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Strategia della Mediatrice europea - «Verso il 2019»

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Premessa

L’istituzione del Mediatore è un’icona della democrazia e dello Stato di diritto in tutto il mondo. Oltre a svolgere un controllo indipendente sul potere del governo e dell’amministrazione pubblica, funge da veicolo attraverso il quale i cittadini possono vedere ascoltate le proprie denunce e ottenere il riconoscimento dei propri diritti da parte di un ufficio indipendente, accessibile e imparziale, esterno al sistema giudiziario tradizionale.

La sua istituzione in seno all’Unione europea in seguito al trattato di Maastricht del 1992 era volta a rafforzare la legittimità democratica delle istituzioni dell’UE. Costituiva inoltre un riconoscimento della sempre maggiore portata di tali istituzioni nella vita quotidiana dei cittadini degli Stati membri con la conseguente necessità di garantire che il potere istituzionale non fosse utilizzato in maniera iniqua, ingiusta o arbitraria.

A breve l’ufficio del Mediatore europeo entrerà nel terzo decennio di attività; l’anno scorso ho avuto l’onore di essere eletta Mediatrice dal Parlamento europeo, sulle orme di Jacob Söderman e del professore Nikiforos Diamandouros.

I miei predecessori mi hanno aiutata a radicare la consapevolezza della nuova istituzione nell´attitudine  dell’amministrazione dell’UE. Grazie alla loro esperienza e influenza nonché al sostegno di un personale altamente competente e specializzato, hanno considerevolmente migliorato l’efficienza, la trasparenza e l’integrità dell’amministrazione pubblica. Hanno inoltre garantito mezzi di ricorso adeguati a migliaia di persone, membri della società civile e imprese che sono stati testimoni di un servizio scadente da parte delle istituzioni dell’UE.

Ora ho il ruolo e l’ambizione di portare il Mediatore europeo al successivo livello di influenza, pertinenza ed efficacia. Questo è l’obiettivo della strategia delineata nelle pagine seguenti, che riguarda il periodo fino al 2019 ed è il risultato di molti mesi di dialogo non solo con l’organico del Mediatore, ma anche con molti rappresentanti della società civile e dell’imprenditoria, con responsabili delle istituzioni dell’UE e con il Parlamento europeo. La strategia intende utilizzare le risorse disponibili in maniera altamente mirata, individuando i settori della pubblica amministrazione dell’UE in cui possiamo essere più efficaci.

Emily O'Reilly

Novembre 2014

1. Missione e sintesi del ruolo del Mediatore

La nostra missione è essere al servizio della democrazia lavorando con le istituzioni dell’Unione europea al fine di creare un’amministrazione più efficace, responsabile, trasparente ed etica.

Come operiamo

L’indipendenza del Mediatore è garantita dai trattati.

Ci avvaliamo di personale altamente specializzato e multilingue che esamina le denunce presentate dai cittadini nei confronti delle istituzioni dell’UE e, ove opportuno, garantisce mezzi di ricorso adeguati.

Il Mediatore studia anche questioni di considerevole importanza pubblica o di principio tramite indagini di propria iniziativa.

Inoltre, incide sullo sviluppo di buone prassi amministrative in seno alle istituzioni dell’UE attraverso la divulgazione, la produzione di orientamenti e codici di buone prassi nonché tramite la presentazione di relazioni speciali al Parlamento europeo.

La Carta dei diritti fondamentali sancisce il diritto dei cittadini dell’UE di presentare una denuncia al Mediatore. Questo diritto è riconosciuto anche a imprese e associazioni aventi sede nell’Unione europea nonché a cittadini di paesi terzi residenti nell’UE. Il Mediatore può gestire denunce riguardanti violazioni dei diritti sanciti dalla Carta nonché altri casi di cattiva amministrazione. Il Mediatore, pertanto, favorisce il coinvolgimento dei cittadini aiutandoli a far valere i loro diritti fondamentali. Oltre a una buona amministrazione, i cittadini hanno diritto a conoscere ciò che fanno le istituzioni (trasparenza) nonché il diritto di partecipare a tali attività. Il Mediatore svolge dunque un ruolo fondamentale al fine di garantire che tali diritti siano rispettati e tutelati dalle istituzioni dell’UE.

