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Decisione del Mediatore europeo relativa alle procedure interne per trattare le domande di accesso del pubblico ai documenti e le richieste di informazioni

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Le procedure esposte nella presente decisione mirano a garantire che, nell'esame delle domande di accesso del pubblico ai documenti e le richieste di informazioni, il Mediatore applichi gli standard più elevati di trasparenza ed efficienza.

Le domande di accesso del pubblico a documenti in possesso dell'ufficio del Mediatore europeo sono trattate conformemente al regolamento (CE) n. 1049/2001[1], in conformità dello statuto del Mediatore europeo[2].

La presente decisione si applica anche alle richieste di informazioni ricevute dall'ufficio del Mediatore.

Il Mediatore ha adottato le seguenti procedure interne:

Articolo 1: Ricevimento delle domande di accesso del pubblico ai documenti e delle richieste di informazioni

1.1 Il servizio capofila per trattare le domande di accesso del pubblico ai documenti e le richieste di informazioni è un'unità designata a tal fine.

1.2 Qualsiasi collaboratore dell'ufficio del Mediatore che riceve una domanda di accesso del pubblico a documenti la trasmette prontamente all'unità designata per la registrazione e il trattamento.

1.3 Qualsiasi collaboratore dell'ufficio del Mediatore che riceve una richiesta scritta di informazioni la esamina direttamente e rapidamente. Ove ciò non sia possibile, la richiesta di informazioni deve essere trasmessa all'unità designata.

Articolo 2: Domande di accesso del pubblico ai documenti

2.1 Le domande di accesso del pubblico ai documenti sono trattate in conformità delle norme procedurali[3] di cui agli articoli da 6 a 10 del regolamento (CE) n. 1049/2001. Tali norme comprendono il diritto del richiedente a presentare una domanda di conferma[4] in caso di rifiuto totale o parziale, o la mancanza di risposta entro il termine fissato.

2.2 Le decisioni relative alle domande iniziali sono adottate dal capo dell'unità designata. Una decisione in merito a una domanda iniziale che nega l'accesso del pubblico al documento richiesto, in tutto o in parte, deve essere motivata e informare il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma.

2.3 Le decisioni riguardanti le domande di conferma sono adottate dal Segretario generale. Una decisione in merito a una domanda di conferma che nega l'accesso del pubblico al documento richiesto, in tutto o in parte, deve essere motivata e informare il richiedente del diritto di proporre un ricorso dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea, conformemente alle disposizioni pertinenti del trattato sul funzionamento dell'Unione europea.

2.4 L'accesso del pubblico ai documenti è concesso salvo in caso di determinati interessi pubblici o privati da tutelare mediante le eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2.5 Ove una domanda di accesso del pubblico riguardi un documento ottenuto nell'ambito di un'indagine da qualsiasi persona fisica o giuridica, istituzione o Stato membro dell'UE vincolato a condizioni di riservatezza, sussiste una presunzione di non divulgazione del documento in conformità dello statuto del Mediatore europeo[5].

2.6 In tali casi, per motivi di trasparenza, il Mediatore può mettersi in contatto con la persona, l'istituzione o lo Stato membro dell'UE che ha fornito il documento al fine di stabilire se la riservatezza può essere revocata e il documento divulgato.

Articolo 3: Dati personali

3.1 Quando un documento per il quale è stato chiesto l'accesso del pubblico contiene "dati personali" ai sensi del regolamento sulla protezione dei dati personali[6], il trattamento di detti dati personali sarà conforme alle disposizioni di tale regolamento.

3.2 A fini di trasparenza, l'identità dei collaboratori del Mediatore, nell'ambito delle loro attività professionali, di norma viene resa pubblica, a meno che non vi ostino motivi adeguati per non procedervi.

Articolo 4: Richieste di informazioni

4.1 Le richieste di informazioni sono trattate con la massima rapidità possibile, ma in ogni caso entro 15 giorni lavorativi.

4.2 Ogni decisione relativa al rifiuto di fornire le informazioni richieste deve indicare i motivi[7] e informa il richiedente del diritto di presentare domanda di revisione della decisione.

4.3 In seguito a una domanda di riesame, il Segretario generale riesamina la decisione di rifiutare di fornire le informazioni richieste. Il riesame è effettuato con la massima rapidità possibile, ma in ogni caso entro 15 giorni lavorativi.

Articolo 5: Adozione ed entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione. La decisione del Mediatore del 26 maggio 2014 che adotta procedure interne per trattare le domande di accesso del pubblico ai documenti e le richieste di informazioni è abrogata.

Strasburgo, 01/09/2016

Emily O'Reilly

[1] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43).

[2] Decisione del Parlamento europeo concernente lo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore, del 9 marzo 1994 (GU L 113, del 4.5.1994, pag. 15) e quale modificata dalle sue decisioni del 14 marzo 2002 (GU L 92, del 9.4.2002, pag. 13) e del 18 giugno 2008 (GU L 189, del 17.7.2008, pag. 25).

[3] Il termine "procedurali" comprende i riferimenti riguardo alla data di scadenza, alle modalità di accesso e al diritto di riesame.

[4] Il termine "domanda di conferma" è utilizzato nel regolamento (CE) n. 1049/2001 sul diritto di riesame.

[5] Per il Mediatore rientrano nell'ambito di applicazione dell'articolo 2.5 della presente decisione i documenti seguenti: 1. i documenti sensibili ai sensi dell'articolo 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001, ottenute da un'istituzione dell'UE, 2. i documenti ottenuti, anche a seguito di un'ispezione, con il vincolo della riservatezza da un'istituzione dell'UE, 3. i documenti classificati segreti in virtù di una disposizione legislativa o regolamentare ottenuti da uno Stato membro, 4. le prove ottenute in via confidenziale da funzionari o altri agenti dell'UE attraverso testimonianze, 5. i documenti ricevuti da un denunciante o un terzo che, al fine di tutelare i legittimi interessi del denunciante o di terzi, il Mediatore qualifica come riservati, su richiesta del denunciante o della terza parte interessata o di propria iniziativa.

[6] Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).

[7] Le ragioni di tale rifiuto possono fare riferimento alla riservatezza, al segreto professionale o all'obbligo di non arrecare pregiudizio a un denunciante o a qualsiasi altra persona.