nelle circostanze del caso di specie, possano essere sollevati e apparentemente siano stati effettivamente sollevati dubbi ragionevoli e obiettivamente giustificati in merito all'imparzialità e all'obiettività delle prestazioni del sig. X. nell'esercizio delle sue funzioni di membro della commissione parlamentare mista, come dimostrato da fatti incontestati portati all'attenzione del CESE molto prima dell'adozione della decisione impugnata. In relazione a ciò, va osservato che la partecipazione alla commissione parlamentare mista di altri membri la cui imparzialità non è stata messa in discussione non pregiudica il merito della presente indagine(6). Infatti, in un caso come quello di specie, i requisiti di cui al precedente punto 2.6 implicano che la partecipazione al JEC di una persona la cui imparzialità può ragionevolmente essere messa in discussione deve essere considerata idonea a pregiudicare l'equità del procedimento del JEC e il relativo procedimento amministrativo in materia di promozioni(7). Alla luce di quanto precede, il Mediatore non accetta le argomentazioni di cui sopra (i) - (iv) avanzate dal CESE a sostegno del rigetto dell'accusa.

2.9 Per quanto riguarda l'argomentazione v) avanzata dal CESE, il Mediatore osserva che, per quanto riguarda la selezione dei membri della commissione parlamentare mista da parte del comitato del personale, la responsabilità di garantire il rispetto dei requisiti di imparzialità summenzionati spetta, in primo luogo, al comitato del personale. Tale organismo non è esonerato dalle sue precedenti responsabilità per il solo fatto di aver già selezionato i funzionari che parteciperanno al CEC. Pertanto, se un reclamo pertinente è presentato all'amministrazione del CESE prima dell'adozione della sua decisione in merito alla composizione della commissione parlamentare mista, l'istituzione deve, in primo luogo, verificare se la questione sia stata portata a conoscenza del comitato del personale e da esso esaminata. In caso contrario, il CESE dovrebbe, almeno in linea di principio(8), deferire la questione al comitato del personale e invitarlo a esaminare il reclamo e, in tal modo, confermare o modificare la sua decisione di selezione entro un termine ragionevole. Sulla base delle informazioni fornite al Mediatore nel contesto della sua presente indagine, sembra che il CESE non abbia adottato tali misure. Si è trattato di un caso di cattiva amministrazione e il Mediatore formulerà qui di seguito un'osservazione critica pertinente.

Inoltre, il CESE non ha contestato il fatto che, nell'ambito dell'emanazione della sua decisione impugnata, aveva il potere di rivedere la selezione effettuata dal comitato del personale e di non accettarla, nella misura in cui non sarebbe compatibile con le pertinenti norme vincolanti per il comitato del personale. Sebbene non in modo sufficientemente chiaro e preciso, il CESE ha fatto riferimento, in realtà, alle condizioni alle quali poteva esercitare tale potere, vale a dire in caso di presentazione di motivi gravi e ben spiegati, o in caso di infrazione o di errore amministrativo sostanziale. Il CESE ha inoltre indicato che tali condizioni non erano soddisfatte nel caso specifico, in quanto i denuncianti non avevano dimostrato che il sig. X. avesse intrapreso azioni volte a distorcere il funzionamento della commissione parlamentare mista e a vantaggio dei suoi elettori. Il Mediatore non accetta questo ragionamento. Come spiegato in precedenza, il messaggio del sig. X. del 6 ottobre 2004 sollevava ragionevoli dubbi quanto alla sua imparzialità e obiettività nell'esercizio delle sue funzioni di membro della commissione parlamentare mista. E garantire sia la realtà che l'apparenza di imparzialità in casi come quello in esame costituisce una norma vincolante per il comitato del personale che promuove un importante interesse comunitario. Il semplice fatto che i denuncianti non abbiano dimostrato al CESE che il sig. X. aveva tentato di distorcere il funzionamento della commissione parlamentare mista a vantaggio dei suoi elettori non è pertinente. Il Mediatore ritiene pertanto che il CESE non abbia fornito motivi validi e adeguati per rifiutare di accogliere la richiesta dei denuncianti del 25 novembre 2004 (ripetuta il 23 dicembre 2004) relativa alla partecipazione del sig. X. alla commissione parlamentare mista. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione e il Mediatore formulerà qui di seguito un'osservazione critica.