Infine, il Mediatore promuove la buona governance e una cultura del servizio pubblico aiutando l’amministrazione dell’UE a lavorare in maniera aperta ed efficace nonché con integrità.

Mettere in pratica ciò che raccomandiamo

Cerchiamo di mettere in pratica le raccomandazioni che rivolgiamo ad altri. Questo significa, tra l’altro, riconoscere i nostri errori, accogliere con favore l’esame pubblico della nostra condotta ed essere disposti a trarre insegnamenti dall’esperienza acquisita.

Cinque principi guida sono alla base di tutte le nostre attività, interne ed esterne:

  • integrità
  • responsabilità
  • dialogo
  • servizio
  • equità

Il nostro impegno nei confronti del personale

Aspiriamo a creare un ambiente di lavoro positivo e collaborativo in cui ogni persona sia trattata con dignità e rispetto e abbia la possibilità di sviluppare le proprie ambizioni di carriera professionale in linea con le esigenze e gli obblighi dell’istituzione.

2. La strategia

La strategia persegue molteplici finalità:

  • fissa gli obiettivi di alto livello che l’ufficio del Mediatore si prefigge di raggiungere attraverso le sue varie operazioni concrete (illustrate nel Quadro operativo[1]);
  • fornisce un quadro pluriennale per l’utilizzo economico, efficiente ed efficace delle risorse umane e finanziarie destinate all’ufficio dall’autorità di bilancio;
  • costituisce un paradigma di riferimento che permette alle parti interessate esterne di valutare la prestazione del Mediatore e di chiedere conto del suo operato.

I nostri obiettivi strategici

La nostra strategia consiste nel combinare tre obiettivi che si rafforzano a vicenda.

Intendiamo raggiungere una considerevole pertinenza nell’UE e presso le nostre parti interessate; intendiamo garantire un’elevata visibilità alla Mediatrice e all’ufficio a sostegno della nostra missione; intendiamo esercitare un impatto concreto e positivo sull’amministrazione dell’UE.

Tali obiettivi sono sostenuti dall’obiettivo interno dell’efficienza.

I nostri obiettivi strategici

Obiettivo 1 – garantire la pertinenza

Vogliamo creare valore aggiunto per i cittadini e altre parti interessate concentrando la nostra attenzione su questioni sistemiche fondamentali che sono estremamente pertinenti ai loro interessi e preoccupazioni.

Priorità

1. Rafforzare il nostro ruolo di autorità riconosciuta, fidata e indipendente su questioni pertinenti al mandato della Mediatrice, fungendo da guida in materia di trasparenza, responsabilità e integrità.

2. Impegnarci con le nostre parti interessate e adoperarci per conoscernele opinioni.

3. Partecipare pubblicamente, e contribuire, ai pertinenti sviluppi politici e dibattiti dell’UE ogniqualvolta il mandato e le competenze della Mediatrice apportino un valore aggiunto.

4. Collaborare con le reti e le organizzazioni internazionali al fine di individuare gli standard più elevati e le migliori pratiche, per esempio in relazione ai diritti umani/fondamentali o a questioni di governance quali denunce di irregolarità e conflitti d’interesse.

5. Approfondire la nostra capacità di comprendere l’evoluzione delle dinamiche dell’Unione europea nonché il contesto politico, sociale, economico e giuridico in cui operiamo.

Obiettivo 2 – incidere maggiormente

Vogliamo fare davvero la differenza in termini di qualità del lavoro delle istituzioni dell’UE agendo come motore del cambiamento in settori fondamentali.

Priorità

1. Individuare proattivamente i settori di fondamentale importanza strategica e destinare risorse adeguate all’analisi dei problemi sistemici, in particolare attraverso le indagini di propria iniziativa.

2. Sviluppare un approccio integrato alle indagini strategiche, sfruttando le competenze intersettoriali di cui è dotato l’ufficio del Mediatore.

3. Sviluppare strumenti che permettano di dare seguito in maniera più sistematica e rigorosa agli esiti delle raccomandazioni e delle osservazioni della Mediatrice.

4. Rafforzare e far fruttare al meglio la cooperazione e il dialogo con le istituzioni dell’UE e altre parti interessate al fine di sostenere le raccomandazioni della Mediatrice.

5. Utilizzare, in maniera adeguata e prudente, l’intero spettro di competenze dello statuto del Mediatore, avvalendoci di tutti gli strumenti e le opzioni disponibili a seconda del caso.

