• Een klacht indienen
  • Informatie aanvragen
60th Rome Treaty anniversaryUw Europa - De portaalsite voor Europese en nationale online-overheidsdiensten

Gevolg gegeven door de instellingen aan kritische opmerkingen en verdere opmerkingen

1. Inleiding

De Europese Ombudsman dient het algemeen belang door bij te dragen aan de verbetering van de kwaliteit van de administratie en van de dienstverlening van de EU-instellingen aan de burgers[1]. Tegelijkertijd biedt de Ombudsman de Europese burgers en ingezetenen een alternatief middel om hun belangen te beschermen. Dat middel is aanvullend op de bescherming door de rechtbanken in de EU en heeft niet noodzakelijkerwijs dezelfde doelstelling als gerechtelijke procedures.

Alleen rechtbanken hebben de bevoegdheid om wettelijk bindende uitspraken te doen en de wet authentiek te interpreteren. De Ombudsman kan voorstellen en aanbevelingen doen, en in laatste instantie, politieke aandacht vragen voor een zaak door een speciaal verslag aan het Europees Parlement te zenden. De doeltreffendheid van de Ombudsman is daarom afhankelijk van morele autoriteit, en daarom is het van essentieel belang dat het werk van de Ombudsman aantoonbaar eerlijk, onpartijdig en nauwkeurig is.

Sommige besluiten van de Ombudsman waarmee onderzoeken worden gesloten bevatten opbouwende kritiek en suggesties aan de betrokken EU-instelling in de vorm van kritische en/of aanvullende opmerkingen. Een kritische opmerking volgt op een vaststelling van wanbeheer, terwijl een aanvullende opmerking zonder een dergelijke vaststelling wordt gemaakt. Ieder jaar publiceert de Ombudsman een studie over de mate waarin de EU-instellingen gevolg hebben gegeven aan kritische en aanvullende opmerkingen, er lessen uit hebben getrokken en systematische veranderingen hebben ingevoerd om wanbeheer in de toekomst te verminderen.

2. Het doel van kritische opmerkingen en aanvullende opmerkingen

In dit licht hebben aanvullende opmerkingen slechts één doel: het dienen van het algemeen belang door de betrokken instelling te helpen om de kwaliteit van de administratie in de toekomst te verbeteren. Een aanvullende opmerking wordt niet voorafgegaan door een vaststelling van wanbeheer. Een aanvullende opmerking mag daarom niet worden opgevat als kritiek aan de instelling waaraan de opmerking is gericht, maar als advies over hoe een bepaalde praktijk kan worden verbeterd om de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers te verbeteren.

Een kritische opmerking daarentegen heeft in het algemeen meer dan één doel. Evenals een aanvullende opmerking heeft een kritische opmerking altijd een educatieve dimensie: de instelling wordt geïnformeerd over wat zij verkeerd heeft gedaan, zodat zij een dergelijk wanbeheer in de toekomst kan voorkomen. Om het educatieve effect zo groot mogelijk te maken, wordt in de kritische opmerking de geschonden bepaling of het geschonden beginsel omschreven en (tenzij dat voor de hand liggend is) uitgelegd hoe de instelling in de specifieke omstandigheden van de zaak had moeten handelen. Door die opzet wordt in een kritische opmerking de vaststelling van wanbeheer door de Ombudsman ook uitgelegd en gerechtvaardigd, en wordt tevens getracht om het vertrouwen van burgers en instellingen in de eerlijkheid en nauwkeurigheid van zijn werk te versterken. Door te laten zien dat de Ombudsman bereid is om instellingen indien nodig openlijk terecht te wijzen, versterken kritische opmerkingen bovendien het vertrouwen van het publiek in de onpartijdigheid van de Ombudsman.

Een kritische opmerking biedt echter geen genoegdoening voor de klager. Niet alle klagers verzoeken om genoegdoening en niet alle verzoeken om genoegdoening zijn gerechtvaardigd. Wanneer genoegdoening had moeten worden voorzien, dan betekent het sluiten van een zaak met een kritische opmerking een drievoudige nalatigheid. De klager heeft geen genoegdoening gekregen, de betrokken instelling heeft nagelaten om het wanbeheer ongedaan te maken, en de Ombudsman heeft de betrokken instelling niet kunnen overreden om haar standpunt te wijzigen[2].

Als genoegdoening moet worden voorzien, kan de betrokken instelling, na het ontvangen van de klacht, het beste zelf het initiatief nemen om het wanbeheer te erkennen en een gepaste genoegdoening aan te bieden. In sommige gevallen volstaat een eenvoudige verontschuldiging.

Door een dergelijke actie te ondernemen, toont de instelling dat zij zich inzet om de relaties met de burgers te verbeteren. Het laat ook zien dat zij weet wat zij verkeerd heeft gedaan, waardoor zij kan voorkomen dat zich in de toekomst opnieuw soortgelijke gevallen van wanbeheer voordoen. In dergelijke omstandigheden is het niet nodig dat de Ombudsman een kritische opmerking maakt. Als er echter een vermoeden is dat de individuele zaak het gevolg is van een onderliggend systematisch probleem, dan kan de Ombudsman besluiten om een onderzoek op eigen initiatief te starten, ook al is de specifieke zaak naar tevredenheid van de klager opgelost.