2.10 Per quanto riguarda la richiesta dei denuncianti di sostituire il sig. X., il Mediatore osserva che l'applicabilità della decisione impugnata è scaduta al momento delle elezioni del comitato del personale del 2006. Per questo motivo e tenendo conto delle sue osservazioni di cui ai precedenti punti 2.4 e 2.9, il Mediatore non ritiene giustificato trattare tale affermazione o presentare una proposta di soluzione amichevole pertinente.

3 Presunta mancata risposta

3.1 I denuncianti sostenevano che il CESE non avesse risposto alle loro lettere del 23 dicembre 2004 e del 14 febbraio 2005.

3.2 I principi di buona amministrazione, sanciti dall'articolo 13 del Codice europeo di buona condotta amministrativa, impongono al CESE di rispondere alle lettere inviate dai denuncianti. Tuttavia, sembra che il CESE non abbia risposto alle lettere dei denuncianti né abbia fornito alcuna motivazione per non averlo fatto. Il Mediatore ritiene che si tratti di un caso di cattiva amministrazione. Tenendo conto anche delle sue conclusioni di cui al precedente punto 2.8 e del fatto che, nell'ambito sia della sua precedente corrispondenza con i denuncianti sia di quella relativa alla presente indagine, il CESE ha espresso il suo punto di vista sulla questione (della composizione della commissione parlamentare mista) cui fanno riferimento i denuncianti nelle loro lettere del 23 dicembre 2004 e del 14 febbraio 2005, il Mediatore formulerà qui di seguito un'osservazione critica.

4 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore in merito alla presente denuncia, è necessario formulare le seguenti osservazioni critiche:

I principi di buona amministrazione impongono al personale delle istituzioni e degli organi comunitari non solo di esercitare le proprie funzioni in modo imparziale, ma anche di dimostrare la propria imparzialità evitando qualsiasi azione che possa mettere ragionevolmente in discussione la loro imparzialità. Inoltre, i principi di buona amministrazione esigono che l'istituzione o l'organo comunitario competente adotti misure adeguate per garantire sia la realtà che l'apparenza di imparzialità nell'esercizio delle funzioni amministrative affidate ai suoi membri del personale.

Nel caso in esame, potrebbero essere sollevati ragionevoli dubbi sull'esercizio imparziale e obiettivo da parte del sig. X. delle sue funzioni di membro della commissione parlamentare mista e, a quanto pare, tali dubbi sono stati effettivamente sollevati sulla base di fatti incontestati (contenuto del messaggio del sig. X. inviato ai suoi colleghi della divisione linguistica inglese il 6 ottobre 2004) o portati all'attenzione del CESE molto prima dell'adozione della sua decisione impugnata in merito alla composizione della commissione parlamentare mista.

La responsabilità di garantire il rispetto dei requisiti di imparzialità di cui sopra quando il comitato del personale seleziona i membri della commissione parlamentare mista spetta, in primo luogo, al comitato del personale stesso. Se un reclamo pertinente è presentato all’istituzione prima dell’adozione della sua decisione relativa alla composizione della CCA, l’istituzione deve, in primo luogo, verificare se la questione sia stata portata a conoscenza del comitato del personale e da esso esaminata. In caso contrario, l’istituzione dovrebbe, almeno in linea di principio, adire il comitato del personale, invitandolo a esaminare il reclamo e, così facendo, confermare o modificare la sua decisione di selezione entro un termine ragionevole. Sembra che il CESE non abbia adottato tali misure nel caso in esame. Si è trattato di un caso di cattiva amministrazione.