Obiettivo 3 – mantenere un’elevata visibilità

Vogliamo rafforzare la nostra capacità di influenza sensibilizzando in maniera più incisiva e approfondita il pubblico e le istituzioni riguardo al Mediatore.

Priorità

1. Utilizzare strategicamente la nostra capacità di comunicazione per informare sia il grande pubblico sia specifici destinatari chiave e altre parti interessate.

2. Sviluppare i nostri strumenti e canali online quali mezzi di comunicazione più efficaci.

3. Impegnarci estesamente e strategicamente con il Parlamento europeo e le sue commissioni sull’ampia gamma di questioni di interesse reciproco, mantenendo al contempo la nostra indipendenza.

4. Collaborare con la rete europea dei difensori civici nel comunicare con i cittadini.

5. Individuare e formare rappresentanti dell’ufficio autorevoli ed eloquenti che sappiano rappresentare la Mediatrice in occasione di eventi e conferenze cruciali e siano anche in grado di riconoscere opportunità di collegamento in rete e divulgazione.

Obiettivo 4 – migliorare la nostra efficienza

Vogliamo utilizzare le nostre risorse per ottenere i migliori risultati possibili.

Priorità

1. Garantire che le risorse di bilancio del Mediatore siano utilizzate in linea con la strategia.

2. Garantire che tutte le nostre procedure e unità interne, compresi i sistemi informatici, funzionino quanto più efficacemente ed efficientemente possibile.

3. Sviluppare pratiche di lavoro intelligenti, flessibili e solide che permettano di attribuire priorità alle denunce e di pervenire a una soluzione quanto più rapidamente ed efficientemente possibile.

4. Promuovere una cultura interna di trasparenza, etica, innovazione e servizio ai cittadini.

5. Sviluppare ulteriormente l’ufficio quale luogo di lavoro attraente, dinamico e importante per persone motivate, di talento e ambiziose, facendo sì che le nostre politiche in materia di risorse umane rivestano un ruolo fondamentale per la nostra strategia, siano ben attuate e dotate di risorse adeguate.

3. Attuazione e misurazione

Per realizzare le priorità e gli obiettivi sopraenunciati sono programmate e valutate azioni concrete a cadenza annuale mediante le procedure di definizione del piano di gestione annuale (PGA) e della relazione annuale di attività (RAA). Nel periodo contemplato dalla presente strategia, la definizione del PGA seguirà la procedura descritta di seguito.

In autunno la Mediatrice formula orientamenti per le attività dell’anno successivo sulla base degli obiettivi e delle priorità della strategia. Gli orientamenti illustrano le risorse finanziarie e umane che l’ufficio avrà presumibilmente a disposizione. Alla luce degli orientamenti, i responsabili delle unità operative propongono azioni concrete e illustrano

  • il modo in cui le azioni proposte contribuiranno al raggiungimento degli obiettivi e delle priorità della strategia;
  • le risorse necessarie per la relativa attuazione;
  • il modo in cui le risorse necessarie saranno rese disponibili (in particolare e, se del caso, attraverso il miglioramento dell’efficienza e/o la riduzione delle risorse destinate ad altre attività).

In seguito alla discussione e al coordinamento interni, la Mediatrice decide in merito al PGA.

Valutazione, misurazione e rendicontazione

La prima strategia ha elaborato una serie di indicatori chiave di prestazione (Key Performance Indicators, KPI) collegati agli obiettivi. È stato elaborato un quadro di valutazione su base semestrale e annuale i cui risultati sono stati riferiti nella RAA.

L’esperienza con gli indicatori chiave di prestazione e il quadro di valutazione è molto positiva: si sono rivelati efficaci ai fini della gestione interna e della rendicontazione esterna tramite la RAA.

È necessario rivedere gli indicatori chiave di prestazione al fine di tenere conto degli obiettivi e delle priorità della strategia attuale. Per valutarne l’utilità e la pertinenza, i nuovi indicatori chiave di prestazione saranno scrupolosamente formulati e sottoposti a un’accurata consultazione interna prima di essere pubblicati sul sito web del Mediatore contestualmente al PGA 2015.

4. Revisione

La strategia sarà sottoposta a una revisione intermedia in seguito a consultazione pubblica.