3. Kritische opmerkingen in zaken waarin een minnelijke schikking of een ontwerpaanbeveling niet passend is

Uit het voorgaande blijkt dat veel kritische opmerkingen het gevolg zijn van gemiste kansen. Het was beter geweest als de betrokken instelling het wanbeheer had erkend en gepaste genoegdoening had aangeboden, die in sommige gevallen zou kunnen bestaan uit een eenvoudige verontschuldiging. Als de instelling dat had gedaan, dan was een kritische opmerking niet nodig geweest.

De klager heeft echter niet altijd gelijk en de betrokken instelling is gerechtigd om haar standpunt te verdedigen. Ongeveer de helft van de zaken die door de instelling niet in een vroeg stadium worden geschikt, leidt uiteindelijk tot de vaststelling dat er geen sprake is van wanbeheer. In die gevallen slaagt de instelling erin om naar tevredenheid aan de Ombudsman (en soms ook naar tevredenheid van de klager) uit te leggen waarom de instelling gerechtigd was om op een bepaalde manier te handelen en waarom de instelling haar standpunt niet zal wijzigen.

Wanneer de Ombudsman het niet met de instelling eens is en wanbeheer vaststelt waarvoor de klager genoegdoening moet krijgen, dan is de normale procedure om een minnelijke schikking voor te stellen. Als de instelling zo'n voorstel afwijst zonder goede reden, is de volgende stap doorgaans een ontwerpaanbeveling.

In gevallen waarin de Ombudsman van mening is dat de instelling een minnelijke schikking niet zal aanvaarden, of wanneer een minnelijke schikking niet gepast zou zijn, kan hij direct overgaan tot een ontwerpaanbeveling. Door een minnelijke schikking voor te stellen probeert de Ombudsman overeenstemming te bereiken tussen de betrokken instelling en de individuele klager, die vaak uit is op persoonlijke genoegdoening. Als het recht te zetten wanbeheer in de eerste plaats het algemeen belang raakt, dan kan de Ombudsman van mening zijn dat het gepaster is om een ontwerpaanbeveling op te stellen in plaats van een minnelijke schikking na te streven.

Verontschuldiging als vorm van genoegdoening verdient in dit verband een speciale vermelding. Om doeltreffend te zijn moet een verontschuldiging oprecht zijn. Een verontschuldiging die onoprecht overkomt maakt de zaak alleen maar erger. De klager is eerder geneigd om een verontschuldiging als oprecht te aanvaarden als die op eigen initiatief door de instelling wordt aangeboden, in plaats van in reactie op een formele suggestie van de Ombudsman. Daarom is de Ombudsman vaak van mening dat het geen nut heeft om een minnelijke schikking voor te stellen als die uit een verontschuldiging bestaat. Een ontwerpaanbeveling om verontschuldigingen aan te bieden is zelfs nog minder van nut.

Als er niets kan worden gedaan om het wanbeheer ongedaan te maken, dan is een kritische opmerking een eerlijke en doeltreffende manier om een zaak te sluiten.

Een kritische opmerking is onder die omstandigheden zowel eerlijk voor de klager als voor de betrokken instelling. Het is eerlijk voor de klager, omdat wordt bevestigd dat de klacht gerechtvaardigd was, hoewel genoegdoening niet mogelijk is. Het is ook eerlijk voor de betrokken instelling, omdat de kritische opmerking het resultaat is van de procedures van de Ombudsman die zijn bedoeld om te waarborgen dat de instelling op de hoogte wordt gesteld van de door de klager ingediende beweringen, claims, bewijsstukken en argumenten. Dezelfde procedures bieden de instelling de mogelijkheid om haar standpunt naar voren te brengen met volledige kennis van de zaak tegen haar voordat de kritische opmerking wordt gemaakt.

Een kritische opmerking is doeltreffend, omdat daarmee voorkomen wordt dat een onderzoek dat niet tot enige genoegdoening voor de klager kan leiden, toch wordt voortgezet.

Voor wat betreft het algemeen belang vormt de opmerking zelf de noodzakelijke educatieve dimensie. De instelling waaraan de kritische opmerking is gericht zou hieruit de gepaste lessen voor de toekomst moeten trekken. Wat gepast is zal afhankelijk zijn van het wanbeheer in kwestie. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een op zichzelf staand incident geen follow-up behoeft.

4. Kritische opmerkingen na afwijzing van een minnelijke schikking of een ontwerpaanbeveling

Als de instelling een voorstel voor een minnelijke schikking of een ontwerpaanbeveling aanvaardt, leidt dat normaliter tot sluiting van de zaak op die grond.

Als de klager een voorgestelde minnelijke schikking zonder goede reden verwerpt, dan is de Ombudsman normaliter van mening dat verder onderzoek naar de zaak niet gerechtvaardigd is.