Inoltre, il CESE non ha fornito motivi validi e adeguati per rifiutare di accogliere la richiesta dei denuncianti del 25 novembre 2004 (ripetuta il 23 dicembre 2004) relativa alla partecipazione del sig. X. alla commissione parlamentare mista. Si tratta di un altro caso di cattiva amministrazione.

Infine, i principi di buona amministrazione impongono al CESE di rispondere alle lettere dei denuncianti del 23 dicembre 2004 e del 14 febbraio 2005. Sembra che il CESE non abbia risposto alle lettere dei denuncianti né abbia fornito alcun motivo per non farlo. Anche questo è stato un caso di cattiva amministrazione.

Sulla base di quanto precede, il Mediatore archivia il caso.

Anche il Presidente del CESE sarà informato di tale decisione.

Le porgo i miei più cordiali saluti.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS


(1) Il Mediatore è consapevole del fatto che la commissione desidera fare riferimento alla nota del 25 novembre 2004.

(2) Causa T-396/03 Vanhellemont/Commissione, sentenza del 22 novembre 2005, non ancora pubblicata:

"52 Selon une jurisprudence constante, il résulte de l’article 9, paragraphe 2, du statut et, en général, du pouvoir d’organisation que chaque institution exerce dans le domaine de sa propre compétence ainsi que de son devoir d’assurer à ses fonctionnaires la possibilité de désigner leurs représentants en toute liberté et dans le respect des règles démocratiques, que les institutions ont non seulement le droit, mais encore l’obligation, d’intervenir d’office au cas où elles éprouveraient un doute sur la régularité de l’élection du comité du personnel, et qu’elles sont encore tenues de statuer sur les réclamations qui pourraient leur être adressées à ce sujet dans le cadre de la procédure fixée par les articles 90 et 91 du statut (arrêt de la Cour du 29 septembre 1976, De Dapper e.a./Parlement, 54/75, Rec. p. 1381, points 21 à 23 ; ordonnance du Président de la Cour du 11 juin 1985, Diezler e.a./CES, 146/85 R, Racc. pag. 1805, punto 6; arrêt du Tribunal du 8 mars 1990, Maindiaux e.a./CES, T-28/89, Racc. pag. II-59, punto 32).

53 Ce devoir d’intervention d’office des institutions pour assurer la régularité des élections comprend également celui de créer des conditions de sécurité juridique et de résoudre avec effet obligatoire des questions douteuses, sans que l’institution doive attendre qu’un conflit plus grave se produise à leur sujet. Les pouvoirs qui appartiennent aux institutions en vertu de leur devoir d’assurer la régularité des élections comprennent donc celui de prendre des mesures préventives (arrêt Maindiaux e.a./CES, punto 52 supra, punto 32)."

(3) Causa T-396/03, Vanhellemont/Commissione, sentenza del 22 novembre 2005, non ancora pubblicata, punti 52 e 53.

(4) Cfr. la decisione del Mediatore sulla denuncia 751/2000/(BB)IJH e in particolare il paragrafo 4 del progetto di raccomandazione ivi citato.

(5) Va osservato che tale duplice criterio è applicato mutatis mutandis dalla Corte europea dei diritti dell'uomo nel contesto dell'articolo 6, paragrafo 1 (cfr., ad esempio, sentenza della Corte europea dei diritti dell'uomo del 24.2.1993, Fey, serie A n. 255, punti 28-30), che può applicarsi anche ai procedimenti amministrativi (cfr., ad esempio, sentenza della Corte europea dei diritti dell'uomo del 10.2.1983, Albert e Le Compte, serie A n. 58).

(6) Cfr. sentenza della Corte europea dei diritti dell'uomo del 22.6.1989, Langborger, serie A n. 155, punto 35.

(7) Cfr. la decisione del Mediatore sulla denuncia 829/2004/PB, punti 4.5 e 4.6.

(8) Il Mediatore non esclude, in particolare, che l'istituzione possa non essere tenuta ad agire in tal modo qualora la denuncia sia abusiva o manifestamente infondata. Tuttavia, il Comitato economico e sociale non si è pronunciato in tal senso nel caso di specie.

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