Als de instelling een voorstel voor een minnelijke schikking of ontwerpaanbeveling verwerpt, kan dat een aantal mogelijke gevolgen hebben.

In de eerste plaats kan de Ombudsman, na bestudering van het antwoord van de instelling, tot de conclusie komen dat zijn eerdere bevindingen van wanbeheer herzien moeten worden.

In de tweede plaats kan de Ombudsman, als het omstandig advies van de instelling op een ontwerpaanbeveling niet bevredigend is, een speciaal verslag naar het Europees Parlement zenden. Zoals reeds vermeld in het Jaarverslag 1998 van de Ombudsman, is de mogelijkheid om een speciaal verslag aan het Europees Parlement te zenden van onschatbare waarde voor het werk van de Ombudsman. Een speciaal verslag moet daarom niet te vaak worden aangeboden, maar slechts met betrekking tot belangrijke zaken, waarbij het Parlement maatregelen kan nemen om de Ombudsman bij te staan.

Tot slot kan de Ombudsman besluiten om een zaak te sluiten met een kritische opmerking op het moment dat de instelling een minnelijke schikking verwerpt, of wanneer het omstandig advies van de instelling op een ontwerpaanbeveling niet bevredigend is.

In sommige gevallen wordt de zaak gesloten met een kritische opmerking, omdat de Ombudsman van mening is dat de instelling overtuigend heeft aangetoond dat, hoewel er sprake is van wanbeheer, de in de minnelijke schikking of de ontwerpaanbeveling voorgestelde genoegdoening niet geschikt is en er geen andere oplossing of genoegdoening mogelijk is. In dergelijke gevallen is de kritische opmerking in wezen van dezelfde aard als een kritische opmerking die gemaakt zou zijn als de zaak zonder minnelijke schikking of ontwerpaanbeveling zou zijn gesloten.

Helaas zijn er ook zaken waarin de instelling de suggesties van de Ombudsman afwijst op grond van niet overtuigende redenen. Er zijn zelfs een paar zaken waarin de instelling weigert te aanvaarden dat de Ombudsman wanbeheer heeft vastgesteld.

Dergelijke zaken dreigen de morele autoriteit van de Ombudsman te ondermijnen en het vertrouwen van de burgers in de Europese Unie en haar instellingen te verzwakken. Uit internationale ervaring blijkt dat ombudsmaninstellingen het meest doeltreffend werken wanneer de rechtsstaat goed functioneert en wanneer er goed functionerende democratische instellingen bestaan. In een dergelijke context volgt de overheid de aanbevelingen van een ombudsman, ondanks het feit dat deze niet wettelijk bindend zijn, meestal op, zelfs als zij het niet met hem eens is.



[1] Artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie verleent de Ombudsman de bevoegdheid om onderzoek te doen naar wanbeheer bij het optreden van de "instellingen, organen of instanties van de Unie, met uitzondering van het Hof van Justitie van de Europese Unie bij de uitoefening van zijn gerechtelijke taak". Omwille van de beknoptheid wordt de term 'instelling' hier gebruikt om te verwijzen naar alle instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de EU.

[2] De jaarverslagen van de Ombudsman bevatten veel voorbeelden van zaken waarin de instellingen de klagers genoegdoening hebben aangeboden.

2016

Putting it Right? - How the EU institutions responded to the Ombudsman in 2016

2015

Putting it Right? - Annex - Detailed analysis of the responses to the Ombudsman’s remarks, recommendations and proposals in 2015

Putting it Right? - How the EU institutions responded to the Ombudsman in 2015

2014

Putting it Right? - Annex - Detailed analysis of the responses to the Ombudsman’s remarks, recommendations and proposals in 2014

Putting it Right? - How the EU institutions responded to the Ombudsman in 2014

2013

Putting it Right? - How the EU institutions responded to the Ombudsman in 2013

Putting it Right? - Annex - Detailed analysis of the responses to the Ombudsman’s remarks, recommendations and proposals in 2013

2012

Putting it Right? - Annex - Detailed analysis of the responses to the Ombudsman’s remarks, recommendations and proposals in 2012

Putting it Right? - How the EU institutions responded to the Ombudsman in 2012

2011

Report on responses to proposals for friendly solutions and draft recommendations - How the EU institutions complied with the Ombudsman’s suggestions in 2011

Follow-up to critical and further remarks - How the EU institutions responded to the Ombudsman’s recommendations in 2011

2010

Follow-up to critical and further remarks- How the EU institutions responded to the Ombudsman’s recommendations in 2010

2009

Follow-up to critical and further remarks- How the EU institutions responded to the Ombudsman’s recommendations in 2009

2008

Follow-up to critical and further remarks - How the EU institutions responded to the Ombudsman's recommendations in 2008

2007

Follow-up to critical and further remarks - How the EU institutions responded to the Ombudsman's recommendations in 2007

2006

Study of follow-up given by institutions to critical remarks and further remarks made by the Ombudsman in 2006